Alles wat je in Worktracker kunt doen, stap voor stap.

1. Aan de slag#

Wat is Worktracker#

Worktracker is gemaakt voor administratiekantoren: van de solist die net begint tot een kantoor met een team. Je kent het vak, boekhouden en fiscaal werk, maar je wilt grip op wat er in je kantoor gebeurt: wie doet wat, wat ligt bij de klant, wat is te laat en hoe vol zit de werkvoorraad. Worktracker is die ene plek waar je dat ziet. Wie financieel inzicht heeft (de eigenaar, en de collega's die hij dat recht geeft) ziet daarbovenop hoe het kantoor er financieel voorstaat.

De app werkt in de browser, op je laptop en op je telefoon, en alles wat je team invoert is direct voor iedereen zichtbaar. Je hoeft niets te installeren of te synchroniseren. Fit in Finance zet je kantoor voor je klaar; jij logt in, richt je organisatie in, importeert je klanten en begint. Elk kantoor werkt anders, dus de stappen van je BTW-, jaarrekening- en aangiftewerk stel je zelf in.

Worktracker bestaat uit 16 onderdelen, verdeeld over 6 groepen; ze zitten allemaal in elk abonnement. Dashboard laat op één scherm zien waar je kantoor staat. Klanten is de plek voor al je klantgegevens, dienstverlening en inzichten. Onder Werk vind je Acties, Open Posten, Werkvoorraad, Kalender, Projecten en (optioneel) Uren. Onder Fiscaal staan BTW, Jaarrekening, Aangifte IB en Aangifte VPB. Financieel is de cockpit voor wie financieel inzicht heeft: Financiën, Liquiditeit en Omzet. En Personeel bevat Verlof. Elk onderdeel heeft een eigen hoofdstuk in deze handleiding.

Inloggen en je account#

Inloggen. Ga naar de Worktracker-website en klik rechtsboven op Inloggen. Er opent een venster met de kop Inloggen en de tekst Vul je gegevens in om verder te gaan. Vul je E-mailadres en je Wachtwoord in en klik op Inloggen. Kloppen je gegevens niet, dan zie je Inloggen mislukt. Controleer je gegevens. Je kunt jezelf niet registreren: je account wordt voor je aangemaakt. Heb je nog geen account, klik dan in het inlogvenster op Plan een demo. Je komt dan bij het contactblok Een vraag of een demo? op de website, met de knop hallo@fitinfinance.nl; we reageren binnen 1 werkdag en zetten je kantoor voor je klaar. Het inlogvenster sluit je met het kruisje, een klik erbuiten of Esc.

Wachtwoord vergeten. Vul in het inlogvenster eerst je e-mailadres in en klik daarna op Wachtwoord vergeten?. Je ziet de bevestiging Reset-link verstuurd naar gevolgd door je e-mailadres; in die mail staat een link waarmee je een nieuw wachtwoord kiest. Vergeet je het e-mailadres in te vullen, dan vraagt de app Vul eerst je e-mailadres in. Lukt het versturen niet, dan zie je Versturen mislukt. Controleer je e-mailadres.

Bevestig je e-mailadres. Is je e-mailadres nog niet bevestigd (bijvoorbeeld de eerste keer dat je inlogt), dan zie je eerst het scherm Bevestig je e-mailadres: je bevestigt eenmalig dat het adres van jou is. Klik op Stuur bevestigingsmail en daarna op de link in die mail. Ga terug naar Worktracker en klik op Ik heb bevestigd; daarna laadt de app je kantoor. Zie je We zien nog geen bevestiging., klik dan eerst op de link in de mail. Komt de mail niet binnen een paar minuten, kijk dan bij je ongewenste mail. Met Uitloggen ga je terug naar de website. Zo kan niemand die alleen jouw e-mailadres kent een account aanmaken en in je kantoor kijken.

Inloggen met een code (tweestapsverificatie). Heb je een authenticator-app gekoppeld, dan vraagt het inlogvenster na je wachtwoord om nog één stap. Een authenticator-app is een gratis app op je telefoon, zoals Google Authenticator of Microsoft Authenticator, die elke 30 seconden een nieuwe code van 6 cijfers maakt. Je ziet Nog één stap met de tekst Open je authenticator-app en vul de code van 6 cijfers in die bij Worktracker staat. Vul de code in bij Code uit je authenticator-app en klik op Bevestigen. Klopt de code niet, dan zie je Deze code klopt niet. Vul de code in die nu in je authenticator-app bij Worktracker staat; die verandert elke 30 seconden. Met Terug naar inloggen begin je opnieuw; wacht je te lang, dan verloopt de inlogpoging en log je opnieuw in met je wachtwoord. Geen toegang meer tot je app? Zie Telefoon kwijt? in hoofdstuk 16.

Tweestapsverificatie koppelen en verplichten. Met tweestapsverificatie log je in met je wachtwoord én een code, zodat niemand binnenkomt met alleen je wachtwoord. Je koppelt de app zelf: als eigenaar in Instellingen › Beveiliging, als medewerker via het menu onder je naam › Tweestapsverificatie. De eigenaar kan het verplichten voor eigenaren en medewerkers met financieel inzicht (schakelaar Tweestapsverificatie verplicht). Staat die aan en heb je nog geen app gekoppeld, dan zie je na het inloggen eerst het scherm Koppel je authenticator-app; pas daarna laat Worktracker je kantoor zien. Begon je sessie zonder code (bijvoorbeeld op een ander apparaat, van vóór het koppelen), dan zie je Log opnieuw in met je code met de knop Opnieuw inloggen. Medewerkers zonder financieel inzicht merken niets van de schakelaar.

Wachtwoord voldoet niet meer. Zie je bij het inloggen Je wachtwoord voldoet niet meer aan de eisen: het moet minstens 12 tekens lang zijn. Kies via "Wachtwoord vergeten?" een nieuw wachtwoord., dan is je wachtwoord korter dan de 12 tekens die Worktracker vraagt. Klik op Wachtwoord vergeten? en kies een nieuw wachtwoord van minstens 12 tekens.

Na het inloggen. Worktracker haalt eerst alle gegevens van je kantoor op: je ziet heel even een leeg scherm en daarna een grijs, pulserend skelet van het scherm (de website flitst niet meer voorbij). Daarna land je op het Dashboard. Ververs je de pagina, dan kom je altijd weer op het Dashboard terecht: de app onthoudt niet in welke module je zat, en de knoppen vorige/volgende van je browser werken niet om tussen modules te wisselen. Twee uitzonderingen: klik je als eigenaar in de e-mail over een nieuwe verlofaanvraag op de link, dan opent Worktracker direct Verlof, ook als je eerst moet inloggen of de pagina tussendoor ververst; en kom je terug uit de kassa of de console van UpScailed, dan opent Instellingen op de sectie Abonnement.

Geen gebruikersprofiel gevonden. Log je in met een e-mailadres dat niet bij Instellingen › Team staat, dan zie je in plaats van de app het scherm Geen gebruikersprofiel gevonden, met de uitleg Je bent ingelogd als gevolgd door je e-mailadres, maar dit adres staat niet in het team van dit kantoor. en de knop Uitloggen. Vraag de eigenaar om je via Instellingen › Team toe te voegen met precies dit e-mailadres (hoofdletters maken niet uit) en log daarna opnieuw in. Wordt je profiel uit het team verwijderd terwijl je ingelogd bent, dan verlies je direct de toegang tot de gegevens van het kantoor.

Je naam, rol en e-mail. Onderin de zijbalk staat je avatar met je initialen, je naam en je rol (Eigenaar of Medewerker). De groene stip betekent Verbonden, systeem actief. Klik op je naam en er klapt een menu open met bovenaan het e-mailadres waarmee je bent ingelogd, en daaronder Instellingen (alleen voor eigenaren), Tweestapsverificatie (eigenaren gaan naar Instellingen › Beveiliging, medewerkers krijgen een venster), Donkere modus of Lichte modus, Handleiding & hulp (opent deze handleiding in een nieuw tabblad), Contact support en Uitloggen. Het menu sluit met een klik erbuiten of Esc. Ben je eigenaar, dan zie je je naam, e-mailadres en rol ook in Instellingen › Mijn account onder Profiel, met de hint Naam en rol kun je wijzigen via Team.

Thema: licht of donker. In het menu onder je naam kies je Donkere modus of Lichte modus. Zonder eigen keuze volgt Worktracker de instelling van je computer of telefoon. Je keuze wordt in je browser bewaard en staat al goed vóórdat de app laadt, dus je ziet geen lichte flits bij donkere modus en de adresbalk van je browser kleurt mee; na de volgende keer inloggen staat het thema nog zo. De zijbalk is altijd donker, ook in de lichte modus. Eigenaren kunnen het thema ook instellen in Instellingen › Mijn account onder Weergave met de knoppen Licht en Donker (Schakelt direct voor jouw gebruiker, voorkeur blijft bewaard.).

Uitloggen. Klik onderin de zijbalk op je naam en kies Uitloggen. Je komt terug op de website.

Rollen: eigenaar en medewerker, en financieel inzicht#

Elke gebruiker heeft één van twee rollen. De rol staat onderin de zijbalk bij je naam en wordt door een eigenaar ingesteld bij Instellingen › Team (veld Rol of, bij een nieuw teamlid, Systeemrol). Een kantoor kan meerdere eigenaren hebben, maar nooit nul: de laatste eigenaar kan niet tot medewerker worden gemaakt of worden verwijderd.

Los van de rol is er één rechtenvlag: financieel inzicht. De eigenaar heeft die altijd; bij een medewerker zet een eigenaar hem per persoon aan of uit bij Instellingen › Team (nieuwe medewerkers staan standaard uit). Financieel inzicht is geen duurder abonnement en kost niets extra: het bepaalt alleen wie de cijfers van het kantoor ziet. Heeft de eigenaar Tweestapsverificatie verplicht aangezet, dan loggen eigenaren en medewerkers met financieel inzicht in met een code uit hun authenticator-app (zie Inloggen en je account). Zonder financieel inzicht zijn verborgen: de groep Financieel (Financiën, Liquiditeit en Omzet), de MRR- en liquiditeitskaart op het Dashboard, de tabbladen Dienstverlening en Inzichten in Klanten, de prijzen en omzetcijfers in de klantenlijst en de klantkaart, en het tabblad Marge & declarabiliteit in Uren. Met financieel inzicht ziet een medewerker die cijfers wel, maar blijft hij medewerker: klanten toevoegen of verwijderen, prijzen, verlof goedkeuren, factureren en Instellingen blijven voor de eigenaar.

Een medewerker ziet en kan niet:

• De groep Financieel (zonder financieel inzicht). Financiën, Liquiditeit en Omzet staan niet in de zijbalk en niet in de snelnavigatie. Komt een medewerker er toch terecht, dan toont de app gewoon het Dashboard. Heeft de eigenaar je financieel inzicht gegeven, dan staat de groep er gewoon.
• Instellingen. Voor een medewerker bestaat Instellingen niet: het staat niet in het menu onder je naam en niet in de snelnavigatie, en g dan s doet niets. Kom je er via een knop in een module toch terecht (bijvoorbeeld Abonnement herstellen op een vervaagd dashboardblok), dan zie je Geen Toegang met de tekst Alleen eigenaren kunnen instellingen aanpassen. Alles wat onder Instellingen valt (organisatie, abonnement, team, diensten en tarieven, banken, workflows, projecten, API-koppelingen) is dus voorbehouden aan eigenaren.
• Tarieven en omzet (zonder financieel inzicht). Prijzen, tarieven, omzet en het omzetdoel staan apart van de klantgegevens en zijn alleen te lezen met financieel inzicht. Worktracker haalt ze voor medewerkers zonder financieel inzicht dus niet op, en de database geeft ze ook niet: de omzetcijfers zijn leeg en alle prijzen in de dienstverleningsgeschiedenis staan op nul. In Klanten ontbreken daarom de tabbladen Dienstverlening en Inzichten, staat er geen bedrag naast de dienstverlening in de lijst en kun je niet op die kolom sorteren. Een medewerker ziet wel welk type dienst een klant afneemt en sinds wanneer. Met financieel inzicht zie je de bedragen en de twee tabbladen wel.
• Klanten beheren. Iedereen kan een klant in de lijst aanklikken en de klantkaart bewerken: Overzicht, Personen, Bank en Exit. Alleen eigenaren zien de knop Nieuwe klant, het tabblad Diensten (de prijzen), de prullenbak (Verwijderen) en Importeren. Een medewerker ziet de klantenlijst (Code, Klant, Status, Software, Bank, Dienstverlening) zonder bedragen en kan die via de knop Meer acties met Exporteren als CSV opslaan.
• Dashboard. De tegel MRR, met de liquiditeit, is alleen voor wie financieel inzicht heeft.
• Uren. Een medewerker ziet alleen zijn eigen weekstaat, kan niet naar een collega wisselen en heeft het tabblad Te factureren niet; zonder financieel inzicht ontbreekt ook Marge & declarabiliteit. Een regel die de eigenaar al heeft gefactureerd kan een medewerker niet meer wijzigen of wissen: de cel is alleen-lezen, de rij draagt de badge Gefactureerd en bij een poging verschijnt de melding Al gefactureerd (Deze regel is al gefactureerd; vraag de eigenaar om hem aan te passen.). Alleen een nieuwe regel begint als niet-gefactureerd.
• Verlof. Een medewerker ziet Mijn uren in plaats van Team & eigen uren. Een aanvraag gaat altijd met Indienen naar de eigenaar en staat dan op wachtend; goedkeuren of afwijzen en het team-saldo onderaan zijn voor eigenaren.
• Werkvoorraad. Bij het importeren van een meting worden onbekende klanten voor een medewerker niet aangemaakt; de meting wordt wel opgeslagen en de app meldt om welke klanten het gaat. Alleen eigenaren maken klanten aan.
• Abonnement. Is het abonnement van het kantoor inactief, dan ziet een medewerker op de vergrendelde module geen knop maar de tekst Vraag de eigenaar van je kantoor om het abonnement te herstellen; in de banners over de proefperiode of betaling ontbreken de knoppen. Een medewerker telt wel mee als medewerker in het abonnement (zie hieronder).

Wat een medewerker wél kan: acties aanmaken en afronden, open posten afvinken, BTW-, jaarrekening-, IB- en VPB-stappen bijwerken, projectvoortgang invullen, werkvoorraad-metingen vastleggen, kalenderitems beheren, eigen uren schrijven en eigen verlof aanvragen. Probeert een medewerker toch iets wat alleen een eigenaar mag, dan meldt de app Alleen eigenaren kunnen deze actie uitvoeren.

Wil je als eigenaar dit overzicht in de app zelf zien? Klap bij Instellingen › Team het blok Rollen & zichtbaarheid open (Wat zien jouw medewerkers, wat alleen met financieel inzicht, wat alleen jij?). Je ziet dan wat alleen eigenaren kunnen, wat financieel inzicht vraagt en wat het hele team ziet.

Abonnement per medewerker#

Worktracker heeft één abonnement waar alles in zit. Je betaalt per medewerker, en de prijs per medewerker daalt naarmate je kantoor groter is. In één zin: € 78 per maand voor je kantoor inclusief de eerste medewerker, € 36 per extra medewerker en € 27 per medewerker vanaf de elfde. Je kiest maandelijks of jaarlijks; bij jaarlijks betaal je tien keer de maandprijs, dus twee maanden gratis. Alle prijzen zijn exclusief btw.

Wat telt als medewerker. Elk actief teamlid met een eigen login bij Instellingen › Team, inclusief jezelf als eigenaar; minimaal één. Parttimers tellen als volledige medewerker. Een teamlid dat je verwijdert telt niet meer mee; zijn uren, acties, verlof en dossiers blijven bewaard. Vertrekt een collega en komt er een opvolger, dan neemt die dezelfde plek in: dat is geen extra medewerker. Logins delen mag niet: elke collega heeft een eigen account, ook omdat Worktracker per persoon bijhoudt wie wat heeft gedaan.

Alles zit erin. Dashboard, Klanten, Acties, Open Posten, Werkvoorraad, Kalender, Projecten, Uren, BTW, Jaarrekening, Aangifte IB, Aangifte VPB, Financiën, Liquiditeit, Omzet en Verlof zijn voor elk kantoor met een actief abonnement of een lopende proefperiode beschikbaar. Er zijn geen pakketten en geen vergrendelde modules meer. De enige zichtbaarheidsregels zijn de rol (eigenaar of medewerker), financieel inzicht per teamlid (zie de vorige paragraaf) en het facturatiemodel (Uren verschijnt pas bij een ander model dan Abonnement). Dashboard, Klanten en Instellingen blijven ook bereikbaar als het abonnement niet actief is.

Proefperiode. Zolang er nog geen abonnement is, staat bij Instellingen › Abonnement de kaart Nog geen abonnement gekoppeld. Je ziet er het aantal medewerkers dat op dit moment meetelt en wat het abonnement daarvoor kost. Klik als eigenaar op Proefperiode starten (30 dagen gratis): er zijn geen betaalgegevens nodig en er wordt niets afgeschreven. Worktracker meldt de proef aan bij de console van UpScailed en de kaart springt om naar Worktracker · N medewerkers met de badge Proefperiode · nog 30 dagen en de datum achter Proefperiode eindigt. Tijdens de proef heb je alle functionaliteit en onbeperkt medewerkers. Bevalt het, dan kies je Maandelijks of Jaarlijks en klik je op Abonnement starten: je gaat naar de kassa van UpScailed (Worktracker is een product van UpScailed × Fit in Finance; UpScailed factureert), rekent af via Mollie (iDEAL, SEPA-incasso of creditcard) en komt automatisch terug in Instellingen op Abonnement, met de melding Terug uit de UpScailed-console. Reken je niet af, dan loopt er niets door: na de proef wordt Worktracker alleen-lezen, je werk blijft 90 dagen bewaard en je kunt alsnog afrekenen. Een tweede proefperiode is er niet: start je later opnieuw na een opzegging, dan betaal je direct. Verlaat je de kassa zonder te betalen, dan meldt de app Kassa verlaten (Er is niets afgeschreven. Je kunt het abonnement hier opnieuw starten.).

Zolang de proefperiode loopt staat bovenaan elk scherm een banner. De eigenaar ziet Nog N dagen gratis proefperiode · N medewerkers · daarna € … per maand (excl. btw) (bij jaarbetaling "per jaar"); het aantal medewerkers en het bedrag volgen live het team. Medewerkers zien alleen Nog N dagen gratis proefperiode. Bij drie dagen of minder kleurt de banner oranje en staat er voor de eigenaar: Reken af voor N medewerkers (€ …, excl. btw) om door te werken; anders wordt de app alleen-lezen. (voor medewerkers: Daarna kan je kantoor alleen nog lezen tot de eigenaar afrekent.). De eigenaar ziet rechts de knop Beheer abonnement (de laatste drie dagen Reken af), die Instellingen op de sectie Abonnement opent.

Medewerkers erbij of eraf. Het aantal medewerkers hoef je nergens in te vullen: Worktracker telt de actieve teamleden en geeft dat aantal na elke wijziging in Team door aan de console van UpScailed. Voeg je een teamlid toe, dan telt het direct mee en verrekent UpScailed de rest van de lopende periode naar rato: bij een maandabonnement via een extra afschrijving op je machtiging, bij betaling per factuur via een betaalverzoek per e-mail (een verschil onder één euro wordt niet apart geïnd). Verwijder je een teamlid, dan gaat de verlaging in bij de volgende periode, zonder restitutie; tot die datum kun je de plek aan een opvolger geven. Voeg je binnen dezelfde periode weer iemand toe tot het aantal dat je al betaald had, dan rekent UpScailed daar niets extra voor: je betaalt een medewerker nooit twee keer in één periode. Bij jaarbetaling daalt het aantal bij de verlenging. Boven de 25 medewerkers kun je niet zelf verder opschalen: de app meldt dan dat je contact moet opnemen, en Fit in Finance zet een afspraak op maat op het abonnement.

Maand of jaar, opzeggen, facturen. Alles wat het abonnement zelf raakt regel je in de console van UpScailed: klik bij Instellingen › Abonnement op Beheer je abonnement in de UpScailed-console. Daar wissel je van maandelijks naar jaarlijks (of andersom), zeg je op, trek je een opzegging in, werk je je betaalmethode bij en download je je facturen. Worktracker leest de nieuwe stand meteen mee; klik op Vernieuw status als je hem niet ziet veranderen. Is een abonnement opgezegd en afgelopen, dan start je opnieuw via Abonnement opnieuw starten, zonder proefperiode.

Andere banners. Heb je opgezegd maar loopt de periode nog, dan staat er Abonnement opgezegd. Je houdt nog toegang tot gevolgd door de datum, met de knop Heractiveer (die brengt je naar Abonnement; het intrekken zelf doe je in de console). Mislukt een incasso, dan zie je een rode banner Incasso mislukt. Betaal via de UpScailed-console vóór de datum, anders gaat de app op alleen-lezen. met de knop Los op; tot die datum (zeven dagen) blijft alles gewoon bruikbaar. Is die coulance voorbij, of is je proefperiode afgelopen zonder dat je hebt afgerekend, dan staat er een oranje banner Alleen-lezen met de uitleg: je kunt overal nog in kijken, maar niets meer toevoegen of wijzigen tot je betaalt. Is het abonnement opgezegd en afgelopen, staat een betaling langer dan drie weken open, of is een verlopen proef ouder dan 90 dagen, dan staat er een rode banner Abonnement inactief met tussen haakjes de status en een korte uitleg, met de knop Heractiveer. Loopt alles gewoon, dan is er geen banner. Is het abonnement niet meer actief, dan gaan alle modules op slot behalve Dashboard, Klanten en Instellingen: een module toont dan Abonnement inactief met de kop Verlof is tijdelijk vergrendeld (of een andere module) en voor de eigenaar de knop Abonnement herstellen; vervaagde dashboardblokken tonen Abonnement inactief.

Vrijgestelde kantoren. Een kantoor dat Fit in Finance heeft vrijgesteld van betaling (zoals Fit in Finance zelf) ziet bij Instellingen › Abonnement de groene kaart Dit kantoor is vrijgesteld van betaling. en heeft alle modules open, voor elke medewerker. Je hoeft niets te doen.

De eerste week: inrichten in 7 stappen#

Alle stappen hieronder doe je als eigenaar in Instellingen (onderin de zijbalk op je naam › Instellingen, of g dan s). Op een telefoon of een smal scherm (smaller dan ongeveer 1024 pixels, dus ook op een tablet of kleine laptop) kies je de sectie via de keuzelijst bovenaan; op een groter scherm staan de secties links. Worktracker onthoudt welke sectie je het laatst open had; een knop elders in de app, zoals Abonnement herstellen, opent direct de juiste sectie. Wijzigingen in velden zonder eigen knop worden opgeslagen zodra je het veld verlaat of op Enter drukt; je ziet dan rechtsboven kort Opgeslagen.

1. Organisatie-naam en logo. Ga naar Organisatie. Typ bij Bedrijfsnaam op sidebar de naam van je kantoor en klik op Opslaan. Klik bij Logo op sidebar op Uploaden (PNG, JPG, SVG of WebP, maximaal 500 KB; de app verkleint het zelf naar 256×256 px). Het logo vervangt het woordmerk bovenin de zijbalk; later kun je het met Vervangen wisselen of met Verwijderen weghalen. Kies bij Facturatie je Facturatiemodel: Abonnement (standaard), Uren, Vaste prijs of Combinatie. Bij alles behalve Abonnement verschijnt de module Uren in de zijbalk en vul je een Standaard uurtarief (€) in, de terugvalwaarde voor nieuwe urenregels van klanten zonder eigen tarief (wordt opgeslagen zodra je het veld verlaat). Vul eventueel je Jaardoelen in per jaar (Nieuwe klanten en Jaaromzet (€)); het doel Nieuwe klanten gebruikt Klanten › Inzichten voor de groeidoelstelling van dat jaar (zonder doel rekent het met 52). Zie het hoofdstuk Instellingen.

2. Team toevoegen. Ga naar Team en klik op Teamlid toevoegen. Vul in het venster Nieuw teamlid de Volledige naam, het E-mailadres, de Systeemrol (Medewerker of Eigenaar), de schakelaar Financieel inzicht (alleen bij een medewerker; standaard uit) en het Jaarlijks verlofbudget (uren) in (standaard 160). Onderin zie je wat dit teamlid voor het abonnement betekent (Dit wordt seat N: +€ … per maand, of "op aanvraag" boven de 25). Klik op Teamlid toevoegen. Onder de knop staat het: Dit maakt het profiel in Worktracker aan, niet het inlogaccount. Gebruik precies het e-mailadres waarmee je collega inlogt. Je ziet Teamlid toegevoegd. Het e-mailadres is de sleutel: het teamlid logt in met precies dit adres (hoofdletters maken niet uit), en op basis daarvan koppelt Worktracker de rol aan de juiste persoon. Een adres dat al in het team staat wordt geweigerd (Dit teamlid bestaat al), net als een ongeldig adres of een negatief verlofbudget. Let op: Worktracker stuurt geen uitnodigingsmail en maakt geen wachtwoord aan; het inlogaccount zelf wordt door Fit in Finance klaargezet. Vraag dat aan via Contact support in het menu onder je naam. Op de kaart van elk teamlid pas je daarna de naam, het e-mailadres, de Rol, de schakelaar Financieel inzicht en het Verlofbudget (u) aan; die velden worden opgeslagen zodra je het veld verlaat. Elk teamlid dat je hier toevoegt telt mee als medewerker in het abonnement (tijdens de proefperiode kost dat niets); verwijderen haalt het er weer af. Een nieuw e-mailadres vraagt eerst een bevestiging, want het inlogaccount verandert niet mee; je eigen adres (kaart met het label jij) kun je niet wijzigen. De enige eigenaar van het kantoor kan niet tot medewerker worden gemaakt (Enige eigenaar van het kantoor.), en jezelf medewerker maken vraagt een uitdrukkelijke bevestiging. Een nieuw verlofbudget geldt vanaf het lopende jaar; eerdere jaren houden hun budget. Stel ook de Beschikbaarheid per dag in (Ma t/m Vr, met tijdblokken en de knop Blok voor een extra blok); die beschikbaarheid zie je terug als bezetting onder Deze week in Mijn vandaag op het Dashboard. Verwijderen doe je met het prullenbakje dat verschijnt als je over de kaart beweegt. De bevestiging meldt dat het inlogaccount wordt uitgeschakeld; daarna zie je Teamlid verwijderd met de toevoeging dat de persoon niet meer kan inloggen (lukt het uitschakelen niet, dan staat er Profiel verwijderd met het verzoek om Fit in Finance het account te laten sluiten). Jezelf verwijderen kan niet (Je kunt jezelf niet verwijderen.) en de laatste eigenaar ook niet (Laatste eigenaar). Zie de hoofdstukken Instellingen en Verlof.

3. Diensten & tarieven. Ga naar Diensten & tarieven en klik op Pakket toevoegen. Er verschijnt een regel Nieuw Pakket die je direct in de tabel bewerkt: Naam (wordt opgeslagen zodra je het veld verlaat), Type (Abonnement of Vast) en Prijs. Deze lijst kies je later per klant op de klantkaart onder Diensten en vormt de basis voor de omzetcijfers. Hernoem je een dienst die al bij klanten staat, dan vraagt de app een bevestiging en past hij die klanten mee aan; verwijderen kan pas als geen klant de dienst meer gebruikt (Dienst is nog in gebruik). Zie het hoofdstuk Klanten.

4. Banken. Ga naar Banken en klik op Bank toevoegen; er verschijnt een regel Nieuwe Bank waarvan je de Banknaam direct overtypt. Per klant koppel je daarna op de klantkaart onder Bankkoppelingen één of meer banken; in de klantenlijst zie je per klant welke banken dat zijn. Zie het hoofdstuk Klanten.

5. Boekhoudpakketten en BTW-workflows. Ga naar BTW-workflows (Boekhoudsoftware en BTW-stappen). Worktracker zet standaard E-Boekhouden en SnelStart klaar, elk met eigen stappen en knoppen. Elk pakket hier is een keuze op de klantkaart, en de stappen bepalen welke knoppen je in de BTW-lijst ziet. Gebruik je andere software, klik dan op Pakket en bouw je eigen stappen met Stap toevoegen (maximaal drie stappen per pakket, één per vastlegging). De standaardlijst wordt één keer per kantoor aangemaakt; maak je hem bewust helemaal leeg, dan komt hij niet terug. Zie het hoofdstuk BTW.

6. Fiscale workflows. Ga naar Fiscale workflows. Je ziet drie tabbladen: Jaarrekening, Aangifte IB en Aangifte VPB. Worktracker start met de thema's Voorbereiding, Afsluiting en Aangifte en een set standaardstappen (ook deze standaard komt één keer per kantoor). Hernoem, verplaats met de pijltjes Omhoog en Omlaag, verwijder of voeg toe met Stap; wat je hier instelt verschijnt automatisch als kolommen in de drie fiscale modules. Zie de hoofdstukken Jaarrekening, Aangifte IB en Aangifte VPB.

7. Klanten importeren. Ga naar Klanten, klik op de knop Meer acties (de drie puntjes) en kies Importeren om een CSV-bestand in te lezen. Er wordt nog niets opgeslagen: je ziet eerst een voorbeeld met de kop N nieuwe klanten gevonden, het aantal regels dat is overgeslagen omdat de naam of klantcode al in de lijst staat, en de keuzelijst Standaarddienst voor deze klanten (standaard Geen dienst (later per klant instellen)). Alleen wat in het bestand staat wordt overgenomen; ontbrekende velden krijgen een standaard (status Actief, startdatum vandaag, het eerste boekhoudpakket uit je BTW-workflows). Klik op N klanten importeren; daarna meldt de app Klanten geïmporteerd met het aantal toegevoegde en overgeslagen klanten, of Niets te importeren als alles al in de lijst stond. Liever met de hand? Klik op Nieuwe klant. Op de klantkaart kies je per klant het boekhoudpakket, de BTW-voorkeur, de diensten, de bankkoppelingen en de dag voor de open-postencontrole. Zie het hoofdstuk Klanten voor de kolommen die het CSV-bestand verwacht.

Na deze zeven stappen kan je team aan de slag: de open-postenplanning rolt vanzelf uit, de BTW-lijst toont per klant de juiste stappen en het Dashboard vult zich.

Navigeren#

De zijbalk. Links staat de donkere zijbalk. Bovenin het logo of woordmerk; klik erop en je gaat naar het Dashboard. Daaronder Dashboard en Klanten, en dan vier groepen die je in- en uitklapt door op de groepskop te klikken:

• Werk: Acties, Open Posten, Werkvoorraad, Kalender, Projecten en Uren (alleen bij een ander facturatiemodel dan Abonnement)
• Fiscaal: BTW, Jaarrekening, Aangifte IB, Aangifte VPB
• Financieel: Financiën, Liquiditeit, Omzet (alleen met financieel inzicht; standaard ingeklapt)
• Personeel: Verlof

De module waar je in zit is vet met een balkje ernaast; de groep waarin die zit klapt vanzelf open (open je een project, dan blijft Projecten gemarkeerd). Welke groepen je open of dicht hebt staan onthoudt de browser. Zweef je met de muis over een module, dan laadt Worktracker die alvast, zodat de klik direct aanvoelt.

Zoeken en springen met ⌘K. Druk overal in de app op ⌘K (Mac) of Ctrl+K (Windows), ook als je in een invoerveld staat; nog een keer drukken sluit het venster weer. Het venster Snelnavigatie opent met het zoekveld Zoek een module, klant of sneltoets.... Zonder zoekterm zie je de groep Navigatie met alle modules (voor een medewerker zonder Instellingen) en de groep Sneltoetsen met Toon sneltoetsen. Typ je, dan komt ook de groep Klanten erbij: je zoekt op klantnaam, klantcode, rechtsvorm, relatienaam of status, en onder de naam staat de klantcode en rechtsvorm. Kies een klant en de klantenlijst opent met die naam al in het zoekveld; sta je al in Klanten, dan wordt de lijst direct gefilterd. Bij modules staat een hint: Huidige weergave, Ga naar module of, bij een inactief abonnement, Vergrendeld (met slotje). Synoniemen werken ook: "taken" vindt Acties, "vakantie" vindt Verlof, "omzetbelasting" vindt BTW. Navigeer met ↑ en ↓ (of Home en End), open met Enter, sluit met Esc, het kruisje of een klik buiten het venster; Esc sluit alleen de snelnavigatie, niet een klantkaart of actievenster dat eronder open staat. Onderin staan de toetsen en, op een groter scherm, het aantal resultaten; bij niets gevonden lees je Geen resultaten voor "…". Alle niet-gearchiveerde klanten zijn doorzoekbaar; je ziet maximaal 20 resultaten, dus maak je zoekterm specifieker als je klant er niet tussen staat.

Sneltoetsen. Druk op ? (buiten een invoerveld) voor het overzicht Sneltoetsen; onderin staat Druk op ? om dit overzicht te tonen. De g-combinaties werken als een korte reeks: druk op g, onderin verschijnt g + kies bestemming..., en druk binnen 1,2 seconde op de tweede letter. Sneltoetsen werken niet terwijl je in een tekstveld typt; ⌘K wel.

Voor Jaarrekening, Aangifte VPB, Projecten, Uren en de financiële modules is er geen g-sneltoets; gebruik daarvoor ⌘K of de zijbalk. g dan s werkt alleen voor eigenaren; voor een medewerker gebeurt er niets. In het overzicht in de app staat de eerste regel als ⌘ dan K; je drukt die twee toetsen gewoon tegelijk in.

Op je telefoon. Op een smal scherm is de zijbalk verborgen. Bovenaan staat een vaste balk met de knop met de drie streepjes (Menu openen) en de naam van je kantoor; paginatitels beginnen daaronder. Tik op de knop en de zijbalk schuift over het scherm. Kies een module of tik naast het menu om het te sluiten (met een toetsenbord werkt Esc ook).

Wat is er nieuw. Na een nieuwe versie van Worktracker verschijnt rechtsonder eenmalig een kaartje met de titel van de update, het versienummer (Versie …) en maximaal drie wijzigingen. Sluit het met het kruisje; tot je dat doet komt het bij elke keer laden terug. Bij je allereerste bezoek krijg je dit kaartje niet. De volledige lijst van alle versies staat voor eigenaren in Instellingen › Over Worktracker › Wat is er nieuw; op diezelfde sectie staat ook het versienummer dat je nu gebruikt.

Als er iets misgaat. Loopt een module vast, dan zie je alleen in dat deel van het scherm Er ging iets mis met de uitleg Deze pagina kon niet geladen worden. De rest van de app werkt nog gewoon. Klik op Technische details om de foutmelding te zien (handig voor support). Daaronder staan drie knoppen: Probeer opnieuw laadt dezelfde module opnieuw, Naar Dashboard brengt je naar het Dashboard en Pagina vernieuwen herlaadt de hele app. Naar een andere module gaan lost het ook op. Is Worktracker net bijgewerkt terwijl je tabblad nog open stond, dan ververst de app meestal zelf één keer; lukt dat niet, dan zie je Nieuwe versie beschikbaar met de knop Pagina vernieuwen (je bent niets kwijt). Mislukt een opslag onverwacht, bijvoorbeeld zonder rechten of zonder verbinding, dan verschijnt rechtsonder een rode melding Er ging iets mis met de reden, zoals Geen verbinding met de server. Controleer je internetverbinding en probeer het opnieuw. Wijzigingen die je tijdens een storing doet blijven lokaal bewaard, ook als je het tabblad sluit, en worden na herstel alsnog verstuurd; alleen afvinken en terugdraaien in Open Posten vragen een werkende verbinding. Crasht de hele app, dan zie je een volledig scherm Er ging iets mis met Pagina vernieuwen en Uitloggen.

Hulp nodig#

Klik onderin de zijbalk op je naam. Handleiding & hulp opent deze handleiding in een nieuw tabblad; de app blijft gewoon open staan. Contact support opent je e-mailprogramma met een nieuw bericht aan hallo@fitinfinance.nl met als onderwerp "Worktracker support". Beschrijf wat je deed, wat je verwachtte en wat er gebeurde; een schermafbeelding of de tekst achter Technische details helpt ons om snel te reageren. Nog geen account, of wil je een demo voor een collega? Op de website staat onder Een vraag of een demo? het contactblok met hallo@fitinfinance.nl. Eigenaren vinden onder Instellingen › Over Worktracker het versienummer, de kaart Handleiding (opent in een nieuw tabblad) en onder Juridisch de Algemene voorwaarden, Privacyverklaring en Cookies, die eveneens in een nieuw tabblad openen; voor iedereen staan ze onderaan de website (Algemene voorwaarden, Privacybeleid, Cookiebeleid).

Veelgestelde vragen#

Ik ben ingelogd, maar zie het scherm Geen gebruikersprofiel gevonden. Worktracker koppelt je inlog aan een teamlid op basis van het e-mailadres. Staat het adres waarmee je inlogt niet bij Instellingen › Team (hoofdletters maken niet uit), dan herkent de app je niet en zie je dit scherm met de knop Uitloggen. Vraag een eigenaar om je als teamlid toe te voegen met exact het e-mailadres waarmee je inlogt, of het bestaande adres te corrigeren, en log daarna opnieuw in.

Waarom zie ik geen Financiën, Liquiditeit of Omzet? Die groep is alleen zichtbaar voor de eigenaar en voor medewerkers met financieel inzicht. Vraag een eigenaar om bij Instellingen › Team de schakelaar Financieel inzicht op jouw kaart aan te zetten. Staat de groep er wel maar met slotjes, dan is het abonnement van je kantoor niet actief; een eigenaar herstelt dat via Instellingen › Abonnement.

Hoe krijgt een nieuw teamlid een wachtwoord? Worktracker maakt zelf geen wachtwoorden aan en stuurt geen uitnodiging. De eigenaar voegt het teamlid toe bij Instellingen › Team; het inlogaccount wordt door Fit in Finance klaargezet (vraag dit aan via Contact support). Daarna kan het teamlid met Wachtwoord vergeten? in het inlogvenster altijd zelf een nieuw wachtwoord kiezen. Bij de eerste keer inloggen bevestigt het teamlid zijn e-mailadres met één klik op de link in de mail (zie Bevestig je e-mailadres bij Inloggen en je account).

Wat gebeurt er als ik een teamlid verwijder? Het profiel verdwijnt uit het team en het inlogaccount wordt uitgeschakeld: die persoon kan niet meer inloggen en verliest direct de toegang tot de gegevens van het kantoor. Zijn uren, verlof en acties blijven staan.

Mijn abonnement is verlopen. Ben ik mijn gegevens kwijt? Nee. Dashboard, Klanten en Instellingen blijven werken; de andere modules tonen … is tijdelijk vergrendeld tot een eigenaar het abonnement via Instellingen › Abonnement (knop Heractiveer in de banner of Abonnement herstellen in de module) of in de UpScailed-console weer activeert. Je gegevens blijven bewaard. Is alleen je proefperiode verlopen, dan is de app alleen-lezen: je ziet alles nog, maar kunt pas weer wijzigen als de eigenaar heeft afgerekend.

Kan ik de app op mijn telefoon gebruiken? Ja, in de browser. Het menu zit dan achter de knop Menu openen in de balk bovenaan; in Instellingen kies je secties via de keuzelijst bovenaan.

Wat kost Worktracker voor mijn kantoor? Als eigenaar zie je bij Instellingen › Abonnement hoeveel medewerkers meetellen en wat het abonnement daarvoor per maand of per jaar kost. Elke module zit in elk abonnement; er is niets te ontgrendelen.

2. Dashboard#

Het Dashboard is je startscherm: op één scherm zie je waar je kantoor staat. Bovenaan de tegels met wat je telt, daaronder hoe elke werkstroom vordert en wat je mag verwachten, en rechts je eigen dag.

Voor wie: Eigenaar en medewerker · Pakket: alle abonnementen (tegel MRR: financieel inzicht vereist) · Menu: Dashboard (bovenaan de zijbalk)

Het Dashboard is een leesscherm: je verandert er niets, maar elke tegel en elke regel is een snelkoppeling naar de module waar je het werk doet. Alle cijfers zijn live. De uitgebreide analyses (heatmaps, stappen, voortgang door de tijd) staan in de modules zelf, onder Analyse.

Wat je ziet#

Kop Een begroeting op tijdstip (Goedenacht, Goedemorgen, Goedemiddag of Goedenavond) gevolgd door je voornaam, met daaronder de datum van vandaag, bijvoorbeeld dinsdag 15 september 2026. Staat er geen naam in je profiel, dan staat er simpelweg Dashboard.

Dagelijks protocol (rechtsboven) Twee knoppen, Begin van de dag en Einde van de dag. Is de meting van vandaag gedaan, dan krijgt de knop een groen vinkje en het tijdstip, bijvoorbeeld 08:48. Beide knoppen openen Werkvoorraad, waar je de meting doet.

Tegels Een rij tegels met wat je telt. Elke tegel heeft dezelfde opbouw: een naam, een groot getal, een balk of lijn, een signaal en een toelichting. Klik op een tegel om de module te openen.

• Acties: hoeveel open acties te laat zijn (rood zodra het er één of meer zijn) en hoeveel er open staan, bijvoorbeeld 2 te laat, 23 open. De balk toont het deel dat te laat is (rood) en het deel met een deadline in de komende 14 dagen. Daaronder 17 in de komende 14 dagen en de opgetelde geschatte tijd van alle open acties, bijvoorbeeld 16u 38m geschat werk. Opent Acties.
• Boekingen en Bank: hoeveel posten er deze week gemiddeld openstonden bij de start van de werkdag (28 gem. bij de start), met een lijn van de weekgemiddelden van de laatste twaalf weken. Het signaal vergelijkt met vorige week: groen bij bijvoorbeeld 6% lager dan vorige week, oranje bij hoger, en Gelijk aan vorige week binnen 3%. Onderaan hoeveel er gemiddeld per dag is verwerkt (begin min einde, over de laatste tien werkdagen met beide metingen). Zonder metingen staat er nog geen metingen. Opent Werkvoorraad.
• Klanten: het aantal klanten met status Actief, met een balk naar betaalwijze (groen automatische incasso, oranje handmatig, grijs onbekend), bijvoorbeeld 18 incasso, 6 handmatig en 3 klanten zonder betaalwijze. Opent Klanten.
• MRR (alleen met financieel inzicht): de maandelijks terugkerende omzet van vandaag (dezelfde definitie als MRR in Klanten › Inzichten), het verschil met zes maanden geleden (bijvoorbeeld −€ 50 (−2%) in 6 maanden, oranje bij een daling) en de liquiditeit nu en verwacht aan het eind van het jaar, bijvoorbeeld Liquiditeit € 50k → € 55k. Opent Omzet.

Waar staan we Alle werkstromen met voortgang in één lijst, in twee groepen:

• Fiscaal: de BTW van het laatst afgesloten kwartaal (bijvoorbeeld BTW Q2 2026), en Jaarrekening, Aangifte IB en Aangifte VPB van het vorige boekjaar. Een werkstroom zonder stappen of klanten staat er niet.
• Projecten: elk lopend project met stappen. Een project dat helemaal klaar is, staat er niet meer.

Per regel zie je:

• Stand: het percentage klaar, een balk en de telling, bijvoorbeeld 94 van 162 stappen of bij BTW 17 van 23 ingediend. Het felle deel van de balk is wat er sinds de start van het werk bij kwam; het bleke deel stond er al.
• Trend: de voortgang aan het begin van de voortgangslijn en nu, bijvoorbeeld 52 → 58%. Dit is dezelfde lijn als Voortgang door de tijd in de module: vanaf de start van het werk tot vandaag. Bij BTW is dat de dag na het kwartaal (Q3: 1 oktober), bij jaarrekening, IB en VPB 1 januari na het boekjaar, bij een project de eerste afgeronde stap.
• Signaal: een gekleurde stip met wat de stand betekent.
  • Rood (achter): 6 over de deadline van 31 juli (BTW), Op dit tempo pas klaar in mei 2028, Staat vrijwel stil: 2 actieve dagen (minder dan 3 procentpunten erbij in het venster) of Geen voortgang in 45 dagen.
  • Oranje (let op): Op dit tempo klaar half april 2027 (tussen een half jaar en een jaar), of bij BTW Op dit tempo niet klaar voor 31 oktober, en Nog 25 open, deadline 31 oktober in de laatste twee weken voor de deadline.
  • Groen (op koers): Op dit tempo klaar begin november (binnen een half jaar), Op schema voor 31 oktober, Alles ingediend of Klaar.
  • Grijs: Nog niet gestart.

Bovenaan de kaart staat hoeveel regels er in elke kleur vallen, bijvoorbeeld 4 achter · 0 let op · 2 op koers · 1 niet gestart. Onderaan: De verwachting trekt het tempo sinds de start van het werk door. Klik op een regel om de module of het project te openen.

Mijn vandaag (ondertitel bijvoorbeeld Team: 1 te laat, 2 vandaag) Je eigen open acties met een deadline van vandaag of eerder: te laat bovenaan (oudste eerst) met een rode streep en bijvoorbeeld 1 dag te laat, daarna vandaag op prioriteit met een oranje streep en Vandaag. Achter de actie de klantnaam (met +2 bij meer klanten) of Intern. Er staan er maximaal vier; staan er meer klaar, dan lees je En nog 3 in Acties. De ondertitel telt de acties van de rest van het team die te laat zijn of vandaag moeten. Leeg: Je dag is leeg. Mooi moment voor strategisch werk.

Daaronder Deze week:

• de eerste twee dagen in de komende zeven met iets te doen, bijvoorbeeld Vandaag · 3 acties, open posten bij 10 klanten of Do 17 sep · BTW-deadline Q3, 4 open;
• Deze maand met de terugkerende activiteiten uit Kalender, bijvoorbeeld Loonaangifte;
• de bezetting van het team: per werkdag van deze week de beschikbare uren als staafje (vandaag fel), met daaronder het totaal en wie er verlof heeft, bijvoorbeeld 136,5u beschikbaar · verlof: Sanne (wo).

Klik op de kaart om naar Acties te gaan.

Aandacht vereist (ondertitel bijvoorbeeld 8 klanten, top 5) De vijf klanten (Actief of Gratis) met de hoogste achterstandsscore, elk met rangnummer, naam en wat er speelt: 2 acties (achterstallige acties, wegen het zwaarst), 1 open post (controle van deze maand waarvan de controledag al voorbij is) en BTW open (aangifte van het laatst afgesloten kwartaal nog niet ingediend, ook als er nog geen aangifte is aangemaakt). Alles op orde: Alle klanten lopen op schema. Klik door naar Klanten.

Zo werk je ermee#

Naar het Dashboard gaan

1. Klik in de zijbalk op Dashboard of op het logo.
2. Of open de snelnavigatie met ⌘K / Ctrl+K en kies Dashboard.
3. Of druk g en daarna d (Ga naar Dashboard). Met ? (Toon sneltoetsen) zie je alle sneltoetsen.
4. Gaat er in een module iets mis, dan brengt de knop Naar Dashboard in de foutmelding je ook terug.

Je werkdag starten en afsluiten

1. Klik rechtsboven op Begin van de dag; je komt in Werkvoorraad.
2. Klik daar op Import, kies je ochtendbestand en zet Moment van de dag op Begin. Bevestig met Opslaan & Voltooien; je ziet Meting opgeslagen. Terug op het Dashboard heeft de knop een groen vinkje met het tijdstip.
3. Klik aan het einde op Einde van de dag en importeer de eindmeting met Moment van de dag op Eind. Daarmee telt de dag mee in per dag verwerkt op de tegels Boekingen en Bank.
4. Staat er op de gekozen datum al een meting voor dat moment, dan waarschuwt de wizard (Er staat al een beginmeting op 11-9-2026.) en vervangt die bij opslaan; je ziet dan Meting overschreven.

Zien waar je kantoor staat

1. Kijk in Waar staan we eerst naar de rode en oranje stippen: daar loopt iets achter of dreigt het.
2. Lees bij elke regel de trend: het felle deel van de balk is wat er sinds de start van het werk bij kwam.
3. Klik op een regel om de module of het project te openen. Daar vind je onder Analyse de heatmap, de stappen en de voortgang door de tijd.

Je eigen acties oppakken

1. Lees Mijn vandaag; achterstallig staat bovenaan.
2. Klik op de kaart, of op de tegel Acties, om naar Acties te gaan.

Een klant met achterstand oppakken

1. Kijk in Aandacht vereist wie bovenaan staat en waarom (acties, open posten, BTW open).
2. Klik op de kaart en zoek de klant op in Klanten; de klant wordt niet automatisch geopend.

Klanten per boekhoudpakket of betaalwijze bekijken

1. Ga naar Klanten › Inzichten (financieel inzicht vereist). Onderaan staan de kaarten Boekhoudsoftware en Betaalwijze met per groep de klanten.
2. Klik bij Boekhoudsoftware op een pakket en daarna op Toon in de lijst: de klantenlijst opent met dat pakket als filter.

Een vergrendelde kaart (abonnement inactief)

1. Is het abonnement van je kantoor inactief (opgezegd en afgelopen, betaling te lang open, of proefperiode al ruim voorbij), dan is Waar staan we wazig, met rechtsboven een slotje met Inactief, en staat er Abonnement inactief met Heractiveer het abonnement via Instellingen › Abonnement om deze data weer te zien. De bezetting van het team en de tegel MRR staan er dan niet.
2. Klik als eigenaar op Abonnement herstellen; Instellingen opent direct op Abonnement.

Automatisch geregeld#

• Live cijfers. Alles herberekent zodra iemand in je kantoor iets wijzigt; verversen is niet nodig.
• Begroeting en datum volgen het tijdstip en de dag.
• Dagelijks protocol. Zodra er voor vandaag een begin- of eindmeting bestaat, krijgt de knop een vinkje en het tijdstip. Per dag en moment bestaat maar één meting; een nieuwe import vervangt de oude.
• Kwartaal en boekjaar. De BTW-regel en Aandacht vereist schakelen op 1 januari, 1 april, 1 juli en 1 oktober naar het net afgesloten BTW-kwartaal; de fiscale regels tonen het vorige boekjaar. Welke klanten meetellen volgt uit rechtsvorm, BTW-instelling en looptijd van de dienstverlening, net als in de modules.
• BTW-deadline. Het signaal bij BTW rekent met de wettelijke deadline van het laatst afgesloten kwartaal: 30 april, 31 juli, 31 oktober of 31 januari. Het tempo telt vanaf het einde van het kwartaal, omdat er eerder niets ingediend kan worden. Op de deadlinedag zelf ben je nog niet te laat.
• Verwachting. Voor jaarrekening, IB, VPB en projecten trekt het Dashboard het tempo van de voortgangslijn door: wat er in het venster bij kwam, gedeeld door het aantal dagen, tot 100%. Klaar binnen een half jaar is groen, binnen een jaar oranje, later rood. Minder dan 3 procentpunten erbij heet Staat vrijwel stil.
• Werkvoorraad per week. De tegels Boekingen en Bank rekenen per week (maandag tot en met zondag) het gemiddelde van de beginmetingen. Weken zonder metingen slaat de lijn over; zonder metingen in de week ervoor is er geen vergelijking.
• Open posten gebruiken op het Dashboard dezelfde planning als de module Open Posten: controledag uit de klantkaart, in een weekend door naar maandag (of terug naar vrijdag als die maandag in de volgende maand valt), ook voor Exit-klanten met een lopende dienst.
• Geschat werk in de tegel Acties rekent met XS 7,5 minuten, S 15, M 30, L 60 en XL 120.
• Bezetting telt alleen goedgekeurd verlof en rekent uren uit de weekroosters bij Instellingen › Team. Gedeactiveerde teamleden tellen niet mee.
• Projecten die 100% klaar zijn verdwijnen van het Dashboard. Een project zonder gekoppelde klanten geldt voor alle niet-gearchiveerde klanten; gearchiveerde klanten tellen nooit mee, ook niet als ze in de klantselectie van het project staan.
• Vergrendelde kaarten laden de onderliggende gegevens niet.

Goed om te weten#

• Medewerker versus eigenaar. Het Dashboard is voor iedereen gelijk, op één tegel na: MRR ziet alleen wie financieel inzicht heeft (de eigenaar en de collega's die hij dat recht geeft); zonder dat recht staan er vier tegels. Mijn vandaag is persoonlijk per ingelogde gebruiker.
• Abonnement. Alles zit in elk abonnement; MRR vraagt financieel inzicht. Het Dashboard zelf is ook bij een inactief abonnement bereikbaar.
• Acties zonder deadline staan niet in Mijn vandaag of Deze week, maar tellen wél mee in de tegel Acties (bij open en in het geschatte werk). Geef acties een deadline als je ze in je dag wilt zien.
• Begrensde lijsten. Mijn vandaag toont maximaal vier acties, Deze week de eerste twee dagen met iets te doen en Aandacht vereist vijf klanten. De ondertitel van Aandacht vereist noemt het totale aantal klanten dat aandacht vraagt.
• Aandacht vereist telt een open-postencontrole pas als gemist vanaf de dag ná de controledag, en kijkt bij BTW naar hetzelfde kwartaal als de BTW-regel en de BTW-module. Controles van de vorige maand die nog open staan (in Open Posten onder Gemist in augustus) tellen op het Dashboard niet mee. De kaart toont alleen klanten met status Actief of Gratis.
• Klanten tellen. De tegel Klanten telt alleen status Actief; in Klanten › Inzichten telt Actief ook Gratis mee. De kaart Betaalwijze in Inzichten telt de betalende klanten (Actief, en Exit tot de einddatum).
• De verwachting is een rekensom, geen planning. Een werkstroom die net op gang komt, of die in een rustige periode weinig beweegt, kan rood staan terwijl je op schema ligt. Kijk dan in de module naar Voortgang door de tijd.
• Intern betekent in Mijn vandaag een actie die als kantooractie is gemarkeerd.

Veelgestelde vragen#

Waar zijn de grafieken gebleven? In de modules zelf, onder Analyse: de BTW-analyse in BTW, de fiscale analyses in Jaarrekening, Aangifte IB en Aangifte VPB, de activiteit, de Value · Effort-matrix en de flow van open acties in Acties, en Open vs Gedaan per dag in Werkvoorraad. De kaarten Boekhoudsoftware en Betaalwijze staan in Klanten › Inzichten.

Waarom staat de jaarrekening op rood terwijl we op schema liggen? Het signaal trekt het tempo sinds de start van het werk door. Na een rustige periode, bijvoorbeeld de zomer, is dat tempo laag en lijkt de werkstroom achter te lopen. Zodra er weer gewerkt wordt, schuift de verwachting vanzelf op.

Aandacht vereist zegt "8 klanten", maar toont er vijf. De kaart toont de top vijf; de ondertitel telt alle klanten met een achterstandsscore.

Waarom staat de BTW-regel op Q2 terwijl we al in augustus zitten? De regel toont het laatst afgesloten kwartaal, omdat je die aangifte nu verwerkt. In oktober springt hij naar Q3.

Waarom zie ik geen tegel MRR? Die is alleen voor wie financieel inzicht heeft. Vraag de eigenaar om het voor je aan te zetten bij Instellingen › Team.

Kan ik tegels of regels verbergen of verplaatsen? Nee, de indeling is voor iedereen gelijk.

3. Klanten#

Hier beheer je alle administraties van je kantoor: wie ze zijn, welke diensten ze afnemen, welk boekhoudpakket ze gebruiken en wanneer hun open posten, BTW en IB aan de beurt zijn.

Voor wie: Eigenaar en medewerkers (toevoegen, bewerken, verwijderen en importeren alleen eigenaar; Dienstverlening, Inzichten en alle bedragen alleen met financieel inzicht) · Pakket: alle abonnementen · Menu: Sidebar → Klanten (sneltoets g k)

Wat je ziet#

Kop. Links de titel Klanten; sta je in een andere weergave, dan staat er ", Dienstverlening" of ", Inzichten" achter. Rechts de schakelaar Lijst / Dienstverlening / Inzichten (de laatste twee alleen met financieel inzicht, omdat daar omzetcijfers in staan), de knop met drie puntjes (Meer acties) met Importeren (eigenaar) en Exporteren (iedereen), en de blauwe knop Nieuwe klant (eigenaar).

Filterbalk (Lijst). Een zoekveld Zoek op naam, code, relatie, bank... en vier status-chips Actief, Gratis, Exit en Archief, elk met het aantal klanten in die status. Standaard staan Actief, Gratis en Exit aan en Archief uit. Kom je vanaf de dashboardkaart Boekhoudsoftware, dan staat er ook een blauwe chip met de pakketnaam; de X erop (Filter op boekhoudpakket wissen) haalt dat filter weg. Rechts staan drie snelfilters: N actief, N nieuw in en N exit in . Staat er een snelfilter aan, dan verschijnt eronder de regel Actief filter: … (Actieve klanten, Nieuw in of Exit in ) met een X.

Tabel. Kolommen Code, Klant, Status, Software, Bank, Dienstverlening en Acties. Een lege klantcode staat als geen. In Software staat het boekhoudpakket en, als dat op de klantkaart is ingevuld, eronder Facturatie: … met het programma waarmee de klant zelf factureert. Onder de bedrijfsnaam staat een regel met rechtsvorm, de open-posten-dag(en) (bijvoorbeeld "1e · 15e"), de BTW-voorkeur en, als die is ingevuld, de relatienaam. Bij een particulier zonder bedrijfsnaam staat de relatienaam als klantnaam (en dan niet nog eens in de regel eronder). In Bank zie je maximaal twee banknamen plus "+N" (alle namen staan in de tooltip); n.v.t. betekent dat je voor deze klant geen bankkoppeling verwerkt, geen dat er nog niets is vastgelegd. In Dienstverlening staan de diensten die vandaag lopen (bijvoorbeeld "FIT10 + Plus1", anders Geen) en voor de eigenaar het maandbedrag; dat is dezelfde MRR-definitie als op Inzichten, dus een beëindigde of gearchiveerde klant toont Geen en €0. Onder Acties staat een potlood (Bewerken) en voor de eigenaar ook een prullenbak (Verwijderen); ook een klik op de rij zelf opent de klantkaart. Een lege lijst toont Nog geen klanten (met de tip om een klant toe te voegen of een lijst te importeren) of, bij een te strak filter, Geen klanten gevonden.

Dienstverlening (financieel inzicht). Een jaarkeuze met pijltjes, dezelfde status-chips (zonder aantallen), vier kaarten (MRR totaal, Klanten, Diensten actief, Gem. MRR/klant), de grafiek MRR-verloop per servicegroep over de twaalf maanden van het gekozen jaar, en per servicegroep (FIT, FIT BV, Plus, Overig) een kaart met aandeel in procenten, Klanten, MRR en de losse diensten met aantal en bedrag. Groepen zonder klanten worden niet getoond; is er helemaal niets, dan lees je Geen actieve dienstverlening in .

Inzichten (financieel inzicht). Jaarkeuze, tellers (accounts · actief · nieuw · exit), een klantenstrook (Totaal, Actief, Nieuw, Vertrokken, Netto groei), een financiële strook (MRR, ARR, Gem. MRR/klant, Churn · 12m, Binnen looptijd) en de kaarten MRR-verloop per servicegroep (24 maanden, met Totaal nu en 24m-groei), Top-10 klanten op MRR, Tenure · loyaliteit, Pareto · klanten vs MRR, Klantenverloop & groei, Rechtsvormen, Groeidoelstelling , Maandelijkse realisatie, Churn per kwartaal en Insights · automatisch. Onderaan Boekhoudsoftware (per pakket het aantal klanten, met de klantenlijst van het gekozen pakket en de knop Toon in de lijst) en Betaalwijze (de betalende klanten verdeeld over Automatische incasso, Handmatig en Onbekend, met per groep de klanten). Percentages en gemiddelden staan in Nederlandse notatie (12,5%).

Klantkaart. Een venster met bovenin de klantcode (of geen code), de status, de bedrijfsnaam (direct te bewerken; bij een particulier zonder bedrijfsnaam staat hier de relatienaam), een regel met relatienaam, rechtsvorm en "klant sinds", en vier tellers (MRR alleen met financieel inzicht, Personen, Diensten, Banken). Rechtsboven de X (Sluiten). Daaronder de tabs Overzicht, Personen, Diensten (eigenaar), Bank en, alleen bij een vertrekkende klant, Exit; de tabs tonen een badge met het aantal personen, lopende diensten en actieve banken. Onderin links Nieuwe klant of het interne ID, rechts Annuleren en Opslaan (tijdens het opslaan Opslaan...).

Zo werk je ermee#

Een klant zoeken

1. Typ in Zoek op naam, code, relatie, bank.... De app zoekt in bedrijfsnaam, klantcode, rechtsvorm, relatienaam, boekhoudpakket, facturatieprogramma en banknamen; hoofdletters maken niet uit. Typ bijvoorbeeld WeFact voor alle klanten die daarmee factureren.
2. Sneller: druk ⌘K / Ctrl+K, typ de naam en kies de klant onder Klanten. Je landt in Klanten met de naam al in het zoekveld; sta je al in Klanten, dan wordt de lijst direct op die klant gefilterd. Alle niet-gearchiveerde klanten zijn zo te vinden.

Filteren en sorteren

1. Klik op een status-chip om die status aan of uit te zetten. Wil je gearchiveerde klanten zien, zet dan Archief aan. Klikken op een status-chip zet een actief snelfilter uit.
2. Klik op N actief (status Actief of Gratis), N nieuw in (startdatum in dat jaar) of N exit in (einddatum in dat jaar) voor een snelfilter; er kan er één tegelijk aan staan. Nog een keer klikken of de X bij Actief filter zet het uit. Het jaar volgt de jaarkeuze in Dienstverlening of Inzichten (standaard dit jaar).
3. Klik op een kolomkop (Code, Klant, Status, Software en voor de eigenaar Dienstverlening op maandbedrag) om te sorteren; nog een keer klikken draait de volgorde om. Standaard staat de lijst op Klant oplopend.

Een klant toevoegen (eigenaar)

1. Klik Nieuwe klant. De kaart opent op Overzicht met status Actief, rechtsvorm Eenmanszaak, BTW-voorkeur Direct, als boekhouding het eerste pakket uit je BTW-workflows (Instellingen), startdatum vandaag, open-posten-dag 1 en Laatste IB-jaar op vorig jaar.
2. Vul de tabs in (zie hieronder) en klik Opslaan. Je ziet de melding Klant opgeslagen. Klopt er iets niet (bijvoorbeeld geen bedrijfsnaam of een klantcode die al bestaat), dan blijft de kaart open en zie je Nog niet opgeslagen met de reden. Lukt het opslaan zelf niet, dan zie je Opslaan mislukt met de reden.

Een klant bewerken (eigenaar). Klik op de rij of op het potlood (Bewerken), pas de velden aan en klik Opslaan. Met Annuleren, Sluiten, Esc of een klik naast de kaart sluit je zonder op te slaan; heb je iets gewijzigd, dan vraagt de app eerst Niet-opgeslagen wijzigingen weggooien?. Tijdens Opslaan... kun je de kaart niet sluiten. Open je daarna een andere klant, dan start de kaart weer op Overzicht.

De klantkaart invullen: tab Overzicht

Sectie Basis:

• Klantcode: de code uit je boekhoudpakket. De werkvoorraad-import koppelt hierop, dus houd hem gelijk aan e-Boekhouden. De code moet uniek zijn (hoofdletters maken niet uit); een code die al bij een andere klant hoort wordt bij het opslaan geweigerd, met de naam van die klant erbij.
• Bedrijfsnaam (verplicht, behalve bij een particulier: die mag met alleen een relatienaam) en Relatienaam (interne of contactnaam, of de naam van de particulier; de omzet-import matcht op relatienaam of bedrijfsnaam).
• WeFact-code: de debiteurcode van deze klant in WeFact. De wekelijkse klantcontrole gebruikt hem om abonnementen in WeFact naast de klantkaart te leggen.
• Status: Actief, Gratis, Exit of Archief. Archief-klanten tellen niet meer mee in de MRR-cijfers, het aantal accounts en de BTW-lijst.
• Rechtsvorm: Eenmanszaak, VOF, Maatschap, Werk-bv, Holding-bv, Stichting, Vereniging of Particulier.
• Onder welke onderneming(en)? (niet bij Particulier): koppel bijvoorbeeld een werk-bv aan een of meer holdings via + Koppel aan onderneming… (daarna + Voeg nog een parent toe…). De lijst bevat alle andere niet-particuliere klanten. De eerste koppeling heet Primair en bepaalt waar de klant in de fiscale overzichten onder gegroepeerd wordt. De X (Koppeling verwijderen) haalt een koppeling weg. Zolang er niets gekoppeld is, staat er Nog niet gekoppeld aan een parent.
• Start klant (verplicht) en Einde klant: de datums die alle statistieken (nieuw, exit, churn, tenure) gebruiken. Een einddatum vóór de startdatum wordt geweigerd.

Sectie Fiscaal & ritme:

• Boekhouding: het boekhoudpakket. De keuzelijst komt uit de BTW-workflows in Instellingen; het pakket bepaalt welke BTW-workflow de klant volgt.
• Facturatie: het externe programma waarmee de klant zelf zijn facturen opstelt en verstuurt, bijvoorbeeld WeFact of Moneybird. Vrije tekst; tijdens het typen stelt de app voor wat bij andere klanten al is ingevuld, zodat de namen gelijk blijven. Leeg betekent geen extern programma of onbekend. Het veld staat los van Boekhouding en verandert niets aan de workflows; het staat in de lijst onder het boekhoudpakket en is doorzoekbaar.
• BTW-voorkeur: Direct (de klant wil de aangifte niet vooraf zien; de stappen die bij de klant liggen worden in de BTW-module overgeslagen), Eerst zien (de klant krijgt de aangifte eerst te zien; alle stappen van de workflow lopen mee en het dashboard telt deze klanten apart als verstuurd en akkoord) of Geen BTW (de klant loopt niet mee in de BTW-lijst).
• Let op (BTW): een doorlopend aandachtspunt, bijvoorbeeld "beperkte voorbelastingaftrek". Blijft staan tot je het weghaalt en is ook in de BTW-module zichtbaar en aan te passen.
• Open posten 1e: de dag van de maand (1–31) waarop de open posten van deze klant in de module Open Posten klaarstaan.
• Open posten 2e: zet de schakelaar aan voor een tweede dag per maand (standaard 15, aanpasbaar); uit staat er Uit.
• Eerste BTW-aangifte: vanaf welk kwartaal de klant meeloopt. Automatisch (Qx jjjj) volgt de startdatum; kies zelf een kwartaal (van het jaar vóór tot het jaar na de start) om af te wijken, bijvoorbeeld een klant die per 1 juli start maar bij wie je de Q2-aangifte nog verzorgt.
• Aangifte IB: Via ons (standaard) of Niet via ons. Kies Niet via ons voor een klant van wie je de aangifte inkomstenbelasting niet verzorgt, bijvoorbeeld iemand die alleen de administratie afneemt. De personen van die klant staan dan in geen enkel boekjaar in Aangifte IB en tellen niet mee in de voortgang, het dashboard en de API; jaarrekening, VPB en BTW lopen gewoon door. De twee velden hieronder verschijnen alleen bij Via ons.
• IB start jaar: het eerste belastingjaar waarvoor je de aangifte IB doet. Leeg betekent het jaar van de startdatum.
• Laatste IB-jaar: een jaartal, standaard vorig jaar. Dit veld heeft geen invloed op andere modules; de IB-module kijkt naar IB start jaar en Laatste IB-boekjaar (tab Exit).

Personen. Klik Persoon toevoegen en pas de naam Nieuw Persoon aan. Contact markeert de contactpersoon. VIA legt vast dat er een doorlopende VIA-registratie is (machtiging om vooraf ingevulde gegevens bij de Belastingdienst op te halen); daarna kun je in het veld jaar het jaartal invullen. Onder de naam staan E-mailadres en Geboortedatum: het e-mailadres is het adres waarmee deze persoon in Up/Mail staat, de geboortedatum voedt de verjaardagsmail. Vul ze bij de intake in; de wekelijkse klantcontrole zet ze door naar Up/Mail en meldt wat ontbreekt. De prullenbak verschijnt als je over de regel beweegt en verwijdert zonder bevestiging. Zonder personen lees je Nog geen personen gekoppeld aan deze klant.

Diensten (eigenaar). De kop toont "N actief · M historie · €X/mnd". Klik Dienstwijziging: er komt bovenaan een regel bij met de eerste dienst uit je dienstencatalogus en de datum van vandaag. Kies de Dienst (de Prijs springt mee naar de catalogusprijs, maar je mag hem aanpassen), zet Vanaf en eventueel Tot. Een korting leg je vast als regel met een negatief bedrag, bijvoorbeeld een dienst "Korting" met prijs -30: dat gaat van de maandprijs af, in de kop van de tab, in de MRR en in de verwachte omzet, terwijl de gewone regel op de catalogusprijs blijft staan. Een negatief bedrag kleurt amber. Typ het bedrag met een minteken en een komma of punt voor decimalen (-7,5); het veld rekent direct mee en toont na het verlaten het getal. Status laat Gepland (startdatum in de toekomst), Actief of Historie zien; lopende regels staan boven de historie. De prullenbak (bij beweging over de regel) verwijdert een regel. Een lege Vanaf of een Tot vóór Vanaf wordt bij het opslaan geweigerd. Zonder regels lees je Nog geen dienstverleningsregels. Een prijsverhoging of upgrade leg je vast door Tot op de oude regel te zetten en een nieuwe regel toe te voegen: zo blijft de omzethistorie kloppen.

Bank. Klik Bank toevoegen, kies een bank via Selecteer bank (de lijst komt uit Instellingen) en vul tot in als de koppeling afloopt; een verlopen koppeling krijgt een grijs bolletje. De prullenbak bij de regel verwijdert de koppeling. Een regel zonder gekozen bank wordt bij het opslaan geweigerd: kies een bank of verwijder de lege regel. Zonder regels lees je Nog geen bankkoppelingen geregistreerd. Verwerk je voor deze klant geen bankkoppeling, vink dan Geen koppeling van toepassing aan; je ziet dan Voor deze klant verwerken we geen bankkoppeling. en in de lijst n.v.t.

Een klant laten vertrekken (eigenaar)

1. Zet Status op Exit en vul Einde klant in. Zodra een van beide is gedaan, verschijnt de tab Exit.
2. Vul op Exit onder Laatste aangifteperiodes de Laatste BTW-periode in (Niet ingesteld of een kwartaal zoals Q4 2026; de lijst loopt van het jaar vóór tot het jaar na de einddatum) en het Laatste IB-boekjaar. Tot en met dat kwartaal doet de klant nog BTW-aangifte; zo maakt de app na die periode geen nieuwe BTW- of IB-rondes meer aan.
3. Klik Opslaan. Alleen met een einddatum telt de klant mee als "exit in " en in de churn.

Een klant verwijderen (eigenaar). Klik de prullenbak en bevestig Weet je zeker dat je klant "…" wilt verwijderen?. De bevestiging vertelt precies wat er gebeurt: Wordt verwijderd (BTW-aangiften en -logs, IB-aangiften, projectvoortgang-regels van deze klant), Wordt losgekoppeld (blijft bestaan) (acties en onderliggende klanten) en Blijft staan (urenregels en vaste prijzen), met de aantallen erbij, en eindigt met Dit kan niet ongedaan worden gemaakt. Doe dit alleen bij foutieve invoer; een vertrokken klant zet je op Exit of Archief.

Klanten importeren (eigenaar)

1. Maak een bestand (.csv, .txt of .tsv) met minimaal de kolommen Klantcode en Bedrijf, bijvoorbeeld het overzicht Administraties uit e-Boekhouden of je eigen export uit Worktracker. Puntkomma, tab, komma of | als scheidingsteken maakt niet uit; titelregels boven de kolomkoppen worden overgeslagen, en een bestand uit Excel (Windows-tekenset) wordt net zo goed gelezen als een UTF-8-bestand. Ook "Klantnummer", "Relatiecode", "Bedrijfsnaam" en "Handelsnaam" worden als kolomkop herkend. Staan er meer kolommen in, dan leest de app die ook: Relatienaam, Status, Rechtsvorm, Boekhouding, Facturatie, BTW Type, Start Datum, Eind Datum, Open Posten Day en IB Start Jaar. Datums mogen als 2026-09-11, 11-09-2026 of 11/09/2026 geschreven zijn.
2. Klik Meer acties → Importeren en kies het bestand.
3. Er opent een voorbeeld: N nieuwe klanten gevonden, met daaronder hoeveel regels zijn overgeslagen omdat de naam of klantcode al in je lijst staat (hoofdletters maken niet uit) en de uitleg dat alleen wat in het bestand staat wordt overgenomen. Een naam die twee keer in het bestand staat telt één keer; bij een dubbele klantcode in het bestand zie je de waarschuwing Dubbele klantcode in het bestand, alleen de eerste regel is meegenomen: …. Kies bij Standaarddienst voor deze klanten een dienst uit je dienstencatalogus als al deze klanten hetzelfde abonnement hebben; standaard staat hij op Geen dienst (later per klant instellen) en blijft de dienstverlening leeg. De tabel toont Code, Klant, Status, Rechtsvorm en Start per regel (afgeleid en vandaag betekenen dat de app die waarde zelf invult). Klik N klanten importeren (de knop toont Importeren...) of Annuleren.
4. Elke nieuwe klant krijgt de waarden uit het bestand en anders een standaard: status Actief (of Exit als "exit" in de code of naam staat), rechtsvorm Particulier als er alleen een relatienaam is, Werk-bv als de naam "b.v." bevat en anders Eenmanszaak, BTW-voorkeur Direct, als boekhouding het eerste pakket uit je BTW-workflows (of het pakket uit de kolom Boekhouding als je dat kent), startdatum vandaag, open-posten-dag 1 en Laatste IB-jaar op vorig jaar. Heb je een standaarddienst gekozen, dan krijgt elke klant één dienstregel met de catalogusprijs vanaf de startdatum; anders geen dienstregels. Een lege klantcode blijft leeg.
5. Je ziet Klanten geïmporteerd met "N klanten toegevoegd, M overgeslagen (stonden al in de lijst)."; dubbele codes uit het bestand komen nog een keer terug als Let op. Staan alle namen er al, dan opent er geen voorbeeld maar zie je Niets te importeren ("N klanten gelezen, maar die staan allemaal al in de lijst."). Gaat er iets mis, dan lees je Import mislukt met de reden: Kon de kolommen "Klantcode" en "Bedrijf" niet vinden. Gevonden: … (met de koppen die wél gevonden zijn), De kolommen zijn gevonden op regel N, maar er staan geen klantnamen onder. of de foutmelding van het opslaan.
6. Loop de nieuwe klanten daarna na op rechtsvorm, startdatum (als die niet in het bestand stond) en diensten.

Klanten exporteren. Stel eerst je filters in en kies dan Meer acties → Exporteren. Je krijgt een puntkomma-gescheiden bestand (opent in Nederlandse Excel direct in kolommen) met de naam klanten_export gevolgd door de datum, met de kolommen Klantcode, Bedrijf, Relatienaam, Status, Rechtsvorm, Boekhouding, Facturatie, BTW Type, Start Datum, Eind Datum, Open Posten Day en IB Start Jaar, alleen van de klanten die op dat moment in de lijst staan.

Dienstverlening analyseren (financieel inzicht). Kies een jaar met de pijltjes; de status-chips bepalen welke klanten meetellen. De kaarten zijn een momentopname op een peildatum: vandaag voor de lopende maand, anders de laatste dag van de maand (de huidige maand voor dit jaar, december voor een eerder jaar, januari voor een later jaar). Ze tellen alleen klanten die niet gearchiveerd zijn en op die dag binnen hun start- en einddatum vallen, en alleen diensten die op die dag lopen, precies zoals de MRR-kaart op Inzichten. Klik op een dienst in een groepkaart: je krijgt een venster met alle klanten (alfabetisch) die die dienst ergens in dat jaar hadden, met onderin N Klanten of Geen klanten gevonden. Klik op een klant om de kaart te openen; de X, Esc of een klik ernaast sluit het venster.

Inzichten lezen (financieel inzicht). De jaarkeuze stuurt de klanttellers, de klantenstrook, Klantenverloop & groei, Groeidoelstelling en Maandelijkse realisatie; de financiële strook en de kaarten over MRR, top-10, tenure, Pareto en churn kijken altijd naar vandaag. Klik in Top-10 klanten op MRR op een rij om die klant te openen. Klik in Boekhoudsoftware op een pakket en daarna op Toon in de lijst om de klantenlijst met dat pakket als filter te openen. Groeidoelstelling past zich aan het jaar aan: in het lopende jaar zie je Huidig tempo, Verwachte eindstand en Succes ratio, in een afgesloten jaar Eindresultaat (N boven of onder doel), Eindstand en Succes ratio over twaalf maanden, en in een toekomstig jaar de tekst Tempo en verwachte eindstand verschijnen zodra begonnen is.

Automatisch geregeld#

• Eerste BTW-aangifte wordt afgeleid van de startdatum. De BTW-module gebruikt dat kwartaal als begin en Laatste BTW-periode als einde. Is alleen Einde klant ingevuld, dan loopt de klant nog mee tot en met het kwartaal waarin hij stopt.
• De keuzelijst Boekhouding volgt de BTW-workflows, Dienst de dienstencatalogus en Selecteer bank de banken uit Instellingen. Hernoem je in Instellingen een dienst of boekhoudpakket, dan gaan de klantkaarten mee.
• Wissel je van dienst, dan springt de prijs naar de catalogusprijs. Zet je Open posten 2e aan, dan staat er 15. Kies je rechtsvorm Particulier, dan verdwijnen de holding-koppelingen. De tab Exit verschijnt vanzelf.
• Een veld dat je leegmaakt (bijvoorbeeld Open posten 2e uit, Eerste BTW-aangifte terug op Automatisch, Laatste BTW-periode op Niet ingesteld, IB start jaar gewist, een holding-koppeling weg via Particulier of het BTW-signaal leeg) wordt ook echt leeg opgeslagen.
• Open posten die medewerkers afvinken terwijl jij de klantkaart open hebt, blijven bij Opslaan bewaard: de kaart schrijft die afvinkingen niet over.
• Elke aanpassing aan een persoon krijgt automatisch een tijdstempel.
• De open-posten-dagen voeden de module Open Posten en het dashboard; IB start jaar en Laatste IB-boekjaar bepalen in welke jaren de klant in Aangifte IB verschijnt, en Aangifte IB op Niet via ons haalt de klant daar helemaal uit.
• Het doel in Groeidoelstelling komt uit Instellingen › Organisatie › Jaardoelen (Nieuwe klanten) van het gekozen jaar; is daar niets ingevuld, dan rekent de app met 52.
• De werkvoorraad-import (module Werkvoorraad) maakt onbekende klantcodes voor de eigenaar als nieuwe klant aan (Actief, rechtsvorm Werk-bv als de naam "b.v." bevat en anders Eenmanszaak, BTW Direct, startdatum vandaag, zonder diensten), meldt gewijzigde codes met Klantcode gewijzigd en dubbele codes met Dubbele klantcode in de export. Bij een medewerker wordt de meting wel opgeslagen, maar worden onbekende klanten niet aangemaakt; de melding Meting opgeslagen noemt om welke klanten het gaat.
• Wisselt je rol tijdens een sessie van eigenaar naar medewerker, dan springt de app terug naar Lijst en Overzicht.
• Medewerkers zien dezelfde klanten, maar zonder prijzen, omzet en uurtarief.

De cijfers in gewone taal

• MRR (maandelijks terugkerende omzet): de som van alle dienstprijzen die vandaag lopen bij klanten die niet gearchiveerd zijn en binnen hun start- en einddatum zitten. Het percentage erachter vergelijkt met 90 dagen geleden. Hetzelfde bedrag zie je als MRR totaal op Dienstverlening (met de standaard-chips), als Totaal nu in het MRR-verloop, in de kolom Dienstverlening van de lijst en op de klantkaart.
• ARR: MRR × 12, je jaaromzet als alles zo blijft.
• Gem. MRR/klant: MRR gedeeld door het aantal klanten Binnen looptijd.
• Binnen looptijd: het aantal klanten dat vandaag binnen start- en einddatum valt en niet gearchiveerd is, met het verschil ten opzichte van 90 dagen geleden. Dit telt op looptijd, niet op status: een Exit-klant zonder einddatum telt hier nog mee, terwijl N actief in de kop op status (Actief of Gratis) telt.
• Churn · 12m: het aantal klanten met een einddatum in de laatste twaalf maanden, gedeeld door het aantal klanten dat een jaar geleden actief was. Churn per kwartaal doet hetzelfde voor de laatste acht kwartalen (exits gedeeld door het aantal actieve klanten aan het begin van dat kwartaal) en zet het laatste kwartaal af tegen het gemiddelde.
• Netto groei: nieuw in het jaar min exit in het jaar.
• Tenure: hoe lang klanten al klant zijn (< 1, 1–3, 3–5, 5+ jaar) en hoeveel MRR elke groep oplevert.
• Pareto: welk deel van je klanten samen 80% van de MRR levert. Top-10 waarschuwt voor concentratierisico als de top-3 meer dan 30% of de top-10 meer dan 60% van de MRR is.
• Groeidoelstelling: het aantal klanten met een startdatum in het jaar tegenover het jaardoel (Target van N nieuwe relaties), met Huidig, Nog te gaan en een balk met het percentage voltooid. In het lopende jaar rekenen Huidig tempo (N vóór of achter op schema, naar de dag van het jaar), Verwachte eindstand en Succes ratio (gemiddeld aantal nieuwe klanten per verstreken maand) met vandaag; lig je op schema, dan zie je de badge On track. In een afgesloten jaar staan er Eindresultaat (N boven of onder doel), Eindstand en Succes ratio over twaalf maanden. Maandelijkse realisatie zet de opgetelde nieuwe klanten per maand af tegen een rechte lijn naar het doel.
• Insights · automatisch: maximaal vijf zinnen, op urgentie gesorteerd. Een waarschuwing bij een top-3 boven 30% van de MRR, een churn boven 10%, een daling van de gemiddelde MRR per klant van meer dan 3% in 90 dagen of een netto verlies van twee of meer klanten in 60 dagen; een compliment bij een churn tot 5%, klanten van 5+ jaar die 40% of meer van de MRR leveren, een stijging van de gemiddelde MRR per klant van meer dan 3% of drie of meer klanten netto groei in 60 dagen. Is er niets bijzonders, dan staat er Nog geen bijzonderheden. Je portfolio ziet er evenwichtig uit.

Goed om te weten#

• Medewerkers bewerken de klantkaart mee (Overzicht, Personen, Bank en Exit), maar zien het tabblad Diensten niet: prijzen, uurtarief en omzet schrijft alleen de eigenaar. Zonder financieel inzicht zien ze ook geen bedragen; exporteren kan wel.
• Sluiten met Annuleren, Sluiten, Esc of een klik buiten de kaart vraagt Niet-opgeslagen wijzigingen weggooien? zodra je iets hebt veranderd; zonder wijzigingen sluit de kaart direct. Tijdens Opslaan... doet sluiten niets.
• De kaart controleert vóór het opslaan: geen bedrijfsnaam (alleen een particulier mag met alleen een relatienaam), een klantcode die al bij een andere klant hoort, geen startdatum, Einde klant vóór Start klant, een open-posten-dag buiten 1–31, een dienstprijs die geen getal is, een Tot vóór Vanaf of een bankregel zonder bank. Je ziet dan Nog niet opgeslagen met de reden en de kaart blijft open.
• De import leest alle kolommen van je eigen export, maar personen, diensten, prijzen en banken zitten daar niet in; die vul je op de klantkaart in. Regels waarvan de naam óf de klantcode al in je lijst staat, worden overgeslagen.
• De export is puntkomma-gescheiden; cellen die met =, +, - of @ beginnen krijgen een apostrof ervoor als beveiliging, en de import haalt die apostrof bij herimport weer weg. Personen, diensten, prijzen en banken zitten niet in de export.
• Status Exit en Einde klant staan los van elkaar: de statistieken kijken naar de einddatum, de chips naar de status. Vul allebei in.
• Verwijderen wist ook de BTW- en IB-aangiften, BTW-logs en projectvoortgang van de klant; acties en onderliggende klanten worden losgekoppeld (een actie met alleen deze klant wordt een interne actie), en uren en vaste prijzen blijven staan zodat je ze via Te factureren kunt afhandelen. Mislukt het, dan zie je Fout met de reden.
• Laatste IB-jaar kan niet leeg; het springt terug naar vorig jaar.
• Staat bij een klant uit een eerdere versie alleen een laatste BTW-kwartaal zonder jaar, dan combineert de app dat met het jaar van Einde klant; zonder einddatum telt zo'n los kwartaal niet mee. Kies op de tab Exit één keer opnieuw een Laatste BTW-periode en het staat goed.

Veelgestelde vragen#

Waarom zie ik geen Dienstverlening of Inzichten? Die tabs bevatten omzetcijfers en zijn alleen zichtbaar met financieel inzicht. Als medewerker zonder dat recht zie je alleen Lijst; vraag de eigenaar om Financieel inzicht op jouw kaart bij Instellingen › Team aan te zetten.

Mijn geïmporteerde klanten hebben geen diensten. Klopt dat? Ja. De import neemt alleen over wat in het bestand staat; diensten staan daar niet in. Kies in het importvoorbeeld een Standaarddienst voor deze klanten als ze allemaal hetzelfde abonnement hebben, of vul de diensten daarna per klant in op de tab Diensten.

Hoe leg ik een prijsverhoging vast? Open Diensten, zet Tot op de oude regel (de dag vóór de verhoging) en klik Dienstwijziging voor een nieuwe regel met de nieuwe prijs en Vanaf de ingangsdatum.

Waarom telt een klant met status Exit nog mee in de MRR? Omdat er geen Einde klant is ingevuld. Zonder einddatum blijft de klant meetellen in MRR, churn, top-10 en Binnen looptijd.

Ik zie de tab Exit niet. Die verschijnt pas als de status Exit is of Einde klant is ingevuld.

Kan ik mijn export later weer importeren? Ja. Alle kolommen van de export worden gelezen (klantcode, bedrijf, relatienaam, status, rechtsvorm, boekhouding, BTW-voorkeur, start- en einddatum, open-posten-dag en IB-startjaar); klanten die al in je lijst staan worden overgeslagen. Personen, diensten, prijzen en banken zitten niet in de export, dus die vul je na een herstel opnieuw in.

4. Acties#

Eén centrale takenlijst voor alles wat je kantoor moet doen: per klant of intern, met eigenaar, deadline, prioriteit, tijdschatting, subtaken en sjablonen voor terugkerend werk.

Voor wie: Eigenaar en medewerker · Pakket: alle abonnementen · Menu: Werk › Acties

Je opent Acties via de zijbalk, met de sneltoets g en daarna a, of via ⌘K / Ctrl+K en dan Acties.

Wat je ziet#

Kop met tabs. Naast de titel Acties staan twee tabs: Klanten en Intern, elk met een teller. Je werkt altijd in één van de twee. Een actie met minstens één gekoppelde klant hoort bij Klanten; een actie zonder klant is Intern (werk voor je eigen kantoor). De tellers volgen de stand Lopend of Archief, niet je filters.

Lopend of Archief. Rechts wissel je tussen Lopend (alles wat open staat) en Archief (alles met status Afgerond, de laatst afgeronde actie bovenaan). Daarnaast de knoppen Analyse, Sjablonen en Nieuwe actie.

Filterbalk. Een zoekveld (Zoek klantacties... of Zoek interne acties...) dat zoekt in titel en klantnaam, een keuzelijst Prio (Alle, Hoog, Midden, Laag) en een keuzelijst Wie (Iedereen of een collega).

Snelinvoerbalk. Alleen in Lopend: het veld Nieuwe klantactie... (of Nieuwe interne actie...), in de Klanten-tab een knop Kies klant, een knop Sjabloon en de knop Toevoegen.

De lijst. Een tabel met de kolommen Actie, Subtaken, Status, Prio, Effort, Klant, Deadline en Wie. Vooraan staat een rondje om af te vinken, achteraan verschijnt bij aanwijzen de knop Bewerken. In Lopend is de lijst gegroepeerd op urgentie: Overdue (deadline verstreken), Vandaag, Deze week (binnen zeven dagen), Later en Zonder deadline. Alleen gevulde groepen worden getoond, met een teller; klik op een groepskop om hem in of uit te klappen. In Archief is het een platte lijst. Onder de titel zie je de eerste regel van de omschrijving; bij meerdere klanten toont Klant de eerste naam met bijvoorbeeld "(+2)", bij interne acties staat er de naam van je kantoor met (intern) erachter. Is er niets te tonen, dan lees je Geen acties gevonden of Geen afgeronde acties.

Het actievenster. Klik op een titel, klantnaam of Bewerken en het venster opent. Bovenin staat Nieuwe actie of het kenmerk ID · …, de status (Start, Bezig of Afgerond), het label Klant of Intern en eventueel Sjabloon · naam. Daaronder het titelveld Wat moet er gebeuren?, een samenvattingsregel (prio, klant of kantoornaam met (intern), eigenaar, herhaling) en een strook met Deadline, Subtaken, Prio en Klanten. Het venster heeft de tabs Overzicht, Subtaken en Opties; onderin staan Annuleren en Opslaan (tijdens het opslaan Bezig...).

Het analysepaneel. Met Analyse klap je drie kaarten uit. Activiteit is een warmtekaart van afgeronde acties over 90 dagen (rijen Ma, Wo, Vr, legenda Minder tot Meer) met een streak (aantal dagen op rij met iets afgerond) en beste dag. Value · Effort zet elke open actie als stip in een matrix: prioriteit van boven (Hoog) naar beneden (Laag), tijdschatting van links (XS) naar rechts (XL), verdeeld in de vlakken Quick Wins, Big Bets, Fill-ins en Time Sinks; stippen zonder effort zijn gedimd. Flow open acties toont het verloop van het aantal open acties over 90 dagen met Trend 90d en de reeksen Open · klanten, Open · intern, Aangemaakt en Afgerond.

Zo werk je ermee#

Een actie snel toevoegen

1. Kies de tab Klanten of Intern; Lopend moet actief zijn.
2. Typ de titel in Nieuwe klantactie... of Nieuwe interne actie....
3. In de Klanten-tab: klik Kies klant, zoek met Zoek klant... en klik de klant aan. Zonder klant blijft Toevoegen uitgeschakeld en geeft Enter de melding Kies eerst een klant, waarna de klantkiezer opent.
4. Optioneel: klik Sjabloon en kies er een. De titel wordt overgenomen (je mag hem aanpassen) en er verschijnt een chip met de sjabloonnaam. Het kruisje (Sjabloon losmaken) maakt de hele balk leeg, dus ook titel en klant.
5. Druk op Enter of klik Toevoegen. Je ziet Actie toegevoegd. Met Esc maak je de balk leeg. Lukt het opslaan niet, dan zie je Fout met Kon de actie niet opslaan. Probeer het opnieuw.

Zo'n actie krijgt status Start, deadline vandaag, prioriteit Midden, effort M en jou als eigenaar. Een sjabloon geeft zijn eigen prioriteit, effort, eigenaar, omschrijving en subtaken mee; de subtaken staan altijd onafgevinkt.

Een actie volledig aanmaken

1. Klik Nieuwe actie en typ de titel bij Wat moet er gebeuren?.
2. Tab Overzicht: koppel klanten via Gekoppelde klanten (zoeken met Zoek klant..., meerdere aanvinken mag) en stel Deadline, Status (Start, Bezig, Afgerond), Prioriteit (Laag, Midden, Hoog), Effort, Eigenaar en Herhaling in. Schrijf eventueel een Omschrijving.
3. Tab Subtaken: typ een stap bij Nieuwe subtaak toevoegen... en druk op Enter of klik Toevoegen.
4. Klik Opslaan. Zonder titel blijft de knop uitgeschakeld; tijdens het opslaan staat er Bezig... en kun je niet dubbel opslaan.

Laat je Gekoppelde klanten leeg, dan wordt het een interne actie. Sluiten kan met Annuleren, het kruisje, Esc of een klik naast het venster; heb je iets gewijzigd, dan vraagt Worktracker eerst Niet-opgeslagen wijzigingen weggooien?.

Een actie bewerken Klik in de lijst op de titel, de klantnaam of Bewerken, pas aan en klik Opslaan. Een actie zonder deadline houdt Geen datum, tenzij je zelf een datum kiest. Heeft een collega de actie intussen gewijzigd (bijvoorbeeld een subtaak afgevinkt), dan vraagt Worktracker bij Opslaan: Deze actie is intussen door iemand anders gewijzigd. Toch opslaan en die wijzigingen overschrijven met jouw versie? Kies OK om jouw versie te bewaren, of Annuleren: dan sluit het venster en open je de actie opnieuw met de verse gegevens.

Afronden

• Klik op het rondje vooraan de rij (Markeer als afgerond). De actie verhuist direct naar Archief.
• Of klik in de lijst op de statusbadge BEZIG: die springt naar Afgerond met de melding Op afgerond gezet en de toelichting dat de actie nu in Archief staat.
• Of open de actie, zet Status op Afgerond en klik Opslaan.

Status wisselen en heropenen Klik in de lijst op de statusbadge: elke klik gaat van START naar Bezig, van BEZIG naar Afgerond en van AFGEROND weer naar Start. Elke wissel wordt direct opgeslagen en gemeld (Status: Bezig, Status: Start of Op afgerond gezet). In Archief zet het rondje vooraan (Markeer als open) een actie terug op Start; hij staat dan weer in Lopend. In het venster kies je bij Status voor Start, Bezig of Afgerond en klik je Opslaan.

Prioriteit wijzigen Klik in de lijst op de prio-badge: elke klik gaat van Laag naar Midden naar Hoog en weer naar Laag. Hoog kleurt rood, Laag grijs. In het venster kies je bij Prioriteit.

Tijdschatting (effort) instellen Klik in de kolom Effort. De maten lopen van XS via S, M en L naar XL en dan weer XS. Je ziet geen letters maar tijd: 5-10 min, 15 min, 30 min, 1 uur, 2 uur. Korte klussen kleuren groen, zware oranje; staat er nog niets, dan zie je een streepje. In het venster kies je bij Effort uit XS, 5 tot 10 min tot en met XL, 2 uur.

Deadline zetten of wijzigen

1. Klik in de kolom Deadline op de datum of op Datum kiezen.
2. Kies een datum; de wijziging wordt direct opgeslagen. Maak je de datum leeg, dan komt de actie onder Zonder deadline.

In de lijst kleurt de datum rood zodra de deadline verstreken is; een actie met deadline vandaag staat dus zonder rode kleur onder Vandaag en verhuist morgen naar Overdue. In het venster zie je de deadline relatief: Vandaag, Morgen, Over 3 dg, 2 dg over of Geen datum.

Een actie toewijzen aan een collega Klik in de kolom Wie op de initialen (of het gestippelde rondje als niemand is toegewezen) en kies in het menu Eigenaar wijzigen een collega of Niet toegewezen. De keuze wordt direct opgeslagen. In het venster doe je hetzelfde bij Eigenaar.

Subtaken gebruiken

1. Open de actie en ga naar Subtaken. Je ziet x / y voltooid met een percentage (of Geen subtaken).
2. Vink stappen af, wijzig de tekst door erin te klikken, of verwijder een stap met de prullenbak (Verwijderen) die verschijnt bij aanwijzen.
3. Klik Opslaan. In de lijst zie je de voortgang als "2 / 5", groen zodra alles af is.

Filteren en zoeken Typ in het zoekveld (titel of klantnaam), kies bij Prio een prioriteit en bij Wie een collega. De filters blijven staan als je van tab wisselt of naar Archief gaat.

Een sjabloon maken

1. Klik Sjablonen. Het venster Sjablonen beheren opent. Klik Nieuw sjabloon (of Eerste sjabloon maken als de lijst leeg is).
2. Vul Naam in, kies Prioriteit, Effort en Eigenaar, schrijf een Omschrijving en voeg stappen toe via Nieuwe subtaak... met Enter of Toevoegen. Stappen zijn genummerd; je kunt ze in de lijst aanpassen en met Verwijderen weghalen.
3. Vink Per-klant sjabloon aan als toepassen op meerdere klanten per klant een aparte actie moet opleveren. Onderin verschijnt dan · Per-klant modus.
4. Klik Opslaan. Je ziet Sjabloon aangemaakt.

Een eigenaar is niet verplicht: laat je Niet toegewezen staan, dan krijgt een actie uit dit sjabloon degene die hem aanmaakt als eigenaar.

Het kan ook vanuit een geopende actie: tab Opties, eventueel Per-klant sjabloon aanvinken, dan Opslaan als sjabloon (Sjabloon opgeslagen!). Let op: dit slaat alleen het sjabloon op, niet de actie zelf; klik daarna nog Opslaan als je de actie ook wilt bewaren.

Een sjabloon toepassen

1. Klik Sjablonen en bij het sjabloon op Toepassen. Het actievenster opent voorgevuld, met het label Sjabloon · naam, deadline vandaag, status Start en alle subtaken onafgevinkt (ook als het sjabloon uit een afgeronde actie is opgeslagen).
2. Koppel klanten, pas de deadline aan en klik Opslaan.

Is het een per-klant sjabloon (herkenbaar aan × N klanten) en vink je twaalf klanten aan, dan maakt Worktracker twaalf losse acties, elk met eigen subtaken: 12 acties aangemaakt (één per klant). Gaat er onderweg iets mis, dan meldt Worktracker Niet alles opgeslagen met hoeveel acties er wél zijn aangemaakt; controleer de lijst voordat je het opnieuw probeert. Vink je geen klant aan, dan ontstaat gewoon één interne actie. Via de snelinvoer opent een per-klant sjabloon meteen het venster.

Een sjabloon bewerken, kopiëren of verwijderen Klik Sjablonen en kies bij het sjabloon Bewerken (opslaan geeft Sjabloon bijgewerkt), Kopie maken (de editor opent met de naam "Kopie van …"; klik Opslaan om de kopie te bewaren) of Verwijderen. Bij verwijderen bevestig je Sjabloon "…" verwijderen? en zie je Sjabloon verwijderd. Verlaat je de editor met Terug naar lijst of Annuleren terwijl er een naam of subtaken zijn ingevuld, dan vraagt Worktracker Niet-opgeslagen wijzigingen weggooien?.

De analyse bekijken Klik Analyse. Activiteit en Value · Effort volgen de actieve tab; Flow open acties toont klant- en intern werk samen. Wijs een dag in de warmtekaart aan voor het aantal afgeronde acties op die dag. Klik op een stip in de matrix om die actie te openen; aanwijzen toont titel, klant, prio en effort.

Automatisch geregeld#

• Groepering op urgentie. Elke open actie belandt op basis van de deadline vanzelf onder Overdue, Vandaag, Deze week, Later of Zonder deadline. De tellers achter Klanten en Intern tellen live mee.
• Standaardwaarden. Een nieuwe actie krijgt deadline vandaag, status Start, prioriteit Midden, effort M en jou als eigenaar. Bewerk je een bestaande actie zonder deadline, dan blijft die leeg.
• Subtaken klaar, actie klaar. Vink je in het venster de laatste subtaak af, dan springt de status naar Afgerond; ook bij Opslaan wordt dit nog gecontroleerd. Andersom niet: haal je een vinkje weg bij een afgeronde actie, dan zet je de status zelf terug.
• Eén subtaak per klant. Koppel je bij het aanmaken meerdere klanten aan één actie zonder subtaken, dan maakt Worktracker bij opslaan per klant een subtaak met de klantnaam, alfabetisch. Bij bewerken gebeurt dit niet: verwijder je bij zo'n actie alle subtaken, dan blijven ze weg.
• Per-klant sjabloon. Bij een nieuwe actie in per-klant modus met klanten aangevinkt ontstaan losse acties per klant, elk met verse, onafgevinkte subtaken. Bij bewerken van een bestaande actie gebeurt dit niet.
• Archief. Alles met status Afgerond verdwijnt uit Lopend en verschijnt bovenaan in Archief. Bij afronden wordt de afronddatum vastgelegd; die voedt de kaarten Activiteit en Flow open acties. Heropen je via het rondje of de statusbadge, dan wordt de afronddatum gewist; heropen je via het venster, dan blijft hij staan (Activiteit telt alleen acties die op dit moment afgerond zijn).
• Herhaling is een label. De keuze bij Herhaling (Wekelijks, Maandelijks, Elk Kwartaal, Jaarlijks) wordt als tekst achter de omschrijving gezet en in de samenvatting getoond. Zodra je een herhaling kiest, staat onder het veld de hint Herhaling is een geheugensteun: er wordt niet automatisch een volgende actie aangemaakt. Gebruik een sjabloon voor terugkerend werk.
• Sjabloon uit een actie. Bij Opslaan als sjabloon gaan titel, omschrijving, subtaken (onafgevinkt), prioriteit, effort, eigenaar en de per-klant-vlag mee.
• Klantkeuze. Klantlijsten tonen alleen klanten buiten het klantarchief, alfabetisch, met code en naam. De klantkiezer in de snelinvoer toont maximaal vijftig resultaten; zoek verder als je klant ontbreekt (Geen klanten gevonden betekent dat er geen match is).
• Klant verwijderd. Verwijdert de eigenaar een klant, dan wordt die klant van alle acties losgekoppeld. Een actie die alleen aan die klant hing, wordt daardoor een interne actie.
• Mislukt opslaan wordt gemeld. Lukt een wijziging in de lijst niet, dan zie je Niet opgeslagen met de titel van de actie; lukt opslaan in het venster niet, dan Fout met Kon de actie niet opslaan. Probeer het opnieuw. Er gaat dan niets stil verloren: probeer het gewoon opnieuw.

Goed om te weten#

• Acties verwijderen kan niet. Een actie verdwijnt alleen naar Archief door afronden. Wees dus zuinig met een per-klant sjabloon op een grote selectie. Sjablonen en subtaken kun je wel verwijderen.
• Geen meervoudige selectie. Er zijn geen selectievakjes om meerdere acties tegelijk af te ronden, toe te wijzen of te wijzigen; het enige "in één keer" is het per-klant sjabloon.
• Iedereen ziet alles. Eigenaar en medewerkers zien dezelfde lijst en kunnen alle acties en sjablonen aanmaken, wijzigen, afronden en (sjablonen) verwijderen. Wil je alleen je eigen werk zien, kies jezelf bij Wie.
• Filter Wie kent geen "niet toegewezen". Acties zonder eigenaar vind je alleen met Iedereen, herkenbaar aan het gestippelde rondje.
• Zoeken kijkt niet in de omschrijving, alleen in titel en klantnaam.
• Archief staat op afronddatum, de laatst afgeronde actie bovenaan; een misklik vind je dus meteen terug.
• Lijstwissels worden direct opgeslagen. Afronden, heropenen, status, prio, effort, deadline en eigenaar in de lijst hoef je niet apart te bewaren. Alleen wat je in het venster wijzigt, sla je op met Opslaan.
• Tegelijk bewerken. Werken twee collega's in dezelfde actie, dan krijgt wie het laatst opslaat de vraag Deze actie is intussen door iemand anders gewijzigd…. Bewaar je toch, dan vervangt jouw versie de hunne; twijfel je, kies Annuleren en open de actie opnieuw.
• Het actievenster waarschuwt bij sluiten met Niet-opgeslagen wijzigingen weggooien? zodra je iets hebt aangepast, ook bij Esc, het kruisje of een klik ernaast. De sjablooneditor waarschuwt alleen bij Terug naar lijst en Annuleren, niet bij het kruisje, Esc of een klik naast het venster.
• Tijdschatting is indicatief. De effort-maat is niet gekoppeld aan urenregistratie; hij dient voor de matrix en om snel te zien wat in tien minuten kan.
• Abonnement. Acties zit in elk abonnement, en dus ook in de proefperiode van 30 dagen. Is het abonnement van je kantoor niet actief (opgezegd en afgelopen, betaling te lang open), dan zie je in plaats van de lijst Acties is tijdelijk vergrendeld met voor de eigenaar de knop Abonnement herstellen. Na een mislukte incasso blijft Acties nog zeven dagen bruikbaar en daarna alleen-lezen tot er betaald is.

Veelgestelde vragen#

Wat is het verschil tussen Klanten en Intern? Alleen of er een klant aan hangt. Koppel je bij Gekoppelde klanten niemand, dan is het intern werk (bijvoorbeeld "Kantoorverzekering opzeggen") en zie je in de kolom Klant de naam van je kantoor met (intern). Haal je bij een klantactie alle klanten weg, dan verhuist hij naar Intern.

Ik heb een actie per ongeluk afgerond. Hoe krijg ik hem terug? Ga naar Archief en klik op het rondje vooraan de rij (Markeer als open) of op de statusbadge AFGEROND: de actie staat direct weer op Start in Lopend. Wil je hem op Bezig zetten, open dan de actie, kies bij Status voor Bezig en klik Opslaan.

Kan ik een actie voor tien klanten tegelijk maken? Ja, op twee manieren. Wil je één actie met per klant een afvinkstap, koppel dan bij het aanmaken tien klanten zonder subtaken: Worktracker maakt automatisch tien subtaken. Wil je tien losse acties, gebruik dan een sjabloon met Per-klant sjabloon aangevinkt (of vink dat aan op de tab Opties) en selecteer de tien klanten.

Ik zie een actie niet terug. Waar is hij? Controleer de tab: zonder klant staat hij onder Intern, met klant onder Klanten. Kijk daarna of hij is afgerond (Archief), of de filters Prio en Wie niet te strak staan en of de groep niet is ingeklapt (pijltje in de groepskop).

Herhaalt een actie met Herhaling: Maandelijks zichzelf? Nee. De herhaling is een geheugensteun in de omschrijving en samenvatting; het venster zegt dat ook onder het veld. Maak van terugkerend werk een sjabloon en pas dat elke periode toe.

Ik krijg de vraag "Deze actie is intussen door iemand anders gewijzigd". Wat nu? Een collega heeft de actie opgeslagen terwijl jij hem open had, bijvoorbeeld door een subtaak af te vinken. Kies Annuleren: het venster sluit, en als je de actie opnieuw opent zie je de verse versie waarin je jouw wijziging alsnog kunt doen. Kies alleen OK als je zeker weet dat jouw versie de wijziging van je collega mag vervangen.

5. Open Posten#

Hier vink je elke maand per klant af dat je de openstaande posten hebt gecontroleerd, op de dag die je in de klantkaart hebt afgesproken.

Voor wie: eigenaar en medewerkers · Pakket: alle abonnementen · Menu: Werk › Open Posten

Iedere klant krijgt één (of twee) vaste dagen per maand waarop iemand van kantoor de openstaande posten naloopt. Worktracker rolt die planning zelf uit, laat zien wat vandaag moet, wat te laat is en wat nog komt, en houdt bij wanneer en door wie er is afgevinkt. Je stelt de controledag één keer in; de rest volgt vanzelf.

Snel naar dit scherm: klik in de zijbalk op Werk › Open Posten, druk buiten een invoerveld op g en daarna o, of open de snelnavigatie met ⌘K / Ctrl+K en typ "Open Posten" (of "debiteuren").

Wat je ziet#

Het scherm bestaat uit een brede linkerkolom met de takenlijst en een smallere rechterkolom met een grafiek en een maandkalender.

Kop. Links staat de titel Open Posten. Rechts staat een groot getal met daarnaast Openstaand: het aantal controles in de bekeken maand dat nog niet is afgerond. Een klant met twee controledagen telt hier voor twee. Gemiste controles van de vorige maand en al afgeronde controles tellen niet mee.

Takenlijst. De controles staan in vaste secties, in deze volgorde:

• Gemist in augustus · 12 (oranje kop met de naam van de vorige maand en het aantal): controles van de vorige maand die nooit zijn afgevinkt. Deze sectie zie je alleen in de huidige maand en staat standaard ingeklapt; klik op de kop om de kaarten uit te klappen. Op een breed scherm staat naast de kop de toelichting niet afgevinkt; afronden logt op die maand. De kaarten hebben een rode tint.
• Verlopen Acties (rood): de controledag ligt vóór vandaag en er is nog niet afgevinkt. Deze kaarten hebben een rode tint.
• Vandaag (groen kopje, blauw omrande kaarten): de controledag is vandaag.
• Volgende Werkdag: de controledag is morgen. Is morgen een zaterdag of zondag, dan gaat het om de eerstvolgende maandag.
• Gepland: september 2026 (de naam van de bekeken maand): alle overige controles later in de maand.
• Afgerond deze maand · 8 (groen, met het aantal): alle controles van de bekeken maand die al zijn afgevinkt, de laatst afgeronde bovenaan.

Alleen de sectie Gepland staat er altijd; de andere verschijnen zodra er iets in staat. Is Gepland leeg en staat er ook niets onder Volgende Werkdag, dan lees je Geen geplande taken meer voor later deze maand. Staat er wél iets onder Volgende Werkdag maar niets later in de maand, dan blijft de kop Gepland leeg, zonder melding.

Taakkaart. Elke controle is een kaart met links een datumblok (afgekorte maand en de dag waarop de controle effectief valt), de klantnaam en daaronder een badge Planning: 15e met de dag die in de klantkaart staat. In de sectie Gemist staat daar ook de maand bij, bijvoorbeeld Planning: 15e · augustus. Naast de planningsbadge staat een blauwe badge met het boekhoudpakket van de klant (bijvoorbeeld SnelStart), dezelfde als in de BTW-lijst, zodat je meteen de juiste administratie opent om de open posten op te halen. Is de controle vanwege het weekend verschoven, dan zie je daarbij het oranje label Weekend verschuiving. Rechts op de kaart staat de blauwe knop AFRONDEN, met links daarvan de kleine grijze knop Overslaan (met een spoel-vooruit-icoontje). Binnen een sectie staan de kaarten op datum, de vroegste bovenaan.

Afgeronde kaart. Onder Afgerond deze maand is de klantnaam doorgestreept en heeft de kaart een lichtgroene tint. In plaats van de knop staat het groene label KLAAR met daarnaast een knop met een gebogen pijl; beweeg je eroverheen, dan lees je Herstellen. Onder de klantnaam staat een groene badge zoals Door: Sanne op 11-9-2026: wie de controle heeft afgerond en op welke datum. Het label Weekend verschuiving wordt op een afgeronde kaart niet meer getoond.

Overgeslagen kaart. Een controle die je met Overslaan hebt gesloten staat ook onder Afgerond deze maand, maar zonder groene tint: de kaart is vervaagd, het label is grijs en zegt OVERGESLAGEN, en de badge luidt Overgeslagen door Sanne op 15-9-2026. Naast de kop van de sectie staat dan waarvan 2 overgeslagen. De knop Herstellen werkt hetzelfde als bij een afgeronde kaart.

Kaart Voortgang. Rechtsboven staat de grafiek Voortgang met de legenda Planning en Gedaan. De gestippelde blauwe lijn (Cumulatief Gepland) loopt per dag van de maand op met het aantal geplande controles. De groene lijn (Cumulatief Gedaan) laat zien hoeveel er tot en met die dag daadwerkelijk is afgerond en stopt bij vandaag; overgeslagen controles tellen hier niet mee. Beweeg over de grafiek voor de precieze aantallen per dag.

Maandkalender. Daaronder staat een kalender die meescrollt. In de kop staat de maandnaam met twee pijltjesknoppen ‹ en › om een maand terug of vooruit te gaan. De weekdagen lopen van Ma tot en met Zo; weekenddagen zijn licht gearceerd en vandaag staat in een blauw blokje. Per dag zie je:

• linksboven een breuk zoals 2/3: hoeveel van de op die dag geplande controles al zijn afgerond (groen zodra alles klaar is);
• in het midden een stip per geplande klant: een blauwe ring voor Open, een groene gevulde stip voor Klaar, een grijze gevulde stip voor Overgeslagen. Beweeg over een stip voor de klantnaam, bijvoorbeeld "Planning: Bakkerij De Korenaar (Open)";
• rechtsonder een groen vakje met een getal: het aantal controles dat op precies die datum is afgevinkt, ongeacht voor welke dag of maand ze gepland stonden. Overgeslagen controles tellen niet mee. De tooltip zegt bijvoorbeeld "4 acties uitgevoerd op deze dag".

Onder de kalender staat de legenda Open · Klaar · Overgeslagen · Uitgevoerd op dag.

Zo werk je ermee#

De controledag van een klant instellen (eigenaar)

1. Ga naar Klanten en klik op de klant. De klantkaart opent op het tabblad Overzicht.
2. Zoek in de kolom Fiscaal & ritme het veld Open posten 1e en vul de dag van de maand in (1 tot en met 31, met daarachter v/d mnd). Een getal buiten dat bereik zet Worktracker direct terug naar 1 of 31. Nieuwe klanten die je met Nieuwe klant aanmaakt staan standaard op de 1e.
3. Klik op Opslaan. Je ziet de melding Klant opgeslagen. In de klantenlijst staat de dag voortaan onder de klantnaam, tussen de rechtsvorm en de BTW-voorkeur, bijvoorbeeld "Eenmanszaak · 15e · Direct".

Een tweede controledag toevoegen of weer weghalen (eigenaar)

1. Open de klantkaart en ga naar Open posten 2e (met de toelichting Tweede open posten-dag per maand).
2. Zet het schuifje aan. Het veld springt standaard op de 15e; pas de dag aan als je wilt.
3. Klik op Opslaan. De klant krijgt nu elke maand twee losse controles, elk met een eigen kaart en eigen AFRONDEN-knop. In de klantenlijst staat dan bijvoorbeeld "1e · 15e".
4. Wil je de tweede controle weer kwijt, zet dan het schuifje uit (er staat dan Uit) en klik op Opslaan. De tweede dag verdwijnt uit de klantkaart, de klantenlijst en Open Posten. Eerder afgevinkte tweede controles blijven in de registratie bewaard.

Je dag afwerken

1. Open Open Posten. Het scherm staat standaard op de huidige maand.
2. Begin bij Gemist in … (als die sectie er staat) en Verlopen Acties, en werk daarna Vandaag af.
3. Controleer de openstaande posten van de klant in je boekhoudpakket.
4. Klik op AFRONDEN. Je krijgt geen bevestigingsvraag: de knop wordt even grijs terwijl Worktracker opslaat, daarna verschijnt de melding Afgerond met een tekst als "Bakkerij De Korenaar · september. Ongedaan maken kan onder "Afgerond deze maand"." De kaart verhuist naar Afgerond deze maand, het getal bij Openstaand gaat één omlaag, de stip in de kalender wordt groen en het vakje op vandaag telt één op.
5. Lukt het opslaan niet, bijvoorbeeld omdat je geen verbinding hebt, dan verschijnt de melding Afvinken mislukt met de tekst dat de klant niet is opgeslagen. Probeer het opnieuw zodra de verbinding er weer is.

Een controle overslaan (wegwerken zonder uit te voeren)

Soms wil je een controle sluiten zonder hem te doen: een gemiste maand die je niet meer inhaalt, een klant die die maand niets had, een achterstand die je in één keer wilt wegwerken. Daar is de kleine knop Overslaan voor, links van AFRONDEN, op elke openstaande kaart: ook onder Gemist in augustus en Verlopen Acties.

1. Klik op Overslaan. Geen bevestigingsvraag; je ziet de melding Overgeslagen met een tekst als "Bakkerij De Korenaar · augustus, niet uitgevoerd. Ongedaan maken kan via ‹ in de maand augustus."
2. De kaart verdwijnt uit de open lijst en het getal bij Openstaand gaat één omlaag. De controle geldt als afgehandeld, maar niet als gedaan: de groene lijn in Voortgang en de groene vakjes in de kalender tellen hem niet mee, de stip in de kalender wordt grijs, en in de API en de MCP-koppeling telt hij niet als afgerond.
3. Per ongeluk overgeslagen? Herstel het met de knop Herstellen op de kaart onder Afgerond deze maand (in de maand waar de controle bij hoort). De kaart staat dan weer open.

Een misklik herstellen

1. Scrol naar Afgerond deze maand en zoek de kaart van de klant.
2. Klik op de knop met de gebogen pijl naast KLAAR (tooltip Herstellen). Ook hier is er geen bevestigingsvraag.
3. Je ziet de melding Teruggezet met een tekst als "Bakkerij De Korenaar staat weer open." De kaart staat weer in de sectie waar hij hoort, Openstaand telt één op, de stip in de kalender wordt weer blauw en het groene vakje op de afvinkdatum gaat één omlaag. De registratie met naam en datum is gewist.
4. Lukt het niet, dan zie je Terugdraaien mislukt; probeer het opnieuw.

Vooruit- of terugkijken naar een andere maand

1. Klik in de kop van de kalender op ‹ of ›.
2. De takenlijst, het getal Openstaand, de grafiek en de kalender schakelen alle vier mee naar die maand. De sectie Gemist in … zie je alleen in de huidige maand.
3. Klik net zo vaak terug tot je weer op de huidige maand staat; er is geen aparte knop voor "vandaag".

Een controle van een vorige maand alsnog afronden of overslaan

Er zijn twee routes:

1. Voor de vorige maand: blijf in de huidige maand, klik op de kop Gemist in augustus · 12 om de sectie uit te klappen en klik op AFRONDEN (of op Overslaan als je de controle niet meer inhaalt). De melding zegt dan "Ongedaan maken kan via ‹ in de maand augustus".
2. Voor elke eerdere maand: ga met ‹ naar die maand. Alle nog niet afgevinkte controles staan daar onder Verlopen Acties; klik op AFRONDEN of Overslaan.

In beide gevallen wordt de controle aan die maand gekoppeld (de stip in die kalender wordt groen en de kaart komt daar onder Afgerond deze maand), maar de uitvoering wordt geregistreerd op de datum van vandaag. Terugdraaien doe je in die maand met Herstellen.

Een controle van volgende maand alvast afronden

1. Ga met › naar de volgende maand. De controles staan daar onder Gepland (of onder Volgende Werkdag als de eerste controledag morgen al is).
2. Klik op AFRONDEN. Dat kan; de registratie krijgt de datum van vandaag en hoort bij de volgende maand. De kaart komt daar onder Afgerond deze maand.

Terugzien wanneer en door wie er is afgevinkt

1. Kijk onder Afgerond deze maand: elke kaart toont een badge zoals Door: Sanne op 11-9-2026.
2. Kijk in de kalender naar de groene vakjes rechtsonder in de dagen: daar zie je per datum hoeveel controles er zijn uitgevoerd.
3. Beweeg over een groene stip om te zien welke klant op die geplande dag als Klaar staat.

Automatisch geregeld#

• Planning uitrollen. Je maakt nooit zelf een open-posten-taak aan. Voor elke maand die je bekijkt berekent Worktracker per klant de controle(s) opnieuw uit de klantkaart.
• Welke klanten meedoen. Een klant staat in Open Posten als de status Actief, Gratis of Exit is (niet Archief) én er op het tabblad Diensten minstens één dienstregel staat die in de bekeken maand loopt. Exit-klanten blijven dus zichtbaar tot de einddatum van hun dienst is verstreken, zodat je ze netjes kunt afwikkelen. Een klant zonder dienstregel verschijnt niet.
• Te korte maanden. Staat een klant op de 31e en heeft de maand maar 30 dagen, dan valt de controle op de laatste dag van die maand.
• Weekendverschuiving. Valt de controledag op een zaterdag of zondag, dan schuift Worktracker hem door naar de eerstvolgende maandag. Ligt die maandag al in de volgende maand (bijvoorbeeld bij zaterdag 31 oktober), dan schuift de controle juist terug naar de laatste werkdag van de maand, de vrijdag ervoor; zo blijft hij in de maand waar hij bij hoort, in de kalender en in de grafiek. Op de kaart staat in beide gevallen Weekend verschuiving; in de badge Planning blijft de oorspronkelijke dag staan. Het label verschijnt alleen bij een echte verschuiving, ook bij de tweede controledag, en niet als een dag alleen is afgekapt omdat de maand korter is.
• Indeling op vandaag. De secties Gemist, Verlopen Acties, Vandaag en Volgende Werkdag worden bepaald op basis van de echte datum van vandaag, ook als je een andere maand bekijkt. Op vrijdag geldt maandag als volgende werkdag. Gemist in … kijkt alleen naar de maand vóór de huidige; oudere achterstand vind je via ‹.
• Registratie bij afronden. Bij AFRONDEN legt Worktracker vast: de datum van vandaag, wie het deed, de maand waar de controle bij hoort en of het de eerste of tweede controle was. Elke afvinking en elk herstel wordt als losse regel rechtstreeks op de server verwerkt; is een controle intussen al door een collega afgevinkt, dan verandert er niets.
• Standaarddag bij import. Importeer je klanten via een CSV-bestand, dan leest Worktracker de kolom Open Posten Day (een dag van 1 tot en met 31); ontbreekt die kolom of staat er iets anders in, dan wordt het de 1e. Klanten die de eigenaar via de Werkvoorraad-import automatisch laat aanmaken, krijgen altijd de 1e. Een tweede controledag stel je altijd achteraf in de klantkaart in.
• Koppeling met het Dashboard. Klanten met status Actief of Gratis bij wie een controle van de huidige maand al voorbij de controledag is en nog niet is afgevinkt, krijgen op het dashboard in Aandacht vereist het label "1 open posten" (of "2 open posten") en tellen mee in de rangschikking en in het aantal in de ondertitel. Controles in de komende zeven dagen staan in Mijn vandaag onder Deze week, als "open posten bij N klanten" op dezelfde effectieve dag als in deze module (dus met weekendverschuiving), ook voor Exit-klanten en ook als ze al in de volgende maand vallen. Afgevinkte controles tellen daar niet meer mee.
• Via de API. Afgeronde controles zijn ook via de API-koppeling op te vragen, in het overzicht van afgerond werk per periode, als "Open Posten" met de klantnaam, naast afgeronde acties en ingediende BTW-aangiftes.

Goed om te weten#

• Ongedaan maken. Een afgeronde controle verdwijnt niet, maar verhuist naar Afgerond deze maand. Daar zet je hem met Herstellen weer open; de registratie van naam en datum wordt dan gewist. Er is geen bevestigingsvraag, dus klik ook hier bewust.
• Eigenaar en medewerker. Iedereen op kantoor kan controles afronden en herstellen en ziet in Open Posten precies hetzelfde. De controledagen staan op de klantkaart (tabblad Overzicht) en kunnen door iedereen worden aangepast; in de klantenlijst staan ze onder de klantnaam.
• Twee controledagen zijn twee losse taken. Rond je de eerste af, dan blijft de tweede gewoon staan. Ze tellen ook apart mee in Openstaand.
• Later afgevinkt, andere maand. Rond je in september een controle van augustus af, dan wordt de stip in de augustus-kalender groen, maar het groene vakje Uitgevoerd op dag staat op de septemberdatum. In de grafiek Voortgang van augustus zie je die late afronding niet terug.
• Verbinding nodig. Afronden en herstellen gaan rechtstreeks naar de server. Zonder internetverbinding zie je direct Afvinken mislukt of Terugdraaien mislukt; de actie wordt dan niet onthouden of later alsnog verstuurd, dus probeer het opnieuw zodra de verbinding terug is. Dat is anders dan in de meeste andere schermen, waar wijzigingen tijdens een storing lokaal bewaard blijven.
• Tegelijk afvinken kan gewoon. Vinken twee collega's dezelfde klant op hetzelfde moment af, dan wordt de controle één keer geregistreerd; niemand overschrijft de afvinkingen van een ander.
• Geen e-mails. Deze module verstuurt niets naar klanten; het is een interne controlelijst.
• CSV-export van klanten bevat de kolom Open Posten Day met de eerste controledag; de tweede dag zit niet in de export. Importeer je zo'n bestand later weer, dan wordt die kolom gelezen en krijgen nieuwe klanten de dag uit het bestand.

Veelgestelde vragen#

Een klant staat niet in Open Posten, terwijl hij Actief is. Hoe kan dat? Kijk in de klantkaart op het tabblad Diensten. Er moet minstens één dienstregel zijn die in de bekeken maand loopt (Vanaf in of vóór de maand, en geen Tot of een Tot in of na de maand). Zonder dienstregel doet de klant niet mee.

Waarom staat een klant onder Verlopen Acties terwijl ik pas net de maand ben ingegaan? De sectie kijkt naar de dag in de klantkaart. Staat die op de 1e en is het vandaag de 3e, dan is de controle twee dagen te laat. Pas de dag in Open posten 1e aan als je een ander ritme wilt.

Op de 1e van de maand is mijn achterstand verdwenen. Waar zijn die controles? Ze staan bovenaan de lijst onder Gemist in augustus · 12 (met de naam van de vorige maand), standaard ingeklapt. Klik op de kop om ze te zien en af te ronden; ze tellen niet mee in Openstaand van de nieuwe maand. Achterstand van nog eerdere maanden vind je via ‹.

Ik heb per ongeluk op AFRONDEN geklikt. Kan ik dat terugdraaien? Ja. De kaart staat nu onder Afgerond deze maand; klik daar op Herstellen (de knop met de gebogen pijl naast KLAAR). De controle staat dan weer open en de registratie is gewist. Heb je een controle uit de sectie Gemist afgerond, ga dan met ‹ naar die maand; daar staat de kaart onder Afgerond deze maand.

Kan ik zien wie een controle heeft afgerond? Ja. Onder Afgerond deze maand staat op elke kaart een badge zoals Door: Sanne op 11-9-2026. In de kalender zie je per dag hoeveel controles zijn uitgevoerd en welke klanten op Klaar staan, maar daar staat de naam niet bij.

Hoe zet ik een klant tijdelijk uit Open Posten? Geef de lopende dienstregel op het tabblad Diensten een einddatum via Dienstwijziging (veld Tot), of zet de klant op Archief. Zet je de status op Exit, dan blijft de klant zichtbaar tot de dienst is afgelopen.

Wat betekent "Cumulatief Gepland" in de grafiek Voortgang? Dat is het totaal aantal controles dat tot en met die dag gepland stond, opgeteld vanaf de 1e van de maand. Cumulatief Gedaan is het aantal dat tot en met die dag is afgerond. Ligt de groene lijn onder de blauwe, dan loop je achter op schema.

6. Werkvoorraad#

Met Werkvoorraad meet je elke dag hoeveel onverwerkte boekingen en bankregels er bij je klanten openstaan, en hoeveel je team daarvan heeft weggewerkt.

Voor wie: Eigenaar en medewerker · Pakket: alle abonnementen · Menu: Werk › Werkvoorraad

's Ochtends importeer je de export uit je boekhoudpakket, aan het einde van de dag nog een keer. Het verschil is wat je team die dag heeft verwerkt. Worktracker bewaart alle metingen en maakt er grafieken en tabellen van: per maand, per dag en per klant.

Je opent de module via Werk › Werkvoorraad in de zijbalk, met de sneltoets g en daarna w, of via ⌘K / Ctrl+K en dan Werkvoorraad. Vanaf het Dashboard kom je hier ook: via de knoppen Begin van de dag en Einde van de dag rechtsboven en via de tegels Boekingen en Bank.

Wat je ziet#

Paginakop. Links de titel Werkvoorraad. Rechts een schakelaar met Boekingen (blauw: onverwerkte stukken in de inbox) en Bank (oranje: onverwerkte afschriftregels), de knop Analyse (het jaaroverzicht) en de blauwe knop Import. In de dagweergave staat links van de titel een pijl terug naar het jaaroverzicht.

Jaarweergave (Analyse). Een donkere kaart met de kop Verwerking per Maand en het jaartal, met daarboven BOEKINGEN of BANKMUTATIES. Rechts kies je het jaar met ‹ en ›. De staafgrafiek toont per maand hoeveel items er verwerkt zijn, met het getal boven elke staaf; ga je met de muis over een staaf, dan zie je Boekingen Verwerkt of Bankregels Verwerkt met het aantal. De rode stippellijn GEM is het maandgemiddelde. Daaronder de jaartabel met CODE, KLANT, de twaalf maanden (afgekort) en TOTAAL. Een maand zonder verwerking toont een streepje.

Dagweergave. Een kop met maandnaam en jaar, met ‹ en › om een maand te bladeren. Daaronder twee kaarten:

• Productiviteit (Boekingen) of Productiviteit (Bank) · Items Verwerkt: een staaf per dag met het aantal verwerkte items en een stippellijn GEM met het daggemiddelde.
• Status (Boekingen) of Status (Bank) · Open vs Gedaan: gestapelde staven per dag. Onderin wat er aan het einde van de dag nog openstond (Open (Restant)), daarbovenop wat er is weggewerkt (Gedaan). Stippellijnen markeren GEM. START (gemiddelde beginstand) en GEM. GEDAAN (gemiddeld verwerkt).

Ga je met de muis over een dag, dan zie je een kaartje met Eind (Gister), Nieuw (Nacht), Start (Begin dag), Nieuw (Dag), Gedaan en Open (Einde).

Onder de grafieken staat de dagtabel: CODE, RELATIE, een kolom per dag en MAAND. Weekenddagen zijn gearceerd, vandaag is blauw gemarkeerd, een dag zonder verwerking toont een puntje. De kolommen CODE en RELATIE blijven staan als je opzij scrolt. De onderste regel Totaal telt per dag alle klanten op.

Import Wizard. Na het kiezen van een bestand opent het venster Import Wizard (Stap 2/2: Kies datum en moment) met een datumveld onder Datum Selecteren, de keuze Begin / Eind onder Moment van de dag, een kruisje rechtsboven om te sluiten en de knoppen Annuleren en Opslaan & Voltooien. Onderin staat hoeveel regels er zijn ingelezen, bijvoorbeeld 71 regels ingelezen · 2 onbekende klant(en). Staat er voor de gekozen datum en het gekozen moment al een meting, dan verschijnt een oranje waarschuwing: Er staat al een beginmeting op [datum]. (of eindmeting), met de uitleg dat die bij opslaan wordt overschreven door dit bestand en dat je een andere datum of een ander moment kunt kiezen als dat niet de bedoeling is. De waarschuwing volgt direct de datum en het moment die je in de wizard instelt.

Zo werk je ermee#

De ochtendmeting importeren (begin van de dag)

1. Maak in je boekhoudpakket de export van het administratie-overzicht. Uit e-Boekhouden is dat het overzicht met alle administraties, met per klant de kolommen Klantcode, Bedrijf, Onverwerkte afschriftregels en Onverwerkt in inbox. Sla het op als .csv.
2. Klik in Werkvoorraad op Import en kies het bestand.
3. De wizard opent met de datum op vandaag en het moment op Begin. Controleer beide.
4. Klik op Opslaan & Voltooien. Tijdens het opslaan draait er een spinner op de knop en is die uitgeschakeld; daarna sluit het venster, verschijnt de melding Meting opgeslagen met Begin · [datum] en krijgt op het Dashboard de knop Begin van de dag een vinkje met het tijdstip.

De eindmeting importeren (einde van de dag)

1. Maak aan het einde van de werkdag dezelfde export opnieuw.
2. Klik op Import en kies het bestand. Omdat er vandaag al een beginmeting is, stelt de wizard nu Eind voor.
3. Klik op Opslaan & Voltooien. Je ziet Meting opgeslagen met Eind · [datum], en vanaf nu rekent Worktracker uit wat er vandaag per klant verwerkt is.

Wisselen tussen boekingen en bankregels

1. Klik bovenin op Boekingen of Bank.
2. Alle grafieken, tabellen en gemiddelden schakelen mee; in de jaarweergave wordt BOEKINGEN dan BANKMUTATIES.

Inzoomen van jaar naar maand

1. Klik in de jaarweergave op een staaf, op een maandkop in de tabel of op een maandcel bij een klant.
2. Je komt in de dagweergave van die maand. Blader met ‹ en ›; over de jaargrens heen gaat vanzelf.
3. Terug naar het jaar: klik op de pijl links van de titel of op Analyse.

Een ander jaar bekijken

1. Gebruik in de jaarweergave ‹ en › naast het jaartal. Grafiek, tabel en FIT-signalering rekenen opnieuw voor dat jaar.

Sorteren

1. Klik in de jaartabel op CODE, KLANT of TOTAAL; in de dagtabel op CODE, RELATIE of MAAND.
2. De eerste klik sorteert oplopend, een tweede klik aflopend. Het pijltje achter de kolomnaam laat zien welke kolom actief is.
3. Standaard staan klanten gesorteerd op het totaal van de geselecteerde maand (bij openen de huidige maand), hoogste bovenaan. Dat geldt ook in de jaartabel, totdat je op een andere kolom klikt.

Een verkeerde meting vervangen

1. Klik op Import en kies het juiste bestand.
2. Zet in de wizard dezelfde datum en hetzelfde moment als de meting die fout is. De wizard meldt Er staat al een beginmeting op [datum]. of Er staat al een eindmeting op [datum].
3. Klik op Opslaan & Voltooien. De oude meting wordt vervangen en je ziet Meting overschreven. Wissen is dus niet nodig als je alleen één meting wilt corrigeren.

Een hele dag wissen

1. Ga naar de dagweergave van de juiste maand en beweeg de muis over het dagnummer in de tabelkop. Er verschijnt een prullenbakje.
2. Klik erop en bevestig Weet je zeker dat je alle metingen van [datum] wilt wissen?
3. Begin- én eindmeting van die dag zijn weg. Importeer daarna zo nodig de juiste bestanden opnieuw met de juiste datum en het juiste moment.

Een meting van een eerdere dag alsnog invoeren

1. Klik op Import en kies het bestand van die dag.
2. Pas in de wizard de datum aan onder Datum Selecteren en kies Begin of Eind.
3. Klik op Opslaan & Voltooien. Staat er op die dag al een meting voor dat moment, dan waarschuwt de wizard vooraf en wordt die meting vervangen; anders wordt de meting toegevoegd. De metingen van vandaag blijven ongemoeid.

Een import afbreken

1. Klik in de wizard op Annuleren of op het kruisje rechtsboven. Er wordt dan niets opgeslagen.

Het Dagelijks protocol op het Dashboard volgen

1. Rechtsboven op het Dashboard staan de knoppen Begin van de dag en Einde van de dag.
2. Zonder meting staan ze gewoon als knop, met het icoon van de zon.
3. Na de ochtendimport krijgt Begin van de dag een groen vinkje met het tijdstip; na de eindimport ook Einde van de dag.
4. Klik op een van de twee stations om direct naar de module te gaan.

Automatisch geregeld#

• Bestand herkennen. Worktracker zoekt zelf de regel met kolomkoppen, ook onder titelregels zoals in de export van e-Boekhouden. Het scheidingsteken (puntkomma, tab, komma of verticale streep) wordt automatisch bepaald, aanhalingstekens worden netjes verwerkt en de kolomvolgorde maakt niet uit. Ook de tekencodering wordt herkend: een CSV die Excel op Windows opslaat (Windows-1252) wordt net zo goed gelezen als UTF-8, dus namen met é, ë of ü blijven heel. Extra kolommen worden genegeerd; regels zonder klantcode of naam overgeslagen. Een lege aantallen-cel telt als 0.
• Kolomnamen. Voor de klantcode herkent de import Klantcode, Klant code, Klantnummer en Relatiecode; voor de naam Bedrijf, Bedrijfsnaam, Relatienaam en Relatie; voor boekingen Onverwerkt in inbox, Aantal inbox, Inbox en Boekingen; voor bankregels Onverwerkte afschriftregels, Onverwerkte regels, Bankmutaties, Afschriftregels en Bank. Hoofdletters maken niet uit en een kop die zo'n naam bevat telt ook, al gaat een exacte naam voor. Eén aantallen-kolom is genoeg; de andere telt dan als 0.
• Begin of Eind voorstellen. Staat er vandaag al een beginmeting, dan stelt de wizard Eind voor, anders Begin.
• Eén meting per dag en moment. Elke dag heeft hoogstens één beginmeting en één eindmeting. Importeer je voor een datum en moment waarvoor al een meting bestaat, dan waarschuwt de wizard vooraf en vervangt de nieuwe meting de oude in één keer; er kunnen dus geen dubbele metingen ontstaan. De melding na afloop is dan Meting overschreven in plaats van Meting opgeslagen.
• Klantcodes matchen. Hoofdletters en spaties aan het begin of einde maken niet uit: 202112_Snelstart en 202112_SnelStart zijn dezelfde klant.
• Nieuwe klanten. Een onbekende klantcode wordt door een eigenaar automatisch als klant aangemaakt: status Actief, rechtsvorm Werk-bv als de naam "b.v." bevat en anders Eenmanszaak, btw-type Direct, startdatum vandaag, open-posten-dag 1 en laatste IB-jaar op vorig jaar. Er wordt géén dienst of prijs verzonnen: de dienstverlening blijft leeg totdat je die op de klantkaart invult. Controleer die gegevens daarna in Klanten.
• Codewijziging herkennen. Is de code onbekend maar de bedrijfsnaam wél bekend, dan maakt de app geen nieuwe klant aan maar meldt Klantcode gewijzigd, met de oude en de nieuwe code. Pas de code aan in Klanten, anders splitst de historie.
• Dubbele codes melden. Staat dezelfde code twee keer in de export, dan zie je Dubbele klantcode in de export; die aantallen tellen dubbel mee in de maand- en jaartotalen.
• Verwerkt berekenen. Per dag met een begin- én eindmeting rekent Worktracker per klant: beginstand min eindstand, nooit onder nul. Apart voor boekingen en bankregels. Een klant die alleen in de eindmeting staat, krijgt 0.
• Gemiddelden. GEM in de jaargrafiek is het jaartotaal gedeeld door het aantal maanden met verwerking; in de dagweergave het gemiddelde per dag met een volledige meting. GEM. START en GEM. GEDAAN zijn de gemiddelde beginstand en het gemiddeld verwerkte aantal over diezelfde dagen.
• FIT-quotum bewaken. Heeft een klant onder Dienstverlening een dienst waarvan de naam met FIT begint (FIT10, FIT20, FIT30, FIT40), dan is dat getal het aantal boekingen van het pakket. Welke dienst geldt, wordt bepaald op de 15e van de maand; een dienst die precies op de 15e ingaat telt die maand al mee. Komt het verwerkte aantal in een maand daarboven, dan kleurt de cel amber met een pulserend stipje, zowel in de jaartabel als in de kolom MAAND van de dagtabel. Alleen voor Boekingen, niet voor Bank.
• Dashboard. De tegels Boekingen en Bank tonen het weekgemiddelde van de beginmetingen, de lijn van de laatste twaalf weken en hoeveel er gemiddeld per dag is verwerkt; het Dagelijks protocol leest of er vandaag een begin- en eindmeting is. Het tijdstip achter het vinkje is het moment van opslaan.
• Direct gedeeld. Elke meting is meteen zichtbaar voor alle collega's in je kantoor, en ook de API-koppeling van Worktracker leest deze metingen.

Goed om te weten#

• Alleen dagen met een begin- én eindmeting tellen als verwerking. Een dag met één meting laat in Open vs Gedaan wel de open stand zien, maar niets bij Gedaan.
• Gedaan is een nettocijfer per klant. Komen er overdag vijf nieuwe stukken binnen en werk je er vijf weg, dan staat er 0. Het kaartje bij een dag laat met Nieuw (Nacht) en Nieuw (Dag) zien hoeveel er tussen de metingen is bijgekomen.
• Eigenaar én medewerker kunnen importeren en dagen wissen; wissen is niet ongedaan te maken. Alleen een eigenaar kan onbekende klanten laten aanmaken. Een medewerker krijgt dan naast Meting opgeslagen een tweede melding met dezelfde titel: het aantal onbekende klanten dat niet is aangemaakt omdat dat alleen een eigenaar kan, met hun namen en codes; de meting zelf wordt bewaard.
• Medewerkers zien geen prijzen, maar de FIT-signalering werkt voor hen wel, omdat de naam van de dienst zichtbaar blijft.
• De FIT-signalering gebruikt voor alle twaalf maandcellen van een klant het pakket dat geldt in de geselecteerde maand (bij openen de huidige maand, daarna de maand die je het laatst hebt aangeklikt). Is een klant in de loop van het jaar van pakket gewisseld, dan kan een oudere maand dus tegen het nieuwe quotum worden afgezet.
• Een klant die via de import is aangemaakt heeft nog geen dienst en dus geen FIT-signalering. Vul de dienstverlening in op de klantkaart; daarna rekent de signalering ook voor die klant.
• De wizard toont vooraf alleen het aantal ingelezen regels en het aantal onbekende klanten. De details (welke klanten nieuw zijn, gewijzigde of dubbele codes) komen als meldingen ná het opslaan. Na een geslaagde import zie je altijd Meting opgeslagen of Meting overschreven.
• Wijzig je in de wizard de datum of het moment, dan kijkt de waarschuwing altijd naar wat je definitief hebt gekozen. Zolang er geen waarschuwing staat, wordt er niets overschreven.
• De laatste cel van de regel Totaal in de dagtabel telt alle verwerkte items van het hele jaar op, niet alleen van de getoonde maand. De maandtotalen per klant erboven kloppen wél.
• Er is geen zoekveld in de tabellen; sorteer op KLANT of RELATIE om een klant snel te vinden.
• De bestandskiezer accepteert alleen de extensie .csv. Levert je pakket iets anders, sla het dan eerst op als CSV.
• Het Dagelijks protocol kijkt alleen naar metingen met de datum van vandaag. Importeer je de meting van vandaag onder een andere datum, dan blijft het protocol op Nog te doen staan.
• Bij een leesfout zie je Fout met de reden: Kon de kolommen "Klantcode" en "Bedrijf" niet vinden, Geen kolom met aantallen gevonden of De kolommen zijn gevonden op regel …, maar er staan geen klantregels onder. Maak je het datumveld leeg, dan zie je bij opslaan Ongeldige datum. Lukt het opslaan niet, dan zie je Fout bij opslaan.
• Werkvoorraad zit in elk abonnement. Alleen zonder actief abonnement of proefperiode is de module afgeschermd: je ziet dan Werkvoorraad is tijdelijk vergrendeld met, voor de eigenaar, de knop Abonnement herstellen. Je metingen blijven bewaard.

Veelgestelde vragen#

Welk bestand moet ik precies importeren? Uit e-Boekhouden het overzicht met alle administraties, met de kolommen Klantcode, Bedrijf, Onverwerkte afschriftregels en Onverwerkt in inbox. Bij een ander pakket volstaat elk CSV-bestand met die kolomnamen of een van de herkende varianten.

De import zegt dat de kolommen Klantcode en Bedrijf niet gevonden zijn. Wat nu? De melding noemt welke kolomkoppen wél gevonden zijn. Controleer of je export een klantcode- en een bedrijfsnaamkolom bevat met een van de herkende koppen. Bij Geen kolom met aantallen gevonden mist de kolom met onverwerkte stukken.

Ik heb 's ochtends per ongeluk twee keer geïmporteerd. Is dat erg? Nee. De wizard waarschuwt bij de tweede keer dat er al een beginmeting op die datum staat, en na opslaan vervangt de tweede meting de eerste (Meting overschreven). Heb je per ongeluk Eind gekozen in plaats van Begin, importeer het ochtendbestand dan opnieuw met Begin; de foute eindmeting wordt aan het einde van de dag vanzelf overschreven door de echte eindmeting. Wil je liever schoon beginnen, wis dan de dag via het prullenbakje.

Waarom staat een klant niet in de tabel? Een klant verschijnt pas als hij in een eindmeting van het gekozen jaar voorkomt op een dag die ook een beginmeting heeft. Staat hij er wel in maar is de klantcode in de export veranderd, dan is de historie gesplitst. De klant staat er dan twee keer in, onder de oude en de nieuwe code. Werk de code bij in Klanten.

Wat betekent het oranje stipje bij een maandcel? De klant heeft een FIT-pakket en het aantal verwerkte boekingen in die maand ligt boven het aantal dat bij het pakket hoort. Een goed moment om het pakket van die klant tegen het licht te houden. Zie je bij een klant nooit een stipje, controleer dan of er op de klantkaart een dienst staat waarvan de naam met FIT begint.

We hebben hard gewerkt, maar de dag toont bijna niets bij Gedaan. Hoe kan dat? Óf er is maar één meting van die dag (controleer het Dagelijks protocol), óf er zijn overdag veel nieuwe stukken binnengekomen. De teller is netto: nieuw werk valt weg tegen weggewerkt werk. Het kaartje bij de dag laat onder Nieuw (Dag) zien hoeveel er is bijgekomen.

7. Kalender#

Eén gedeelde jaarkalender voor het hele kantoor: hier zet je de activiteiten die elke maand of elk jaar terugkomen, zodat iedereen in één oogopslag ziet wat er in een maand op de planning staat.

Voor wie: Eigenaar en medewerker · Pakket: alle abonnementen · Menu: Werk › Kalender

Wat je ziet#

Kop. Bovenaan staat de titel Kalender met rechts de blauwe knop Nieuwe activiteit (in de app weergegeven in kleine hoofdletters).

Twee jaarhelften. Daaronder staan twaalf maandkaarten, verdeeld over Eerste helft (Januari tot en met Juni) en Tweede helft (Juli tot en met December). Op een breed scherm staan de zes maanden van een helft naast elkaar; op een kleiner scherm worden dat rijen van drie of twee, en op een telefoon staan de kaarten onder elkaar.

Maandkaart. Elke kaart heeft de maandnaam als kop en rechts een teller met het aantal activiteiten in die maand. Daaronder staan de activiteiten als blokjes met een gekleurde linkerrand, de titel, (als je die hebt ingevuld) de omschrijving en rechts een klein potlood-icoontje. Lange titels en omschrijvingen worden afgekapt met puntjes; open de activiteit om alles te lezen. Een maand zonder activiteiten toont de tekst Geen activiteiten.

Activiteitenvenster. Klik op Nieuwe activiteit of op een bestaande activiteit en je krijgt een venster met vier velden: Titel, Omschrijving (optioneel), Maanden en Kleur. Onderaan staan Annuleren en Opslaan; bij een bestaande activiteit staat linksonder ook Verwijderen. Het venster heet Nieuwe activiteit bij aanmaken en Activiteit wijzigen bij bewerken.

De kalender kent geen jaartal en geen dagen. Je koppelt een activiteit aan één of meer maanden, en die keuze geldt elk jaar opnieuw. Denk aan "BTW-aangifte indienen" in januari, april, juli en oktober, of "Loonaangifte" in elke maand.

Zo werk je ermee#

Naar de kalender gaan

1. Klik in de zijbalk onder Werk op Kalender. Op je telefoon open je de zijbalk eerst met de knop Menu openen (drie streepjes) in de vaste balk bovenaan, naast de naam van je kantoor.
2. Sneller: druk g en daarna l (buiten een invoerveld; onderaan verschijnt kort kies bestemming...), of open de snelnavigatie met ⌘K / Ctrl+K en typ "Kalender".

Een jaarlijkse activiteit toevoegen

1. Klik op Nieuwe activiteit.
2. Vul een Titel in, bijvoorbeeld "Jaarrekeningen afronden". Het veld geeft als voorbeeld "Bijv. BTW-aangifte indienen".
3. Zet eventueel een korte toelichting in Omschrijving (optioneel) (het veld toont als voorbeeld "Korte toelichting").
4. Klik onder Maanden op de maand waarin dit werk valt, bijvoorbeeld Mei. De knop kleurt blauw. De knoppen tonen de eerste drie letters van de maandnaam: Jan, Feb, Maa, Apr, Mei, Jun, Jul, Aug, Sep, Okt, Nov, Dec.
5. Kies een Kleur door op een van de acht vakjes te klikken. Houd de muis erop voor de naam: Indigo, Paars, Lavendel, Groen, Amber, Rood, Antraciet of Zwart. Het gekozen vakje krijgt een donkere rand (in de donkere modus een witte) en wordt iets groter; standaard staat het eerste vakje (Indigo) geselecteerd.
6. Klik op Opslaan. Je ziet de melding Activiteit toegevoegd, het venster sluit en de activiteit staat op de maandkaart.

Een maandelijkse activiteit toevoegen Volg dezelfde stappen, maar klik onder Maanden alle twaalf knoppen aan, van Jan tot en met Dec. De activiteit verschijnt dan op elke maandkaart en telt in elke maand mee.

Een activiteit die in een paar maanden valt (bijvoorbeeld per kwartaal) Klik alleen de maanden aan die van toepassing zijn, bijvoorbeeld Jan, Apr, Jul en Okt. Klik je een maand per ongeluk aan, klik dan nog een keer om hem weer uit te zetten.

Een eenmalige activiteit vastleggen De kalender heeft geen aparte optie voor eenmalig werk; alles wat je hier zet, komt elk jaar terug. Wil je toch iets eenmaligs kwijt (bijvoorbeeld "Overstap boekhoudpakket" in september), maak dan een activiteit voor die maand aan en verwijder hem zodra het werk klaar is. Voor werk met een echte deadline en een verantwoordelijke gebruik je liever een actie in Acties.

Een activiteit bewerken

1. Klik op de activiteit op een willekeurige maandkaart. Het venster Activiteit wijzigen opent met alle ingevulde gegevens.
2. Pas titel, omschrijving, maanden of kleur aan.
3. Klik op Opslaan. Je ziet Activiteit bijgewerkt. Staat de activiteit in meerdere maanden, dan is de wijziging overal doorgevoerd: het is en blijft één activiteit.

Een activiteit verwijderen

1. Klik op de activiteit en daarna linksonder op Verwijderen.
2. Bevestig de vraag Weet je zeker dat je deze activiteit wilt verwijderen?
3. De activiteit verdwijnt meteen uit alle maanden waarin hij stond, zonder extra melding. Dit kun je niet ongedaan maken.

Het venster sluiten zonder op te slaan Klik op Annuleren of op het kruisje rechtsboven. Escape of naast het venster klikken sluit dit venster niet. Je ingevulde gegevens worden bij sluiten gewist.

Automatisch geregeld#

• Controle bij opslaan. Zonder titel krijg je de melding Titel ontbreekt met de toelichting "Geef de activiteit een naam." Zonder maand krijg je Geen maanden gekozen met "Selecteer minstens één maand waarin deze activiteit valt." Het venster blijft open, zodat je het kunt aanvullen. Mislukt het opslaan om een andere reden (bijvoorbeeld omdat je geen rechten hebt), dan verschijnt rechtsonder een rode melding en blijft het venster eveneens open.
• Direct zichtbaar voor iedereen. De kalender is één gedeelde lijst voor het hele kantoor. Voegt een collega iets toe of wijzigt die iets, dan zie jij het meteen, zonder de pagina te verversen.
• Zonder verbinding. Valt je internet weg terwijl je opslaat, dan blijft je wijziging lokaal bewaard (ook als je het tabblad sluit) en wordt hij verstuurd zodra de verbinding terug is. Het venster sluit pas, en je ziet de melding pas, zodra dat gelukt is.
• Deze maand op het Dashboard. In de kaart Mijn vandaag staat onder Deze week de regel Deze maand met de titels van alle activiteiten die je voor de lopende maand hebt aangevinkt, bijvoorbeeld Loonaangifte; bij meer dan drie staan er twee met en N andere. Omdat een activiteit geen dag heeft, staat hij er de hele maand. Deze regel is voor eigenaar en medewerker zichtbaar.
• Teller per maand. Het getal rechtsboven op elke maandkaart telt vanzelf mee.
• Maanden op volgorde. In welke volgorde je de maanden ook aanklikt, Worktracker bewaart ze altijd op kalendervolgorde.
• Standaardkleur. Sla je een activiteit op zonder bewust een kleur te kiezen, of opent een collega een oude activiteit zonder kleur, dan wordt Indigo gebruikt. Eerder opgeslagen activiteiten houden hun kleur.

Goed om te weten#

• Iedereen mag alles. Er is geen verschil tussen eigenaar en medewerker: elk teamlid kan activiteiten toevoegen, wijzigen én verwijderen. Spreek onderling af wie de kalender bijhoudt, want verwijderen is definitief en er is geen prullenbak.
• Geen datums, geen jaartal. Je kunt geen dag, tijd of jaar kiezen. De kalender is bedoeld als vast jaarritme, niet als agenda. Voor deadlines op een datum gebruik je Acties; voor de controledag van open posten per klant gebruik je Open Posten.
• Geen koppeling met klanten of collega's. Een activiteit heeft geen klant, verantwoordelijke of status, en je kunt hem niet afvinken. Het is een geheugensteun voor het kantoor als geheel.
• Kleuren. De kleur heeft geen betekenis in de app; hij wordt alleen als linkerrand op de kaartjes getoond. De acht kleuren zijn goed van elkaar te onderscheiden en de naam die je ziet als je de muis op een vakje houdt, klopt met de tint. Kies wat voor jou het duidelijkst is, bijvoorbeeld Rood voor fiscale deadlines en Groen voor interne momenten.
• Volgorde binnen een maand. Activiteiten staan in de volgorde waarin ze worden opgehaald, niet alfabetisch en niet op aanmaakdatum. Je kunt ze niet slepen of sorteren.
• Geen zoeken of filteren. De kalender heeft geen zoekveld en geen filters; met twaalf kaarten op één scherm heb je alles in beeld.
• Abonnement. Kalender zit in elk abonnement, ook tijdens de proefperiode van 30 dagen. Alleen als het abonnement van je kantoor niet (meer) actief is, zie je in plaats van de kalender de pagina Kalender is tijdelijk vergrendeld met de reden erbij. De eigenaar herstelt het via de knop Abonnement herstellen (die opent Instellingen › Abonnement); een medewerker leest daar Vraag de eigenaar van je kantoor om het abonnement te herstellen. Na een mislukte incasso blijft de kalender nog zeven dagen gewoon bruikbaar en daarna alleen-lezen tot er betaald is; je gegevens blijven altijd bewaard.
• Via de koppeling. Activiteiten zijn ook te lezen, aan te maken, te wijzigen en te verwijderen via een API-sleutel met lees-, schrijf- of verwijderrechten. Zo'n sleutel maakt alleen de eigenaar aan, onder Instellingen › API & MCP; medewerkers hebben geen toegang tot Instellingen.

Veelgestelde vragen#

Kan ik een activiteit op een specifieke dag zetten, zoals "31 januari"? Nee. De kalender werkt per maand. Zet de dag desnoods in de titel of omschrijving ("BTW-aangifte, uiterlijk de 31e"). Wil je een echte deadline die op het Dashboard meetelt, maak dan een actie aan in Acties.

Moet ik de kalender elk jaar opnieuw vullen? Nee. Activiteiten zijn niet aan een jaar gebonden en komen automatisch elk jaar terug in dezelfde maanden.

Ik heb een activiteit in vier maanden gezet. Zijn dat nu vier losse activiteiten? Nee, het is één activiteit die op vier kaarten wordt getoond. Wijzig of verwijder je hem vanaf welke kaart dan ook, dan geldt dat voor alle vier de maanden. Wil je per maand een andere tekst, maak dan aparte activiteiten aan.

Waar zie ik mijn activiteit op het Dashboard? In de kaart Mijn vandaag, onder Deze week, op de regel Deze maand. Een activiteit heeft geen dag, dus hij staat daar de hele maand.

Kan een medewerker per ongeluk de hele kalender leegmaken? In principe wel: iedereen kan activiteiten verwijderen, al moet je elke verwijdering apart bevestigen. Maak het bijhouden van de kalender daarom een taak van één of twee vaste mensen.

Kan ik een activiteit afvinken als hij gedaan is? Nee. De kalender laat alleen zien wát er in een maand speelt. Voortgang houd je bij in Acties, Open Posten of de fiscale modules.

8. Projecten#

Met Projecten trek je een groep klanten tegelijk door dezelfde reeks stappen, bijvoorbeeld een onboarding of een suppletieronde, en zie je per klant en per stap precies hoe ver je bent.

Voor wie: Eigenaar (opzetten) en medewerkers (bijwerken) · Pakket: alle abonnementen · Menu: Werk → Projecten (opzetten via gebruikersmenu → Instellingen → Projecten)

Een project is een werkstroom die je zelf ontwerpt: je kiest de naam, de stappen (kolommen) en de klanten die meedoen. Elke combinatie van klant en stap krijgt daarna een status, net zoals bij de Jaarrekening. Zo wordt "bij 80 klanten de nieuwe machtiging regelen" een tabel waarin niemand een klant vergeet.

Wat je ziet#

Het overzicht (Werk → Projecten)

Bovenaan staat de kop Projecten met het aantal projecten. Ben je eigenaar, dan staat rechts de knop Nieuw project · via instellingen, die Instellingen direct op de sectie Projecten opent. Heb je nog geen project, dan lees je Nog geen projecten; de eigenaar ziet daaronder de knop Maak eerste project aan, een medewerker de tekst Vraag de eigenaar om een project aan te maken (Instellingen › Projecten).

Elk project is een kaart met de naam, de omschrijving (maximaal twee regels), het aantal klanten en kolommen, een percentage en een voortgangsbalk. Is alles klaar, dan kleurt de balk groen en verschijnt een vinkje. Klik op een kaart om het project te openen.

Het projectdetail

• Kop: naam, omschrijving en het aantal klanten en kolommen.
• Analyse: zet het analysepaneel aan of uit. Staat standaard aan.
• Verberg klaar: verbergt klanten die alle stappen hebben afgerond, en klanten waarbij elke stap op N.v.t. staat. Staat standaard aan, zodat je alleen ziet waar nog werk ligt.
• Zoek klant...: zoekt op klantnaam of klantcode.

Het analysepaneel

Het paneel heeft de kop Analyse en de teller "N van M stappen klaar". Het verschijnt alleen als het project minstens één kolom én minstens één klant heeft. Daaronder vijf blokken:

• Activiteit (3 maanden): een kalender-heatmap. Hoe groener een dag, hoe meer stappen die dag zijn afgerond. Hover over een dag voor de datum, het aantal stappen en wie ze deed. Onderaan staat de legenda weinig tot veel en het aantal actieve dagen.
• Stappen: een staaf per kolom in de kolomkleur. Hover erover voor Totaal, Gedaan, Te doen en Voortgang. Een kolom die helemaal klaar is krijgt een groene gloed en het label Klaar. Onderaan lees je Hover voor details en hoeveel stappen er zijn en hoeveel daarvan klaar.
• Voortgang totaal: het percentage afgeronde stappen over het hele project, met Klaar, Te doen, Totaal en Gem./dag (gemiddelde over de laatste 30 dagen).
• Voortgang finale stap: dezelfde cijfers voor de stap die je als finale stap hebt gemarkeerd. Zonder finale stap lees je hier Markeer een stap als eindstap in Instellingen → Projecten om hier de voortgang van de afsluitende stap te zien.
• Voortgang door de tijd: een grafiek vanaf de dag van de eerste afgeronde stap, met een maximum van 90 dagen terug. De lijn Totaal is blauw; heb je een finale stap, dan komt daar de groene lijn Finale bij. Onder de grafiek staat Sinds de start · N dagen of Laatste 90 dagen, met het percentage aan het begin en het einde van de periode.

Onder de blokken staat de regel "Geanalyseerd over 90 dagen · N actieve dagen · N stappen voltooid", aangevuld met de stand van de finale stap en het aantal kolommen dat op 100% staat.

De tabel

• Klant: vaste linkerkolom met selectievakje, klantnaam en een badge met de rechtsvorm. Klik op de kop om alfabetisch te sorteren.
• Voortgang: aantal klaar (bijvoorbeeld 3/5), percentage en balk. Ook sorteerbaar.
• Een kolom per stap: het label in de kolomkleur, de stand "klaar / totaal" en een mini-balk. Klik op de kop (Sorteer op deze kolom) om te sorteren op status, van niet van toepassing en niet gestart via gestart en bezig naar afgerond. Bij gelijke status sorteert de tabel op klantnaam. Nog een keer klikken draait de volgorde om.

Elke cel is een knop met de huidige status. Start is blauw, Bezig oranje, Afgerond en Ja groen, Nee rood, N.v.t. gedimd en Niet gestart neutraal. Staan er opmerkingen bij een stap, dan zie je een klein blauw tekstballonnetje op de cel; hover erover om te zien hoeveel. Een klant die alle stappen heeft afgerond krijgt een groene rij.

Het statusvenster

Klik op een cel en er opent een venster met het kolomlabel en de klantnaam, zeven statusknoppen en de sectie Logs & opmerkingen met alle opmerkingen bij deze stap (auteur en datum) en het invoerveld Voeg opmerking toe.... Zijn er nog geen opmerkingen, dan staat er Nog geen opmerkingen voor deze stap. Bij je eigen opmerkingen (en voor de eigenaar bij alle opmerkingen) verschijnt bij hoveren een kruisje om ze te verwijderen.

De bulkbalk

Zodra je één of meer klanten aanvinkt, verschijnt onderin de balk Massale actie met het aantal geselecteerde klanten, de keuzelijst Welke kolom? (standaard Selecteer kolom...), statusknoppen onder Welke status?, een kruisje om de selectie te wissen en de knop Toepassen.

Op het dashboard

Heb je lopende projecten, dan staat elk project als regel in Waar staan we op het dashboard, in de groep Projecten: de naam met het aantal klanten, het percentage klaar met "N van M stappen", de trend (bijvoorbeeld 27 → 73%) en een signaal met de verwachting, zoals Op dit tempo klaar begin november of Geen voortgang in 45 dagen. Klik op de regel om het project te openen. Projecten op 100% en projecten waarin nog geen enkele stap meetelt (geen kolommen, geen klanten of alles op N.v.t.) staan er niet.

Zo werk je ermee#

Een project aanmaken (eigenaar)

1. Open het gebruikersmenu en kies Instellingen, of druk op g en daarna s. Sneller: klik onder Werk → Projecten op Nieuw project · via instellingen of Maak eerste project aan; je landt dan meteen op de sectie Projecten.
2. Kies anders in het linkermenu Projecten (op een klein scherm is dat een keuzelijst bovenaan).
3. Klik op + Nieuw. Er verschijnt een project met de naam "Nieuw project" dat direct rechts opent.
4. Typ de echte naam in het naamveld (Project-naam...) en eventueel een toelichting in Omschrijving (optioneel).... Alles wordt meteen opgeslagen; er is geen opslaan-knop.

Klanten kiezen

1. Onder de kop Klanten (met het aantal tussen haakjes) staat standaard Alle klanten aan: je leest dan "Alle N actieve klanten worden meegenomen in dit project."
2. Wil je een deel van je klanten, klik dan op Specifieke selectie. De selectie begint leeg.
3. Zoek met Zoek klant op naam of code... en vink klanten aan. Met Alles en Niets selecteer je in één keer alle actieve klanten of geen enkele. Levert de zoekterm niets op, dan staat er Geen klanten gevonden.
4. Onder de lijst zie je "N van M klanten geselecteerd" en, als je zoekt, hoeveel klanten er gefilterd zijn.
5. Schakel je terug naar Alle klanten, dan vervalt je specifieke selectie.

Stappen (kolommen) toevoegen

1. Klik onder de kop Kolommen op + Kolom. Er verschijnt een genummerde stap met de naam "Nieuwe stap". Zolang er geen stappen zijn lees je Nog geen kolommen. Voeg de eerste stap toe.
2. Typ het label (Kolom-label...) en kies een kleur met de drie stippen (blauw, groen, oranje).
3. Verander de volgorde met Omhoog en Omlaag; bij de eerste en laatste stap is de betreffende pijl uitgeschakeld.
4. Klik op het vlaggetje Markeer als finale stap om een stap als afsluitende stap te laten gelden. Er kan er maar één per project zijn; markeer je een andere, dan verliest de vorige de vlag. Nogmaals klikken (Finale stap, klik om te ontmarkeren) haalt de vlag weg.
5. Verwijderen doe je met de prullenbak Verwijderen, die verschijnt als je over de stap beweegt. Je krijgt de vraag "Weet je zeker dat je de kolom ... wilt verwijderen?". Zijn er al statussen ingevuld (anders dan Niet gestart), dan staat erbij bij hoeveel klanten dat zo is en dat die informatie niet terugkomt.

Het project verschijnt daarna vanzelf onder Werk → Projecten.

Een project openen

1. Kies in de zijbalk Werk → Projecten, of open de opdrachtbalk met ⌘K / Ctrl+K en typ "Projecten".
2. Klik op de kaart van het project. Zolang je in het project zit, blijft Projecten in de zijbalk gemarkeerd.

De status van één stap bijwerken

1. Klik in de tabel op de cel van de juiste klant en stap.
2. Kies Niet gestart, Start, Bezig, Afgerond, Ja, Nee of N.v.t..
3. Het venster sluit en de status is opgeslagen, inclusief wie het deed en wanneer.

Een opmerking toevoegen of verwijderen

1. Open de cel, typ je tekst in Voeg opmerking toe... en druk op Enter of klik op de verzendknop Opmerking toevoegen (die is pas actief als er tekst staat).
2. Verwijderen: beweeg over de opmerking en klik op het kruisje Verwijder opmerking. Dat kruisje zie je alleen bij je eigen opmerkingen; de eigenaar ziet het bij alle opmerkingen. Bevestig de vraag "Opmerking van ... verwijderen?".
3. Sluit het venster door buiten het venster te klikken.

Meerdere klanten tegelijk bijwerken

1. Vink klanten aan met het selectievakje vooraan de rij, of klik op het vakje in de kop (Alles selecteren). Dat selecteert de klanten die je nu ziet, dus na zoeken of met Verberg klaar aan alleen die subset.
2. Kies in de balk Massale actie een kolom bij Welke kolom? en een status onder Welke status?.
3. Klik op Toepassen. De knop werkt pas als kolom én status gekozen zijn. Bestaande opmerkingen blijven staan. Daarna is de selectie leeg en zijn kolom en status weer teruggezet.
4. Met het kruisje Selectie wissen in de balk, of nogmaals het vakje in de kop (Selectie wissen), haal je de selectie weg zonder iets te wijzigen.

Zoeken, filteren en sorteren

1. Typ in Zoek klant... een naam of klantcode.
2. Zet Verberg klaar uit om ook klanten te zien die alles hebben afgerond.
3. Sorteer via de koppen Klant, Voortgang of een stapkolom.
4. Zie je Geen klanten gevonden met de huidige filters., klik dan op Wis alle filters: het zoekveld wordt leeg en Verberg klaar gaat uit.

Een project verwijderen (eigenaar)

1. Open Instellingen → Projecten en selecteer het project links.
2. Klik op de prullenbak Project verwijderen naast de naam.
3. Bevestig "Project ... en alle voortgangsdata verwijderen?". Het project en alle statussen en opmerkingen zijn daarna definitief weg.

Automatisch geregeld#

• Voortgang berekenen. Een stap telt als klaar bij Afgerond, Ja of Nee. Een stap op N.v.t. telt helemaal niet mee, niet in het totaal en niet als klaar, zodat een niet-toepasselijke stap het percentage niet omlaag drukt.
• Klanten die klaar zijn. Zodra alle meetellende stappen klaar zijn, wordt de rij groen en verdwijnt de klant uit beeld zolang Verberg klaar aanstaat. Dat geldt ook voor een klant waarbij elke stap op N.v.t. staat: voortgang 0/0, er is niets te doen. Een project op 100% verdwijnt ook van het dashboard.
• Wie en wanneer. Elke statuswijziging legt vast wie hem deed en wanneer. Daaruit komen de heatmap, de grafiek, de actieve dagen en het gemiddelde per dag.
• Alle klanten-modus. Nieuwe klanten schuiven vanzelf in het project.
• Gearchiveerde klanten vallen eruit. Een klant met de status Archief telt in geen enkel project mee, ook niet als je hem eerder in een Specifieke selectie had aangevinkt. Hij verdwijnt uit de tabel, de totalen en het dashboardblok; archiveer je hem weer terug, dan doet hij weer mee.
• Direct gedeeld. Statussen en opmerkingen zijn meteen zichtbaar voor je collega's, zonder verversen.
• Opruimen. Verwijder je een project, dan gaan alle statussen en opmerkingen mee. Verwijder je een kolom, dan verdwijnen de statussen in die kolom. Verwijder je een klant (via Klanten), dan gaat ook zijn voortgang in alle projecten mee.

Goed om te weten#

• Abonnement. Projecten zit in elk abonnement. Is het abonnement van je kantoor niet actief (bijvoorbeeld beëindigd of onbetaald), dan zie je in plaats van de module Projecten is tijdelijk vergrendeld met voor de eigenaar de knop Abonnement herstellen; het dashboardblok toont dan Abonnement inactief. Je gegevens blijven bewaard.
• Rollen. Alleen de eigenaar kan projecten aanmaken, wijzigen en verwijderen. Medewerkers hebben Instellingen niet in het gebruikersmenu of de snelnavigatie (g en daarna s doet bij hen niets) en zien in Projecten geen knoppen naar Instellingen, maar de tekst Vraag de eigenaar om een project aan te maken (Instellingen › Projecten). Statussen en opmerkingen mag iedereen bijwerken; een opmerking verwijderen kan alleen de auteur zelf of de eigenaar.
• Actieve klanten. Bij Alle klanten doet elke klant mee die niet de status Archief heeft, dus ook klanten met de status Gratis of Exit.
• Knoppen naar Instellingen (zoals Nieuw project · via instellingen, Maak eerste project aan, Naar instellingen en Naar projectinstellingen) openen Instellingen direct op de sectie Projecten. Ze zijn alleen zichtbaar voor de eigenaar.
• Specifieke selectie zonder klanten. Vink je in Specifieke selectie niemand aan, dan lees je in het detail Geen klanten geselecteerd voor dit project. Kies klanten of schakel terug naar Alle klanten.
• Gearchiveerde klanten in een specifieke selectie. Een aangevinkte klant die je later archiveert, telt in de module en op het dashboard niet meer mee, maar blijft in de selectie staan: in Instellingen telt hij nog mee in het aantal achter Klanten en in "N van M klanten geselecteerd", en omdat de keuzelijst alleen actieve klanten toont, kun je hem daar niet los uitvinken. Wil je de selectie opschonen, klik dan op Alles (selecteert alleen actieve klanten) of op Niets en vink opnieuw aan, of schakel even naar Alle klanten en terug.
• Geen kolommen. Een project zonder stappen toont Nog geen kolommen geconfigureerd voor dit project. De eigenaar leest daaronder Voeg kolommen toe via Instellingen → Projecten. met de knop Naar instellingen; een medewerker leest Vraag de eigenaar om kolommen toe te voegen (Instellingen › Projecten). Het analysepaneel blijft verborgen en op het dashboard staat Nog geen voortgang vastgelegd voor dit project.
• Gem./dag is in het analysepaneel een gemiddelde over de laatste 30 dagen. De verwachting op het dashboard rekent met de voortgangslijn: de laatste 90 dagen, of sinds de eerste afgeronde stap.
• Koppelingen. Via de koppeling onder Instellingen → API & MCP kunnen externe tools projecten en voortgang ook lezen en bijwerken. Voltooiingen die zo binnenkomen zonder gebruiker staan in de heatmap als Onbekend.
• Verwijderde projecten. Open je een project dat niet meer bestaat, dan zie je Project niet gevonden met voor de eigenaar de knop Naar projectinstellingen en voor medewerkers de tekst Vraag de eigenaar om een project aan te maken (Instellingen › Projecten).

Veelgestelde vragen#

Waarom zie ik maar een paar klanten in mijn project? Waarschijnlijk staat Verberg klaar aan (de knop is dan groen). Klanten die alle stappen hebben afgerond, of waarbij alles op N.v.t. staat, zijn verborgen. Zet de knop uit of klik op Wis alle filters.

Kan een medewerker zelf een project aanmaken? Nee. Projecten worden opgezet in Instellingen en dat is alleen voor de eigenaar; medewerkers hebben Instellingen niet eens in hun menu. Medewerkers kunnen wel alle statussen en opmerkingen bijwerken.

Waarom kan ik de opmerking van een collega niet verwijderen? Alleen de auteur zelf of de eigenaar kan een opmerking verwijderen; bij opmerkingen van anderen zie je het kruisje niet. Vraag je collega of de eigenaar om hem weg te halen.

Wat is het verschil tussen Afgerond, Ja en Nee? Voor de voortgang niets: alle drie tellen als klaar. Gebruik Afgerond voor een taak ("Dossier aangemaakt") en Ja / Nee voor een vraag ("Klant heeft getekend?"). Zo lees je in één oogopslag het antwoord én de voortgang.

Een stap geldt niet voor deze klant. Wat doe ik? Zet de stap op N.v.t.. Die telt dan niet mee, dus de klant kan nog steeds op 100% komen.

Ik heb een kolom verwijderd, kan ik de statussen terughalen? Nee. Worktracker waarschuwt vooraf bij hoeveel klanten er statussen staan, maar na bevestigen zijn ze weg. Twijfel je, geef de kolom dan een andere naam of zet hem onderaan.

Kan ik een project hergebruiken voor volgend jaar? Er is geen kopieerfunctie. Maak een nieuw project aan met dezelfde stappen. Het oude kun je laten staan of verwijderen.

9. Uren#

Met Uren registreer je per medewerker de bestede tijd per klant en werksoort, zie je per maand of je abonnementen die uren dekken en houd je bij wat er nog gefactureerd moet worden.

Voor wie: Eigenaar en medewerkers (de tab Te factureren en de instellingen alleen voor de eigenaar; Marge & declarabiliteit alleen met financieel inzicht) · Pakket: alle abonnementen · Menu: Werk → Uren (verschijnt pas als het facturatiemodel niet op Abonnement staat)

Wat je ziet#

De module aanzetten. Standaard is Uren onzichtbaar. De eigenaar zet de module aan via Instellingen (klik onderin de zijbalk op je naam) → Organisatie, blok Facturatie. Onder Facturatiemodel staan vier knoppen: Abonnement (gemarkeerd als "standaard"), Uren, Vaste prijs en Combinatie. Kies je iets anders dan Abonnement, dan verschijnt het veld Standaard uurtarief (€) met de toelichting "Terugvalwaarde voor nieuwe urenregels van klanten zonder eigen tarief", en komt Uren in de zijbalk onder Werk en in het snelmenu (⌘K / Ctrl+K).

Kop en tabs. Bovenaan staat Uren met de ondertitel "Urenregistratie, marge en declarabiliteit" (zonder financieel inzicht "Urenregistratie per week") en drie tabs: Weekstaat, Marge & declarabiliteit (alleen met financieel inzicht) en, alleen voor de eigenaar, Te factureren.

Weekstaat. Links de weeknavigatie: pijl Vorige week, knop Deze week, pijl Volgende week en het bereik, bijvoorbeeld "ma 7 sep tot zo 13 sep". Rechts ziet de eigenaar (bij meer dan één gebruiker) de keuzelijst Medewerker. De tabel heeft de kolommen Klant en werksoort, zeven dagkolommen ma tot en met zo met het dagnummer (vandaag is gekleurd), Totaal en een prullenbak. Elke rij is een combinatie van klant en werksoort, met de badge Declarabel of Niet declarabel en, alleen met financieel inzicht, het tarief van nu voor die klant, bijvoorbeeld "€ 75/u". Bevat een rij uren die al gefactureerd zijn, dan staat er ook de badge Gefactureerd bij en hebben die dagcellen een gekleurde rand. Zonder uren staat er "Nog geen uren deze week. Voeg hieronder een regel toe." Onder de rijen staat Regel toevoegen; de voetregel Totaal per dag telt per dag en per week op. Zodra er uren staan, verschijnen vier tegels: Totaal deze week, Declarabel, Declarabiliteit en Waarde (declarabel); zonder financieel inzicht ontbreken de tegel Waarde (declarabel) en de bedragen in de kolom Totaal.

Marge & declarabiliteit. Bovenaan de maandnavigatie: Vorige maand, Deze maand, Volgende maand en de maandnaam. Dan de tabel Marge per klant, met daarboven de toelichting dat het afgesproken maandbedrag tegenover de waarde van de bestede declarabele uren staat en dat klanten zonder abonnement het uurwerk tonen dat nog gefactureerd wordt. De kolommen zijn Klant, Afgesproken, Besteed, Waarde en Marge, afgesloten met een regel Totaal. Onder Waarde kan in oranje "x u zonder tarief" staan; onder de totale marge kan "+ € x uurwerk te factureren" staan. Is er niets, dan lees je "Geen abonnementen of uren in deze maand." Daaronder het blok Declarabiliteit per medewerker: per collega "x u van y u", een voortgangsbalk (groen vanaf 70%, oranje vanaf 50%, daaronder rood) en een percentage, met de toelichting dat het sectorgemiddelde rond 70 tot 77% ligt. Zonder uren staat er "Geen geboekte uren in deze maand."

Te factureren. Links de tegel Klaar om te factureren met het totaalbedrag. Rechts de knoppen Vaste prijs (met plusje) en Export CSV. Daaronder de tabel Onderhanden werk per klant met Klant (met daarachter bijvoorbeeld "2 vaste prijzen" als die er zijn), Open uren, Uren-waarde, Vaste prijzen, Te factureren, per klant de knop Gefactureerd en een regel Totaal. Heeft een klant uren zonder bevroren tarief, dan staat onder Uren-waarde in oranje met een waarschuwingsdriehoek "x u zonder tarief", verschijnt boven Gefactureerd de knop Tarief toekennen (€ 75/u) en is Gefactureerd grijs. Is alles gefactureerd, dan staat er "Niets openstaand. Declarabele uren en vaste prijzen verschijnen hier zodra ze geboekt zijn." Na het markeren verschijnt een groene balk met de knop Ongedaan maken.

Zo werk je ermee#

De module aanzetten (eigenaar)

1. Ga naar Instellingen → Organisatie, blok Facturatie.
2. Kies onder Facturatiemodel voor Uren, Vaste prijs of Combinatie. De keuze wordt direct opgeslagen.
3. Vul Standaard uurtarief (€) in, bijvoorbeeld 75, en klik buiten het veld. Laat je het leeg, dan krijgen nieuwe uren geen tarief: ze tellen voor € 0 en staan in Marge en Te factureren gemarkeerd als "zonder tarief".
4. Open in de zijbalk Werk → Uren.

Uren boeken in de weekstaat

1. Open Weekstaat en blader met Vorige week / Volgende week naar de juiste week; Deze week brengt je terug naar de huidige week.
2. Klik op Regel toevoegen. Kies een klant in Kies klant..., een werksoort in Kies werksoort... en klik Toevoegen. Het paneel blijft open voor een volgende regel; sluit het met het kruisje (Annuleren).
3. Typ in de dagcel het aantal uren. Je mag decimalen gebruiken met komma of punt (1,5) of uren en minuten (1:30).
4. Druk op Enter of ga naar de volgende cel. De uren worden direct opgeslagen en alle totalen werken meteen bij. Lukt het opslaan niet, dan zie je Opslaan mislukt met de reden.

Uren wijzigen of wissen

1. Klik in de cel, typ het nieuwe aantal en druk op Enter. De oude registratie wordt overschreven; het bevroren tarief van de regel blijft staan. Typ je hetzelfde aantal opnieuw, dan gebeurt er niets.
2. Maak je de cel leeg of typ je 0, dan vraagt de app om bevestiging, bijvoorbeeld "2 u van Bakkerij Jansen (Boekhouding) op di 8 sep verwijderen?". Bevestig je, dan wordt de registratie verwijderd en zie je Registratie verwijderd.
3. Typ je iets wat de app niet begrijpt, dan verschijnt Onbegrepen invoer en blijft alles zoals het was.
4. Wil je een hele rij weg, klik dan op de prullenbak Regel verwijderen. De app vraagt om bevestiging met het weektotaal, bijvoorbeeld "6 u van Bakkerij Jansen (Boekhouding) in deze week verwijderen?". Bevestig je, dan worden alle uren van die rij in deze week gewist. Een rij zonder uren verdwijnt direct.

Gefactureerde uren aanpassen (eigenaar)

1. Rijen met gefactureerde uren herken je aan de badge Gefactureerd; de betreffende dagcellen hebben een gekleurde rand en de tooltip "Al gefactureerd".
2. Wijzig of wis je zo'n cel, dan vraagt de app: "De uren van Bakkerij Jansen op di 8 sep zijn al gefactureerd. Toch wijzigen? Controleer daarna of de factuur nog klopt." Bij leegmaken staat er "Toch wissen?".
3. Na bevestiging blijft een gewijzigde regel als gefactureerd gemarkeerd; hij komt dus niet opnieuw in Te factureren. Controleer zelf of de factuur nog klopt.
4. Klik je op de badge Declarabel van zo'n rij, dan vraagt de app "Deze regel bevat al gefactureerde uren. Toch declarabel aan/uit zetten?". Bij Regel verwijderen staat in de bevestiging bijvoorbeeld "Let op: 1 registratie is al gefactureerd."

Declarabel aan- of uitzetten

1. Klik op de badge Declarabel of Niet declarabel onder de klantnaam.
2. De stand wisselt en geldt voor alle uren van die rij in de getoonde week. Niet-declarabele uren tellen mee in het totaal, maar niet in de waarde en niet in Te factureren.
3. Als medewerker kun je gefactureerde uren niet omzetten. Bevat de rij alleen gefactureerde uren, dan zie je Al gefactureerd; staan er ook open uren op, dan worden alleen die omgezet en meldt de app Deels aangepast.

De weekstaat van een collega bekijken of invullen (eigenaar)

1. Kies rechtsboven in Medewerker de collega.
2. Alles wat je nu invult, wordt op naam van die collega geboekt.

Marge en declarabiliteit bekijken

1. Open de tab Marge & declarabiliteit en blader naar de gewenste maand.
2. In Marge per klant zie je het abonnementsbedrag (Afgesproken), de bestede uren (Besteed), de waarde van de declarabele uren (Waarde) en het verschil (Marge). De laagste marge staat bovenaan. Bij klanten zonder abonnement staat in plaats van een marge in oranje "€ x te factureren"; onder de totale marge zie je die bedragen samen als "+ € x uurwerk te factureren". Staat er "x u zonder tarief" onder de waarde, dan tellen die uren voor € 0 mee; geef ze een tarief via Te factureren.
3. In Declarabiliteit per medewerker zie je per collega welk deel van de uren declarabel was; wie de meeste uren boekte staat bovenaan.

Een vaste prijs registreren (eigenaar)

1. Open Te factureren en klik op Vaste prijs.
2. Kies de Klant. Kies eventueel bij Dienst (optioneel) een dienst uit je catalogus; de omschrijving en het bedrag worden dan ingevuld. Laat je Vrije omschrijving staan, dan vul je zelf Omschrijving (bijvoorbeeld "IB-aangifte 2025") en Bedrag (€) in. Laat je de omschrijving leeg, dan heet de regel "Vaste prijs".
3. Controleer de Datum (standaard vandaag) en klik Toevoegen. Je ziet Vaste prijs toegevoegd en het formulier sluit. Ontbreekt de klant of is het bedrag nul, dan meldt de app Onvolledig.

Tip: diensten verschijnen alleen in de keuzelijst als ze in Instellingen → Diensten & tarieven bij Type op Vast staan.

Uren zonder tarief een tarief geven (eigenaar)

1. Open Te factureren. Bij een klant met uren zonder bevroren tarief staat onder Uren-waarde in oranje "x u zonder tarief" en is Gefactureerd grijs.
2. Klik op Tarief toekennen (€ 75/u). Het bedrag in de knop is het tarief van nu: het eigen tarief van de klant, anders het standaardtarief. Alle open regels zonder tarief van die klant krijgen dat tarief; je ziet Tarief toegekend en de bedragen in het overzicht werken bij.
3. Is er geen standaardtarief ingesteld, dan heet de knop alleen Tarief toekennen en meldt de app Geen tarief: stel eerst een standaard uurtarief in bij Instellingen → Organisatie → Facturatie. Zonder ingesteld tarief blijft Gefactureerd wel bruikbaar; de bevestiging waarschuwt dan dat die uren voor € 0 worden gefactureerd.

Onderhanden werk als gefactureerd markeren (eigenaar)

1. Maak de factuur in je boekhoudpakket.
2. Klik in Onderhanden werk per klant op Gefactureerd bij de klant. De app vraagt om bevestiging, bijvoorbeeld "3 regels van Bakkerij Jansen markeren als gefactureerd, samen € 450? Ze verdwijnen dan uit dit overzicht." Staan er bij die klant nog uren zonder tarief terwijl er wel een uurtarief is, dan is de knop grijs en meldt de app Tarief ontbreekt; ken eerst een tarief toe.
3. Bevestig. Alle open uren en vaste prijzen van die klant verdwijnen uit het overzicht; je ziet Gemarkeerd als gefactureerd.
4. Verkeerde klant? Klik in de groene balk op Ongedaan maken. De laatst gemarkeerde regels staan weer open (Teruggedraaid).

Exporteren naar CSV (eigenaar)

1. Klik in Te factureren op Export CSV. De knop is grijs als er niets openstaat.
2. Je krijgt een bestand met de naam "onderhanden-werk" plus de datum van vandaag, met per regel Klant, Type (Uren of Vaste prijs), Omschrijving, Datum, Uren en Bedrag. Bij uren zonder tarief blijft de kolom Bedrag leeg, zodat ze in je boekhoudpakket opvallen. Het bestand gebruikt puntkomma's en opent netjes in Excel.

Automatisch geregeld#

• Werksoorten staan klaar. Zodra de eigenaar voor het eerst inlogt, zet de app eenmalig per kantoor deze werksoorten klaar: Jaarrekening, Aangifte IB, Aangifte VPB, BTW-aangifte, Loonadministratie, Boekhouding, Advies, Overig werk en Intern (niet declarabel). Alleen Intern staat standaard op niet declarabel. Heel even kan de weekstaat "Werksoorten worden klaargezet. Een moment..." tonen; opent een medewerker Uren voordat de eigenaar ooit is ingelogd, dan blijft die melding staan tot dat is gebeurd.
• Het tarief wordt vastgelegd. Bij het aanmaken van een urenregel legt de app het uurtarief van dat moment vast: het eigen tarief van de klant als dat er is, anders het standaardtarief. Corrigeer je de uren later, dan blijft dat bevroren tarief staan; alleen een regel zonder tarief krijgt bij een correctie alsnog het tarief van nu. Verhoog je het standaardtarief, dan blijven oude uren op het oude tarief staan, in de weekstaat, in Marge en in Te factureren.
• Eén regel per dag. Per medewerker, klant, werksoort en dag bestaat maximaal één registratie; opnieuw typen overschrijft.
• Declarabel volgt de werksoort. Een nieuwe rij neemt de standaardinstelling van de werksoort over; staan er al uren op die rij, dan volgt de rij die stand.
• Berekeningen. Declarabiliteit = declarabele uren gedeeld door alle uren. Waarde = declarabele uren maal het bevroren tarief. Afgesproken = de som van de abonnementen die op de laatste dag van de maand lopen, uit de dienstverlening op de klantkaart; gearchiveerde klanten en klanten die op die dag buiten hun start- en einddatum vallen tellen niet mee. Marge = afgesproken min waarde; in de regel Totaal alleen over klanten met een abonnement.
• Te factureren verzamelt automatisch alle declarabele uren die nog niet als gefactureerd zijn gemarkeerd, plus alle open vaste prijzen, gesorteerd op het hoogste bedrag.
• Nieuwe regels staan open. Een nieuwe urenregel begint altijd als niet-gefactureerd; alleen de knop Gefactureerd in Te factureren verandert dat. Daarna kan een medewerker die regel niet meer wijzigen of wissen; alleen de eigenaar kan dat, na bevestiging.
• Andere modules. De klantkeuze komt uit Klanten (zonder gearchiveerde klanten), de dienstenlijst uit Diensten & tarieven en de abonnementsbedragen uit de dienstverlening per klant. Uren kunnen ook via de API- en MCP-koppeling worden geboekt; die regels krijgen hetzelfde tarief en dezelfde declarabel-stand als in de weekstaat.
• Uitzetten kan altijd. Zet je het facturatiemodel terug op Abonnement, dan verdwijnt Uren uit de zijbalk en het snelmenu. De geboekte uren blijven bewaard en komen terug zodra je de module weer aanzet.

Goed om te weten#

• Abonnement. Uren zit in elk abonnement. Is het abonnement van je kantoor inactief, dan zie je het scherm Uren is tijdelijk vergrendeld met de knop Abonnement herstellen.
• Wat medewerkers zien. Medewerkers zien Weekstaat, en alleen met financieel inzicht ook Marge & declarabiliteit; Te factureren blijft voor de eigenaar. Zonder financieel inzicht zien zij nergens abonnementsbedragen of tarieven: ook in de weekstaat ontbreken dan het uurtarief per rij, de bedragen in de kolom Totaal en de tegel Waarde (declarabel). Medewerkers vullen alleen hun eigen weekstaat in. Gefactureerde cellen zijn voor hen alleen-lezen, met de tooltip "Al gefactureerd; alleen de eigenaar kan dit nog wijzigen"; bij de badge Declarabel of Regel verwijderen van zo'n rij zien ze Al gefactureerd, of de bevestiging meldt dat de gefactureerde registraties blijven staan. Wordt een regel gefactureerd terwijl een medewerker hem nog bewerkt, dan meldt de app Opslaan mislukt met de reden "Deze regel is al gefactureerd; vraag de eigenaar".
• Tarief per klant. Een klant kan een eigen uurtarief hebben; de weekstaat toont dan dat tarief bij de rij en gebruikt het voor nieuwe uren, ook bij medewerkers. Er is in de app nog geen veld voor: een klanttarief kan op dit moment alleen via de API- of MCP-koppeling worden gezet. Zonder klanttarief geldt het standaardtarief.
• Bevestiging bij verwijderen. Het leegmaken van een cel met uren en Regel verwijderen vragen om bevestiging; alleen een rij zonder uren verdwijnt zonder vraag. Ook Gefactureerd vraagt om bevestiging.
• Gefactureerde uren zijn beschermd. Uren die als gefactureerd zijn gemarkeerd, blijven in de weekstaat staan (badge Gefactureerd) en tellen mee in de marge, maar zijn uit Te factureren verdwenen. Medewerkers kunnen ze niet meer wijzigen of wissen; de eigenaar wel, na bevestiging, waarna de regel gefactureerd blijft. Wil je gefactureerde regels opnieuw open zetten, gebruik dan direct na het markeren Ongedaan maken in Te factureren.
• Lege regels zijn tijdelijk. Een regel zonder uren blijft staan als je naar een andere week of medewerker bladert, maar is na verversen weg. Pas met uren erin wordt hij bewaard.
• Klanten zonder abonnement. In Marge per klant staat bij hen in oranje "€ x te factureren" in plaats van een marge. Dat uurwerk drukt de totale marge niet: de regel Totaal rekent de marge alleen over klanten met een abonnement en toont het uurwerk apart als "+ € x uurwerk te factureren".
• Gearchiveerde klanten. Je kunt geen nieuwe regels voor ze toevoegen en hun abonnement telt niet meer mee in Afgesproken. Staan er in een maand nog uren op, dan blijven ze in Marge per klant staan, als uurwerk "te factureren".
• Verwijderde klanten. Verwijder je een klant, dan blijven de uren en vaste prijzen bewaard; de bevestiging meldt dat als "Blijft staan: … urenregels, … vaste prijzen". In de weekstaat en in Te factureren heten ze "Onbekende klant" en kun je ze nog als gefactureerd markeren. In Marge per klant verschijnen ze niet meer; in Declarabiliteit per medewerker tellen de uren nog mee.
• Vaste prijs verwijderen. Er is geen knop om een losse vaste prijs te verwijderen; alleen Gefactureerd haalt hem (samen met de andere open regels van die klant) uit het overzicht.
• Werksoorten zijn vast. Er is nog geen scherm om werksoorten toe te voegen, te hernoemen of te archiveren. De standaardlijst wordt één keer per kantoor aangemaakt en komt niet vanzelf terug als hij later wordt leeggemaakt.
• Uren zonder tarief. Uren die zijn geboekt toen er nog geen uurtarief was ingesteld (of oudere uren via de koppeling) hebben geen bevroren tarief en tellen in de tegel Waarde (declarabel), in Marge en in Te factureren voor € 0. Je herkent ze aan de oranje vermelding "x u zonder tarief"; in Te factureren is Gefactureerd dan grijs tot je met Tarief toekennen (€ 75/u) het tarief van nu op die regels zet. In de export blijft hun bedrag leeg.
• Uren via de koppeling. Uren die via de API- of MCP-koppeling binnenkomen, krijgen het klanttarief (anders het standaardtarief) en de declarabel-stand van de werksoort, net als in de weekstaat. Boek je via de koppeling nog eens op dezelfde dag, klant en werksoort, dan worden de uren opgeteld, tenzij je bij het boeken kiest voor vervangen; in de weekstaat overschrijft typen juist. Een gefactureerde regel is via de koppeling niet meer te wijzigen.
• Export markeert niets. Export CSV neemt alle open regels van alle klanten mee en verandert niets aan het overzicht.

Veelgestelde vragen#

Ik zie Uren niet in de zijbalk. Waar is de module? Het facturatiemodel staat op Abonnement. Laat de eigenaar in Instellingen → Organisatie → Facturatie kiezen voor Uren, Vaste prijs of Combinatie. Staat het model goed en zie je toch een vergrendeld scherm, dan is het abonnement van je kantoor niet actief.

Hoe voer ik anderhalf uur in? Typ 1,5 of 1:30 en druk op Enter. Beide worden hetzelfde opgeslagen.

Wat betekent een negatieve marge? De waarde van de declarabele uren is hoger dan het abonnement van die maand: je hebt meer tijd besteed dan het abonnement dekt. Een klant zonder abonnement heeft geen marge; daar staat "€ x te factureren" en dat bedrag drukt het totaal niet.

Ik kan een cel niet meer bewerken; er staat "Al gefactureerd". Die uren zijn door de eigenaar als gefactureerd gemarkeerd. Als medewerker kun je ze niet meer wijzigen of wissen; vraag de eigenaar. Die kan ze na een bevestiging aanpassen, of het markeren ongedaan maken in Te factureren (alleen direct na het markeren).

Waarom is de knop Gefactureerd grijs? Bij die klant staan uren zonder tarief. Klik eerst op Tarief toekennen (€ 75/u); daarna kun je de regels markeren.

Maakt Worktracker de factuur? Nee. Worktracker houdt bij wat er klaarstaat. De factuur maak je in je boekhoudpakket; met Export CSV neem je de cijfers mee en met Gefactureerd haal je de regels uit het overzicht.

Kan ik uren van een collega invullen? Als eigenaar wel: kies de collega in Medewerker boven de weekstaat. Medewerkers zien alleen hun eigen weekstaat.

Ik heb per ongeluk op Gefactureerd geklikt. Klik in de groene balk op Ongedaan maken. Dat werkt voor de laatst gemarkeerde klant, zolang je de pagina niet hebt ververst.

10. BTW#

Hier volg je per kwartaal voor elke klant waar de BTW-aangifte staat: nog te doen, bij de klant, klaar om in te dienen of ingediend.

Voor wie: Eigenaar en medewerkers · Pakket: alle abonnementen · Menu: Fiscaal → BTW

Sneller: druk op g en daarna b, of typ "BTW" in het commandopalet (⌘K / Ctrl+K).

Wat je ziet#

Kop. Bovenaan staat BTW-VOORTGANG met het gekozen jaar. Rechts de bediening:

• Q1 · Q2 · Q3 · Q4 – de kwartaalkiezer. Kwartalen vóór de ondergrens zijn uitgeschakeld; ga je er met je muis op staan, dan lees je Vóór Qx jjjj is er geen BTW-administratie in Worktracker.
• Verberg afgerond – staat standaard aan (groen) en verbergt klanten van wie de aangifte al is afgerond. Zet je de knop uit, dan heet hij Toon afgerond. Met je muis op de knop zie je hoeveel aangiften er verborgen zijn.
• Analyse – klapt het analysepaneel open of dicht.
• Zoekveld Zoek relatie, persoon of rechtsvorm... – filtert op bedrijfsnaam, klantcode of rechtsvorm.
• Pijltjes naast het jaartal – blader per kwartaal; vanaf Q1 terug kom je op Q4 van het jaar ervoor, vanaf Q4 vooruit op Q1 van het jaar erna. Sta je op de ondergrens, dan is het pijltje terug uitgeschakeld.

Statusbalk. De regel Status met de knop Alles en één knop per stand uit je BTW-workflows. Met de standaardworkflows: Nog te doen, Klaar voor klant, Ter accordering, Klaar om in te dienen, Ingediend en Verstuurd.

De tabel. Elke rij is een klant die dit kwartaal aangifte doet:

• CODE en RELATIE – klantcode en bedrijfsnaam; deze kolom blijft links vast staan als je opzij scrolt.
• OPMERKING – invoerveld Plaats opmerking... voor een notitie bij dit kwartaal.
• LET OP – invoerveld Let op... voor een blijvend signaal bij de klant (alleen de eigenaar kan hier typen). Staat er iets, dan gloeit het veld oranje met een waarschuwingsicoon; met je muis erop lees je de hele tekst. Medewerkers zien het veld alleen-lezen: zonder signaal staat er Alleen eigenaar, met signaal lezen ze de tekst via de tooltip.
• WORKFLOW – twee badges: het boekhoudpakket en de BTW-voorkeur Direct (groen) of Eerst zien (oranje).
• STATUS – een stappenrail met één icoon per stap van de workflow van deze klant. Bereikte stappen zijn blauw, de laatste groen; met je muis op een icoon zie je de stapnaam. Ernaast de huidige stand als tekst, groen zodra de aangifte is afgerond.
• LAATSTE WIJZIGING – datum en naam van de collega (Systeem als de naam onbekend is). Een streepje betekent dat er dit kwartaal nog niets is gedaan.
• ACTIE – de blauwe knop met de tekst van de volgende stap, zoals Naar klant, Akkoord ontvangen of Indienen. Na de laatste stap staat er een groene, niet-klikbare knop Voltooid. Zodra er een stap is gezet, verschijnt links een klein knopje met een draaiende pijl (Stap terug).

Klik op een kolomkop (CODE, RELATIE, LET OP, WORKFLOW, STATUS, LAATSTE WIJZIGING) om te sorteren; nog een klik draait de volgorde om. Standaard: bedrijfsnaam, oplopend.

Lege lijst. Staan er geen rijen, dan zegt de lijst waarom:

• Alle n aangiften voor Qx jjjj zijn afgerond – alles is klaar en verborgen. Met de knop Toon afgerond haal je ze terug, bijvoorbeeld om een stap terug te zetten of opmerkingen te lezen.
• Geen klanten met deze filters – je zoekterm of statusfilter sluit alles uit; als er ook nog afgeronde aangiften verborgen zijn, staat dat erbij. De knop Wis filters maakt het zoekveld leeg en zet de statusbalk op Alles.
• Geen klanten in Qx jjjj – geen enkele klant loopt in dit kwartaal mee. Controleer op de klantkaart de BTW-voorkeur en de eerste of laatste BTW-periode.

Het analysepaneel. Boven de statusbalk, met de kop Analyse en rechts "x van y ingediend · Qn jaar". Vier blokken:

• Activiteit (3 maanden) – heatmap van dertien weken. Hoe groener, hoe meer stappen die dag zijn gezet; dagen in de toekomst zijn lege hokjes. Ga met je muis op een gevuld vakje staan en je ziet datum, aantal acties en wie ze deed (of Onbekend wie). Onderaan de legenda weinig … veel en het aantal actieve dagen.
• Fasen – drie staven: de eerste twee stappen van de workflow die de meeste klanten in dit kwartaal gebruiken, en Afgerond. Met je muis erop: Totaal, Gedaan, Te doen, Voortgang. Een fase op 100% gloeit groen met het label Klaar. Onderaan staat Hover voor details en "3 fasen · n klaar".
• Voortgang totaal – percentage ingediend, met Klaar, Te doen (oranje als minstens de helft nog open staat), Totaal en Gem./dag (gezette stappen per dag over de laatste 30 dagen).
• Voortgang door de tijd – lijngrafiek van het aandeel ingediende aangiften over de Laatste 90 dagen. Met je muis op de lijn zie je per dag Voortgang als percentage en aantal acties; onderaan staat "x% → y%".

Onder de blokken: Geanalyseerd over 90 dagen · n actieve dagen · n acties geregistreerd, en als een fase helemaal klaar is ook "n fase(n) 100%". Zonder klanten met aangifteplicht lees je Geen klanten met BTW-aangifteplicht in deze periode.

Zo werk je ermee#

Een kwartaal of jaar kiezen

1. Klik op Q1, Q2, Q3 of Q4.
2. Voor een ander jaar gebruik je de pijltjes naast het jaartal. Je bladert per kwartaal.

Een aangifte een stap verder zetten

1. Klik in de kolom ACTIE op de blauwe knop. De tekst zegt wat je doet: Naar klant (ter beoordeling naar de klant), Akkoord ontvangen (klant is akkoord), Indienen (aangifte klaar).
2. De stappenrail kleurt door en LAATSTE WIJZIGING krijgt jouw naam en de datum van vandaag.
3. Na de laatste stap wordt de knop Voltooid. Staat Verberg afgerond aan, dan verdwijnt de rij; zet de knop uit (hij heet dan Toon afgerond) om afgeronde klanten te zien.

Een stap terugzetten

1. Klik op het knopje met de draaiende pijl (Stap terug) links van de actieknop.
2. De klant gaat één stap terug; vanaf de eerste stap kom je weer op de beginstand (zoals Nog te doen). De registratie van die stap verdwijnt uit het logboek.

Een opmerking bij dit kwartaal plaatsen

1. Typ in Plaats opmerking... je notitie en druk op Enter (of klik ergens anders).
2. Leegmaken en Enter verwijdert de opmerking. Er is één opmerking per klant per kwartaal; nieuwe tekst vervangt de oude.

Een blijvend signaal plaatsen (alleen eigenaar)

1. Typ in Let op... een korte waarschuwing, bijvoorbeeld "beperkte voorbelastingaftrek", en druk op Enter.
2. Het signaal hangt aan de klant, niet aan het kwartaal: je ziet het elk kwartaal terug.
3. Weghalen doe je door het veld leeg te maken en op Enter te drukken, hier in de BTW-lijst of op de klantkaart (open de klant in Klanten, maak op de tab Overzicht het veld Let op (BTW) leeg en klik op Opslaan). Lukt opslaan niet, dan zie je Signaal niet opgeslagen en verdwijnt je tekst uit het veld, zodat je niet denkt dat hij bewaard is.

Filteren, zoeken en sorteren

1. Klik in de balk Status op één of meer standen; nog een klik zet een filter uit. Alles wist alle filters (dat gebeurt ook vanzelf als je het laatste filter uitzet).
2. Kies je een afgeronde stand zoals Ingediend of Verstuurd terwijl Verberg afgerond aanstaat, dan gaat die knop vanzelf uit; anders zou het filter niets opleveren.
3. Typ in het zoekveld een deel van de bedrijfsnaam, klantcode of rechtsvorm.
4. Klik op een kolomkop om te sorteren. Bij LET OP oplopend staan klanten met een signaal bovenaan.

Afgeronde aangiften tonen en de analyse openen

1. Klik op Verberg afgerond om afgeronde aangiften te tonen; de knop wordt grijs en heet Toon afgerond. Nog een klik verbergt ze weer (groen).
2. Klik op Analyse om het paneel te openen; nog een klik sluit het.

Een workflow per boekhoudpakket instellen (alleen eigenaar)

1. Open het gebruikersmenu rechtsboven, kies Instellingen (of g en daarna s) en klik op BTW-workflows.
2. Klik op + Pakket. Er verschijnt een kaart Nieuw pakket met beginstand Nog te doen en twee voorbeeldstappen: Ter accordering (knop Naar klant, vastgelegd als Bij de klant, met Direct slaat over aan) en Afgerond (knop Geaccordeerd, vastgelegd als Afgerond).
3. Vul de pakketnaam in (Naam van het pakket...) en verlaat het veld of druk op Enter; pas dan wordt de naam opgeslagen (Escape zet de oude naam terug). Gebruiken klanten het pakket al, dan vraagt Worktracker of je wilt hernoemen en de klantkaarten mee wilt aanpassen; na akkoord zie je Pakket hernoemd met het aantal bijgewerkte klanten. Een lege naam (Naam ontbreekt) of een naam die al bestaat (Naam bestaat al) wordt geweigerd. De naam staat meteen als keuze bij Boekhouding op de klantkaart. Rechts zie je hoeveel actieve klanten het pakket gebruiken.
4. Vul bij Beginstand in hoe de stand heet zolang er niets is gedaan, bijvoorbeeld Nog te doen.
5. Per stap stel je in: de naam van de stand (Naam van de stand...), de tekst op de actieknop (Knop), hoe de stand wordt vastgelegd (Bij de klant, Klaar om in te dienen of Afgerond), een van drie kleuren (blauw, groen, oranje; die kleur zie je alleen hier in de instellingen), en Direct slaat over voor stappen die bij de klant liggen. Kies je een vastlegging die een andere stap al heeft, dan ruilen de twee stappen van vastlegging en zie je Vastlegging geruild. Met Omhoog en Omlaag verander je de volgorde; Stap verwijderen verschijnt als je met je muis over de stap gaat.
6. Stap toevoegen plaatst een stap Nieuwe stap (knop Volgende) met de vastlegging die nog vrij is, vóór de laatste stap, zodat de afsluitende stap het einde blijft. Bij drie stappen is de knop uitgeschakeld: Maximaal 3 stappen: elke stap legt een eigen status vast.
7. Alles wordt direct opgeslagen (de pakketnaam zodra je het veld verlaat); je ziet kort Opgeslagen.

Onder de stappen staat de toelichting dat de laatste stap als afgerond geldt en dat een pakket maximaal 3 stappen heeft. Zie je bij een pakket van vóór deze versie Twee stappen leggen hetzelfde vast, daardoor kan de voortgang blijven hangen., kies dan bij een van de twee een andere vastlegging. Een pakket weghalen doe je met het prullenbakje Pakket verwijderen; je krijgt een bevestigingsvraag en, als klanten het pakket nog gebruiken, de waarschuwing dat die terugvallen op de eerste workflow in de lijst. In de praktijk volgen zulke klanten de workflow van E-Boekhouden, of anders de eerste in de lijst.

Bepalen welke klanten meelopen (alleen eigenaar)

1. Open de klant in Klanten, tab Overzicht, onder Fiscaal & ritme:
   • Boekhouding – het pakket, en dus de workflow. Een nieuwe klant (ook via import) krijgt standaard het eerste pakket uit je lijst BTW-workflows.
   • BTW-voorkeur – Direct (je dient in zonder dat de klant meekijkt), Eerst zien (de klant beoordeelt eerst) of Geen BTW (klant staat niet in de lijst). Een nieuwe klant staat standaard op Direct.
   • Let op (BTW) – hetzelfde signaal als de kolom LET OP.
   • Eerste BTW-aangifte – vanaf welk kwartaal de klant meeloopt. Standaard Automatisch (Qx jjjj): het kwartaal van Start klant. Je kunt kiezen uit de kwartalen van het jaar vóór, van en na de startdatum, bijvoorbeeld voor een klant die per 1 juli start maar van wie je Q2 ook al doet. Terugzetten op Automatisch wordt gewoon opgeslagen.
2. Klik op Opslaan.

Een klant laten uitstromen (alleen eigenaar)

1. Zet de Status op Exit of vul Einde klant in; de tab Exit verschijnt.
2. Kies daar onder Laatste aangifteperiodes bij Laatste BTW-periode het laatste kwartaal, bijvoorbeeld Q2 2026, of Niet ingesteld. De lijst toont de kwartalen van het jaar vóór, van en na de einddatum. Klik op Opslaan. De klant blijft tot en met dat kwartaal staan.

Automatisch geregeld#

• Standaardkwartaal. De lijst opent op het laatst afgesloten kwartaal: januari tot en met maart toont Q4 van vorig jaar, april tot en met juni Q1, juli tot en met september Q2, oktober tot en met december Q3. Na de jaarwisseling hoef je dus niets om te zetten.
• Standaardworkflows. Bij het eerste gebruik maakt Worktracker één keer per kantoor E-Boekhouden aan (beginstand Nog te doen; stappen Ter accordering / knop Naar klant, Klaar om in te dienen / Akkoord ontvangen, Ingediend / Indienen) en SnelStart (beginstand Klaar voor klant; stappen Ter accordering / Naar klant en Verstuurd / Geaccordeerd). Je mag ze aanpassen of weghalen; maak je de lijst bewust helemaal leeg, dan komt de standaard niet meer terug.
• Wie loopt mee. Een klant staat in een kwartaal als de BTW-voorkeur niet Geen BTW is, de status niet Archief, het kwartaal op of na de Eerste BTW-aangifte valt en niet na de Laatste BTW-periode. Met een Einde klant-datum loopt de klant mee tot en met het kwartaal van die datum.
• Direct slaat stappen over. Bij voorkeur Direct vervallen alle stappen met Direct slaat over. Is zo'n overgeslagen stap vastgelegd als Klaar om in te dienen, dan wordt die stap de beginstand; anders blijft de gewone beginstand van het pakket gelden. Met de standaardworkflow van E-Boekhouden begint zo'n klant op Klaar om in te dienen met alleen de knop Indienen; bij SnelStart op Klaar voor klant met alleen de knop Geaccordeerd.
• Geen pakket gekozen? Dan volgt de klant de workflow van E-Boekhouden, of anders de eerste in de lijst.
• Logboek. Elke stap vooruit wordt met datum en naam vastgelegd; een stap terug wist die registratie. Hieruit komen de heatmap, Gem./dag en de grafiek. De grafiek telt alleen de afsluitende stap, de heatmap alle stappen; beide kijken alleen naar het gekozen kwartaal.
• Laatste wijziging wordt bijgewerkt bij elke stap én bij het opslaan van een opmerking.
• Workflowwijzigingen werken door in kwartalen die al lopen; een nieuw pakket staat meteen in de keuzelijst Boekhouding, en een hernoemd pakket neemt zijn klanten mee.
• Klant verwijderd? Verwijdert de eigenaar een klant, dan gaan de BTW-aangiften en het logboek van die klant mee.
• Dashboard en koppelingen. In Waar staan we op het Dashboard staat de BTW van het laatst afgesloten kwartaal als regel, met het aantal ingediende aangiften, de trend en een signaal tegen de deadline (bijvoorbeeld Op schema voor 31 oktober of 6 over de deadline van 31 juli). De badge BTW open bij Aandacht vereist en de regel BTW-deadline Qx onder Deze week in Mijn vandaag (in de week vóór 30 april, 31 juli, 31 oktober en 31 januari) kijken naar datzelfde kwartaal. Via Instellingen → API & MCP maak je sleutels waarmee een gekoppeld systeem onder andere de BTW-stand per kwartaal kan uitlezen.

Goed om te weten#

• Afgerond is afgerond. Een aangifte telt alleen als klaar (verborgen door Verberg afgerond, groene stand, meegeteld in Afgerond) als de laatste stap is vastgelegd als Afgerond. Eindigt een workflow op een andere vastlegging, dan blijft de klant zichtbaar, ook met Voltooid op de knop.
• Het signaal is van de eigenaar. Medewerkers zien het veld LET OP alleen-lezen (Alleen eigenaar) en lezen een bestaand signaal via de tooltip; het veld hoort bij de klantkaart. Stappen zetten en opmerkingen plaatsen mag iedereen.
• Opmerking versus signaal. Een OPMERKING hoort bij één kwartaal; een LET OP-signaal blijft elk kwartaal staan.
• Zoeken kijkt naar bedrijfsnaam, klantcode en rechtsvorm; de relatienaam en de namen van contactpersonen worden niet doorzocht, ook al noemt het veld "persoon".
• Fasen tellen per stapdiepte. De eerste twee staven dragen de namen van de meest gebruikte workflow, maar tellen bij elke klant zijn eigen eerste en tweede stap. Bij een Direct-klant is de eerste stap meteen de laatste; die telt in de eerste staaf zodra hij is ingediend.
• Activiteit kijkt naar de kalender. De heatmap toont de laatste dertien weken en de grafiek de laatste 90 dagen. Open je een ouder kwartaal, dan zijn die twee blokken leeg; Fasen en Voortgang totaal kloppen wel.
• Maximaal drie stappen. Er zijn drie vastleggingen en elke stap in een pakket heeft er een eigen; Stap toevoegen stopt dus bij drie. Wil je een andere indeling, hernoem dan een bestaande stap of ruil de vastlegging.
• Na een wijziging in de workflows kan het gebeuren dat de lijst nog even de oude standen toont in de filter- en sorteervolgorde. Klik op een ander kwartaal en weer terug, of ververs de pagina.
• De koppeling telt mee met de lijst. Een gekoppeld systeem dat de BTW-stand opvraagt zonder kwartaal op te geven, krijgt het laatst afgesloten kwartaal en telt dezelfde klanten als deze lijst.
• Instellingen en klantkaart zijn eigenaarswerk. Medewerkers hebben Instellingen niet in het gebruikersmenu (g en daarna s doet bij hen niets) en kunnen de klantkaart niet openen. Komen ze via een knop toch bij Instellingen, dan zien ze Geen Toegang.

Veelgestelde vragen#

Waarom staat een klant niet in de lijst? Lees eerst de melding in de lege lijst: bij Alle n aangiften voor Qx jjjj zijn afgerond klik je op Toon afgerond, bij Geen klanten met deze filters op Wis filters. Staat de klant er nog niet, kijk dan op de klantkaart: BTW-voorkeur op Geen BTW, status Archief, of een Eerste BTW-aangifte of Laatste BTW-periode die dit kwartaal uitsluit.

Een klant begint meteen op "Klaar om in te dienen". Klopt dat? Ja, die klant heeft voorkeur Direct en slaat de stappen bij de klant over. Bij SnelStart begint zo'n klant op Klaar voor klant. Wil je dat anders, zet de voorkeur dan op Eerst zien.

Ik heb per ongeluk op "Indienen" geklikt. Zet Verberg afgerond uit (of klik in de statusbalk op Ingediend; de knop gaat dan vanzelf uit) zodat de klant weer zichtbaar is en klik op het knopje Stap terug.

Kan ik aangiften van 2024 of begin 2025 bekijken? Je kunt terug tot het vroegste kwartaal waar Worktracker iets over weet: een bestaande aangifte of een handmatig ingestelde Eerste BTW-aangifte op een klantkaart. Zonder zulke gegevens ligt de grens op Q4 2025; eerdere kwartalen zijn uitgeschakeld en tonen de tooltip Vóór Qx jjjj is er geen BTW-administratie in Worktracker. Wil je toch verder terug, zet dan bij een klant de Eerste BTW-aangifte op dat kwartaal. Vooruit bladeren kan zonder grens.

Waarom is het analysepaneel leeg bij een ouder kwartaal? De heatmap en de grafiek kijken naar de laatste dertien weken en 90 dagen op de kalender. Ligt het kwartaal verder terug, dan is daar niets te tonen. De staven bij Fasen en het blok Voortgang totaal werken wel voor elk kwartaal.

Wat moet ik doen bij de jaarwisseling? Niets. In januari opent de lijst op Q4 van het afgelopen jaar; met de pijltjes blader je naar Q1 van het nieuwe jaar. Klanten lopen automatisch door, alleen klanten met een Laatste BTW-periode stoppen.

We gebruiken een ander boekhoudpakket. Kan dat? Ja. De eigenaar voegt het toe via Instellingen → BTW-workflows → + Pakket en stelt de stappen in. Daarna kies je het per klant bij Boekhouding. Een pakket hernoemen kan ook: de klanten die het gebruiken gaan na je bevestiging automatisch mee.

11. Jaarrekening#

Hier volg je per onderneming en per boekjaar hoe ver de afsluiting van de jaarrekening is: stap voor stap, met wie wat wanneer heeft gedaan.

Voor wie: Eigenaar en medewerkers (stappen inrichten en klantkaart aanpassen: alleen de eigenaar) · Pakket: alle abonnementen · Menu: Fiscaal → Jaarrekening

Wat je ziet#

Kop. Bovenaan staat Jaarrekening met het gekozen boekjaar en de ondertitel "Afsluiting boekjaar · alle ondernemingsvormen". Rechts: de knop Verberg afgerond (standaard aan, groen; staat hij uit, dan heet hij Toon afgerond), de knop Analyse, het zoekveld Zoek relatie... en de jaarkiezer met een pijltje links en rechts van het jaartal. Beweeg over de eerste knop voor de uitleg van de stand: "Ondernemingen die helemaal klaar zijn, zijn verborgen. Klik om ze te tonen." of "Alle ondernemingen zichtbaar. Klik om afgeronde te verbergen."

Tabel. De eerste kolom heet Onderneming met daarnaast Type, de tweede heeft de koppen Open en Voortgang. Daarna volgt één kolom per stap. De twee eerste kolommen blijven links staan als je horizontaal scrolt.

Per onderneming zie je een selectievakje, een gebouw-icoon, de naam en een rechtsvorm-pil: EZ, VOF, MTSCH, WERK, HOLD, STG of VER (beweeg erover voor de volledige rechtsvorm). In de voortgangscel staat hoeveel stappen open zijn ("3 open", oranje zodra de helft of meer openstaat) of Klaar in het groen, plus het percentage, een balk en "2 klaar" / "5 totaal". Geldt geen enkele stap voor de rechtsvorm, dan staat er "geen stappen".

Statuscellen. Elke stap toont een knop met een gekleurde stip en de status in hoofdletters: Afgerond en Ja groen, Nee rood, Bezig oranje, Start blauw. Bij Niet gestart blijft de knop leeg. Eronder staan de datum (dag-maand-jaar, bijvoorbeeld 3-2-26) en de initialen van wie de status als laatste zette. Een blauw spraakballon-icoontje rechtsboven betekent dat er opmerkingen zijn, een groen kalender-icoontje linksboven dat er een actie aan de stap hangt. Stappen die niet gelden voor deze rechtsvorm tonen "n.v.t.".

Kolomkop per stap. De stapnaam in de kleur van de stap, een sorteerpijltje, een filter-icoontje en de telling "klaar / totaal" met een balkje.

Analyse-paneel. Na een klik op Analyse verschijnt boven de tabel een paneel met de kop Analyse, de telling "x van y stappen klaar" en vijf blokken: Activiteit (3 maanden), Stappen, Voortgang totaal, Voortgang finale stap en Voortgang door de tijd. Onderaan staat een samenvattende regel: "Geanalyseerd over 90 dagen · n actieve dagen · n stappen voltooid", aangevuld met "x/y finale stap" en "k stappen 100%" als dat van toepassing is.

Balk Massale actie. Zodra je rijen aanvinkt, verschijnt onderaan een balk met het aantal geselecteerde ondernemingen, het opschrift Massale actie, de keuzelijst Welke stap?, de statusknoppen onder Welke status? en de knop Toepassen.

Detailvenster. Klik op een statuscel en er opent een venster met de stapnaam, de naam van de onderneming, een kruisje Sluiten (Esc), de zeven statusknoppen en de secties Gekoppelde actie en Logs & opmerkingen.

Zo werk je ermee#

Een boekjaar kiezen

1. Bij het openen staat de lijst op het vorige kalenderjaar.
2. Klik op het pijltje links of rechts van het jaartal. Er is geen onder- of bovengrens.

De status van een stap zetten

1. Klik op de statuscel van de stap bij de juiste onderneming.
2. Kies Niet gestart, Start, Bezig, Afgerond, Ja, Nee of N.v.t.. Het venster sluit direct en de cel toont de status met datum en jouw initialen.
3. Een cel met "n.v.t." kun je ook aanklikken (tip: "N.v.t., klik om handmatig een status te zetten"). Zo zet je toch een status voor een stap die normaal niet geldt voor deze rechtsvorm.

Een opmerking (log) toevoegen of verwijderen

1. Open het detailvenster en typ onder Logs & opmerkingen in Voeg log toe.... Druk op Enter of klik op de verzendknop. De opmerking krijgt je naam en de datum. Een lege opmerking wordt niet opgeslagen.
2. Beweeg over een opmerking en klik op het kruisje Verwijder opmerking. Er komt geen bevestigingsvraag.
3. Een opmerking verandert niets aan de status, de datum of de initialen in de cel.

Een actie aan een stap koppelen

1. Open het detailvenster. Onder Gekoppelde actie staat Actie naam, vooringevuld als "Jaarrekening 2025: Saldo check" (jaar en stap variëren).
2. Pas de naam eventueel aan, vul optioneel Deadline (optioneel) in en klik op Maak actie. Een deadline is niet verplicht. Rechtsonder verschijnt de melding Actie aangemaakt, met de deadline of "Zonder deadline; te vinden in Acties."; het venster blijft open en toont nu de actie. De actie staat in de module Acties met status Starten, toegewezen aan jou, gekoppeld aan deze klant en met de omschrijving "Actie voor [onderneming]. Stap: [stapnaam]".
3. Laat je de naam leeg, dan zie je Geef de actie een naam en gebeurt er niets. Lukt het aanmaken niet, dan zie je Actie niet aangemaakt met de reden.
4. Open je het venster later, dan zie je titel, status en deadline (of "Geen deadline"). Met Afronden zet je de actie op Afgerond; de knop verdwijnt daarna.
5. Per stap kan één actie gekoppeld zijn. Is de gekoppelde actie in de module Acties verwijderd, dan zie je hier weer het formulier om een nieuwe te maken.

Meerdere ondernemingen tegelijk bijwerken

1. Vink ondernemingen aan met het selectievakje vooraan de rij. Het vakje in de kolomkop selecteert alle zichtbare rijen; is er al iets geselecteerd, dan maakt het de selectie leeg.
2. Kies in de balk Massale actie een stap bij Welke stap? (lijst Selecteer kolom..., gegroepeerd per thema) en een status bij Welke status?. Toepassen blijft uitgeschakeld tot je allebei hebt gekozen.
3. Klik op Toepassen. Alle geselecteerde ondernemingen waarvoor de stap geldt (de rechtsvorm staat bij die stap aangevinkt in Instellingen) krijgen die status met jouw initialen en de datum van vandaag; de andere worden overgeslagen. Rechtsonder lees je bijvoorbeeld "3 ondernemingen op 'Afgerond' gezet" en, als er iets is overgeslagen, "2 overgeslagen: de stap 'Saldo check' geldt niet voor die rechtsvorm." Alleen N.v.t. wordt op álle geselecteerde ondernemingen gezet. Daarna wordt de selectie gewist. Met de pijlknop Selectie wissen stop je zonder wijziging.

Zoeken

1. Typ in Zoek relatie.... Je zoekt in naam, klantcode, rechtsvorm en de namen van de personen bij de klant. De zoekterm blijft staan als je van boekjaar wisselt.

Sorteren

1. Klik op Onderneming (naam), Type (rechtsvorm), Open (aantal openstaande stappen) of Voortgang (percentage).
2. Klik op een stapnaam of het pijltje ernaast om op de status van die stap te sorteren: van N.v.t. en Niet gestart via Start en Bezig naar klaar.
3. Nogmaals klikken draait de richting om. Standaard staat de lijst op naam, oplopend. Bij een gelijke stand geldt de naam als tweede sleutel.

Filteren op status per stap

1. Klik op het filter-icoontje in een kolomkop. Het menu Filter statussen verschijnt; klik ernaast om het te sluiten.
2. Zet één of meer statussen aan; je ziet alleen ondernemingen met die status in die stap. Filters op meerdere kolommen werken tegelijk. Wis filter haalt het filter van die kolom weg.
3. Is de lijst leeg, dan staat er "Geen ondernemingen gevonden met de huidige filters." met de link Wis alle filters (wist kolomfilters en zoekterm).

Afgeronde ondernemingen verbergen of tonen

1. Met Verberg afgerond aan (groen) verdwijnen ondernemingen waarvan alle stappen klaar zijn. Klik erop om ze weer te zien: de knop heet dan Toon afgerond en die rijen kleuren groen. Nogmaals klikken verbergt ze weer.

De analyse bekijken

1. Klik op Analyse. Beweeg over een dag in Activiteit (3 maanden) voor de datum, het aantal stappen en wie ze afrondde (staat er niemand bij, dan lees je "Onbekend wie"). Onder de kalender zie je de schaal van "weinig" tot "veel" en het aantal "actieve dagen".
2. Beweeg over een staafje bij Stappen voor Totaal, Gedaan, Te doen en Voortgang; een stap die helemaal klaar is krijgt een groene gloed, een sterretje en het label Klaar. Onder de staafjes staat "n stappen · k klaar".
3. Voortgang totaal toont het percentage plus Klaar, Te doen, Totaal en Gem./dag (gemiddeld aantal afgeronde stappen per dag over de laatste 30 dagen). Voortgang finale stap doet hetzelfde voor de stap die de eigenaar als finale heeft gemarkeerd. Is er geen finale stap, dan staat hier "Markeer een stap als finale in Instellingen → Fiscale workflows om hier de voortgang van de afsluitende stap te zien."
4. Voortgang door de tijd loopt vanaf de eerste afgeronde stap in dit boekjaar ("Sinds de start · n dagen") of over de "Laatste 90 dagen", met een blauwe lijn Totaal en, als er een finale stap is, een groene lijn Finale. Beweeg over de grafiek voor het percentage en het aantal klaar per dag; onderaan staat "x% → y%".
5. De analyse telt alle ondernemingen die in dit boekjaar meelopen, ook de rijen die je met Verberg afgerond, een zoekterm of een filter hebt verborgen.

Een holdingstructuur koppelen (alleen eigenaar)

1. Open de klantkaart van de werkmaatschappij en kies bij Onder welke onderneming(en)? de holding via de keuzelijst + Koppel aan onderneming… (daarna + Voeg nog een parent toe…). De eerste koppeling krijgt het label Primair; met het kruisje Koppeling verwijderen haal je een koppeling weg. Bij een klant met rechtsvorm Particulier ontbreekt dit veld; zet je een gekoppelde klant om naar Particulier, dan vervallen de koppelingen bij het opslaan.
2. In de Jaarrekening staat de werkmaatschappij nu ingesprongen onder de holding, met een paarse linkerrand en "↳ naam van de holding". De holding krijgt een paars badge "+1" (of meer). Bij meerdere parents zie je "+n" achter de naam; de tip Ook onder: noemt de andere.

Een klant laten in- of uitstromen (alleen eigenaar)

1. Vul op de klantkaart IB start jaar in als de jaarrekening pas vanaf een later boekjaar bij jou ligt. Leeg gelaten telt het jaar van Start klant.
2. Stopt een klant, vul dan op het tabblad Exit het veld Laatste IB-boekjaar in. Dat tabblad verschijnt zodra de klant status Exit heeft of een datum bij Einde klant. In latere boekjaren verschijnt de klant niet meer.
3. Maak je een van deze velden later weer leeg, dan wordt ook dat opgeslagen en geldt weer de standaard.

Stappen inrichten (alleen eigenaar)

1. Ga naar Instellingen → Fiscale workflows en kies het tabblad Jaarrekening. Het badge toont het aantal stappen; de gekozen tab wordt onthouden voor de volgende keer.
2. Klik op + Stap. Er verschijnt een stap "Nieuwe Stap" die meteen als kolom in de Jaarrekening staat, voor alle rechtsvormen.
3. Typ de naam in Label van de stap... en kies een kleur (blauw, groen of oranje) bij Kleur van deze stap. De kleur zie je terug in de kolomkop en in de analyse.
4. Klik de rechtsvormen aan of uit: EZ, VOF, Maatschap, W-BV, H-BV, Stichting, Vereniging, Particulier. Alleen ondernemingen met een aangevinkte rechtsvorm krijgen de stap; de rest ziet "n.v.t.".
5. Laat de schakelaar op Entiteit en de module op Jaarrek.. Kies je Aang. VPB, dan verhuist de stap naar Aangifte VPB; kies je Persoon, dan naar Aangifte IB en worden de rechtsvormen gewist.
6. Klik op het vlaggetje Markeer als finale (afsluitende) stap voor deze module bij de stap die het dossier echt afsluit. Eén per module: markeer je een andere, dan gaat de vlag automatisch van de vorige af. Nogmaals klikken (Finale stap, klik om te ontmarkeren) haalt de markering weg.
7. Met Omhoog en Omlaag bepaal je de volgorde; dat is één-op-één de kolomvolgorde in de tabel. Bovenaan is Omhoog uitgeschakeld, onderaan Omlaag. Slepen is niet mogelijk.
8. Met het prullenbakje Verwijderen (zichtbaar als je over de regel beweegt) haal je een stap weg na de vraag "Stap verwijderen?". Zonder stappen staat er "Geen stappen voor Jaarrekening. Klik op "+ Stap" rechtsboven om er één toe te voegen."
9. Kan de naam, kleur, schakelaar of module van een stap niet worden opgeslagen, dan zie je rechtsonder Stap opslaan mislukt met de reden.

Automatisch geregeld#

• Wie er meeloopt. Alle klanten met rechtsvorm Eenmanszaak, VOF, Maatschap, Werk-bv, Holding-bv, Stichting of Vereniging, behalve status Archief. Particulieren horen hier niet. Alleen boekjaren vanaf IB start jaar (of het jaar van Start klant) tot en met Laatste IB-boekjaar tellen.
• Standaardstappen. Bij een nieuw kantoor staan drie stappen klaar in het thema Afsluiting: Maandbericht ontvangen, Saldo check en Jaar afgesloten, voor Eenmanszaak, VOF, Maatschap, Werk-bv, Holding-bv en Stichting. Die standaardlijst wordt één keer per kantoor aangemaakt: verwijder je stappen (ook allemaal), dan komen ze niet vanzelf terug.
• N.v.t. per rechtsvorm. Een stap die niet voor de rechtsvorm geldt, staat op n.v.t. en telt niet mee, tenzij iemand er handmatig een status op zet.
• Wat als klaar telt. Afgerond, Ja en Nee. Start en Bezig zijn open.
• Groen bij 100 procent. Rij en gebouw-icoon kleuren groen en de onderneming verdwijnt zodra Verberg afgerond aan staat.
• Boomweergave. Gekoppelde ondernemingen staan altijd direct onder hun primaire parent; de inspringing loopt op tot vier niveaus diep.
• Datum in de analyse. De kalender en de grafiek gebruiken de datum waarop een stap voor het laatst op klaar is gezet. Zet je dezelfde status opnieuw, dan verhuist die stap naar de nieuwe datum.
• Koppeling met Aangifte VPB en Aangifte IB. Daar staat bij dezelfde klant "Jaarr." met een percentage (in Aangifte VPB met de tip "Jaarrekening klaar, VPB kan ingediend worden" zodra alles af is); klik erop en je springt naar de Jaarrekening.
• Dashboard. In Waar staan we staat Jaarrekening van het vorige boekjaar als regel, met de stand, de trend en de verwachting; klik op de regel om hierheen te gaan. Via ⌘K / Ctrl+K open je de module door "Jaarrekening" te typen (ook "jaarwerk", "afsluiting" of "balans" werkt).

Goed om te weten#

• Jaarrekening zit in elk abonnement. Is het abonnement van je kantoor niet actief, dan zie je de pagina Jaarrekening is tijdelijk vergrendeld met de knop Abonnement herstellen; je gegevens blijven bewaard.
• Medewerkers mogen statussen, opmerkingen, acties en massale wijzigingen doen. Stappen inrichten en de klantkaart aanpassen (holdingkoppeling, in- en uitstroom) kan alleen de eigenaar. Instellingen staat voor medewerkers niet in het gebruikersmenu; komen ze er via een directe link toch, dan zien ze "Geen Toegang".
• Nog geen stappen ingericht? De tabel toont "Nog geen stappen geconfigureerd voor Eenmanszaak / VOF / Maatschap / Werk-bv / Holding-bv / Stichting / Vereniging." met een verwijzing naar Instellingen → Fiscale workflows. Het analysepaneel meldt dan "Geen kolommen geconfigureerd voor deze module."
• Verenigingen zitten niet in de standaardstappen. Vink Vereniging aan in Instellingen, anders zie je "geen stappen".
• Toepassen in de balk Massale actie slaat ondernemingen over waarvoor de stap niet geldt, ook als daar per cel handmatig een status was gezet. Wil je zulke handmatige statussen in bulk weghalen, kies dan N.v.t.: die wordt wél op alle geselecteerde ondernemingen gezet.
• Wissel je van boekjaar terwijl er rijen zijn aangevinkt, dan blijft de selectie staan. Controleer de balk voordat je Toepassen klikt.
• Sorteren werkt binnen de boomstructuur: kinderen blijven onder hun parent staan. Staat de parent niet in de lijst (bijvoorbeeld verborgen door Verberg afgerond of een filter), dan staat de werkmaatschappij gewoon op het hoogste niveau zonder "↳".
• Het badge "+n" bij een holding telt de gekoppelde ondernemingen die in dit boekjaar meelopen (niet gearchiveerd en binnen hun in- en uitstroomjaren), ook als ze door Verberg afgerond, de zoekterm of een filter niet in de lijst staan.
• Wis alle filters zet Verberg afgerond niet uit. Mis je een klant, controleer eerst die knop.
• Nogmaals dezelfde status kiezen vernieuwt datum en initialen.
• Het detailvenster sluit met het kruisje, met Escape of door ernaast te klikken. Zolang het open staat, scrolt de pagina eronder niet mee.
• Afronden bij een gekoppelde actie verandert de status van de stap niet.
• Het veld Laatste IB-jaar op de klantkaart heeft geen invloed op deze lijst; gebruik Laatste IB-boekjaar op het tabblad Exit.
• Verplaats je een stap in Instellingen naar een andere module of verwijder je hem, dan blijven de eerder vastgelegde statussen bewaard maar zie je ze hier niet meer.
• Verwijdert de eigenaar een klant, dan verdwijnen ook alle Jaarrekening-statussen en opmerkingen van die klant. Ondernemingen die eronder hingen worden losgekoppeld en staan daarna op het hoogste niveau.
• Het analysepaneel kijkt 90 dagen terug. Ouder werk zie je niet in de kalender en de grafiek, wel in de percentages.
• Er is geen sneltoets voor deze module.

Veelgestelde vragen#

Waarom zie ik een klant niet in de lijst? Controleer of Verberg afgerond aan staat en de klant al klaar is, of de rechtsvorm een ondernemingsvorm is (geen Particulier), of de klant niet op Archief staat, en of het boekjaar tussen IB start jaar (of het jaar van Start klant) en Laatste IB-boekjaar valt.

Waarom staat er "geen stappen" bij een onderneming? Geen enkele stap is gekoppeld aan die rechtsvorm. De eigenaar vinkt de rechtsvorm aan bij de stappen in Instellingen → Fiscale workflows.

Kan ik een status terugzetten? Ja. Open de cel en kies Niet gestart of een eerdere status. Er is geen aparte terugknop.

Ik heb Toepassen geklikt, maar niet alle geselecteerde ondernemingen zijn bijgewerkt. De stap geldt niet voor de rechtsvorm van de overgeslagen ondernemingen; de melding rechtsonder noemt hoeveel er zijn overgeslagen. Vink de rechtsvorm aan bij die stap in Instellingen → Fiscale workflows, of zet de status per cel via het detailvenster.

Wat doet de finale stap? Dat is de stap waarmee het dossier echt afgesloten is, bijvoorbeeld "Jaar afgesloten". Bij Voortgang finale stap en de groene lijn Finale zie je hoeveel ondernemingen die stap hebben gehaald, los van alle tussenstappen.

Ik heb een status gezet, maar de teller in de kolomkop verandert niet. De teller telt alleen Afgerond, Ja en Nee. Start en Bezig tellen als open.

Waarom staan er in de analyse meer ondernemingen dan in mijn lijst? De analyse telt alle ondernemingen van het boekjaar, ongeacht Verberg afgerond, de zoekterm en de kolomfilters. De tabel toont alleen wat door je filters komt.

12. Aangifte IB#

Hier volg je per huishouden en per persoon hoe ver de aangifte inkomstenbelasting is: van VIA-machtiging tot voorlopige aanslag, met logs, gekoppelde acties en een analysepaneel.

Voor wie: Eigenaar en medewerkers · Pakket: alle abonnementen · Menu: Fiscaal → Aangifte IB

Wat je zie#

Kop. Bovenaan staat Aangifte IB met het boekjaar en de ondertitel Privé-aangiften per huishouden · contactpersoon en partner. Rechts staan de knop Verberg afgerond (groen, standaard aan: verbergt huishoudens die helemaal klaar zijn; zet je hem uit, dan heet hij Toon afgerond en zie je alles; de tooltip legt de stand uit), de knop Analyse (klapt het analysepaneel uit), het zoekveld Zoek persoon of huishouden... en de jaarkiezer met pijltjes.

Analysepaneel. Zichtbaar zodra Analyse aanstaat, met de kop Analyse, rechts {n} van {m} stappen klaar en de blokken Activiteit (3 maanden), Stappen, Voortgang totaal, Voortgang finale stap en Voortgang door de tijd.

Tabel. Links twee vaste kolommen die blijven staan bij horizontaal scrollen: Huishouden / Persoon (met selectievakje en sorteerpijl op naam) en Voortgang (sorteerbaar op het gemiddelde percentage van het huishouden, tooltip Sorteer op voortgang in procenten). Daarna één kolom per stap, gegroepeerd per thema. Elke kolomkop toont de stapnaam in kleur (klikbaar, tooltip Sorteer op deze stap), een sorteerpijl, een filtericoon en een teller klaar / totaal met balkje. Zijn er nog geen persoonsstappen ingericht, dan zie je in plaats van de tabel Nog geen privé-stappen geconfigureerd. met de aanwijzing om in Instellingen → Fiscale workflows kolommen met scope Persoon te maken.

Huishouden-rij. Elk huishouden begint met een donkere kopregel: Huishouden, de klantnaam en een badge met de rechtsvorm. Bij een ondernemingsvorm staat rechts Jaarr. met een minibalk en percentage: de voortgang van de jaarrekening van dezelfde klant.

Persoon-rijen. Daaronder staat elke persoon uit de klantkaart. De contactpersoon staat bovenaan, wit met blauwe onderstreping en de pill HOOFD (tooltip Hoofdcontactpersoon); de anderen grijs met PARTNER. Dan de voortgang: het aantal open stappen (oranje als de helft of meer openstaat) of Klaar, een percentage, een balk en eronder klaar en totaal. Zonder toepasselijke stappen staat er geen stappen. Een persoon die helemaal klaar is krijgt een groene rij.

Statuscellen. Elke stap is een knop met een gekleurde stip en de status in hoofdletters: AFGEROND en JA groen, NEE rood, BEZIG oranje, START blauw, Niet gestart blijft leeg. Een blauw spraakballonnetje rechtsboven betekent dat er logs zijn, een groen kalendericoon linksboven dat er een actie aan hangt. Onder de knop staan de datum (dag-maand-jaar, jaar in twee cijfers) en de initialen van wie de status zette. Een niet-toepasselijke stap toont klein en grijs n.v.t..

Bulkbalk en celvenster. Aangevinkte personen laten onderaan de balk Massale actie verschijnen, met het aantal geselecteerde personen. Een klik op een statuscel opent het celvenster met bovenin de stapnaam en de naam van de persoon, daaronder de statusknoppen (de huidige status licht blauw op), Gekoppelde actie en Logs & opmerkingen. Zolang het venster open is, scrolt de lijst eronder niet mee.

Zo werk je ermee#

1. Een huishouden klaarzetten (eigenaar)

De personen komen uit de klantkaart: Klanten → klant openen → tabblad Personen (de badge toont het aantal). Zolang er niemand staat, zie je Nog geen personen gekoppeld aan deze klant.

1. Klik op Persoon toevoegen en typ de naam over Nieuw Persoon heen.
2. Klik op Contact (tooltip Markeer als contactpersoon) bij de hoofdcontactpersoon. Die krijgt HOOFD; iedereen zonder Contact wordt PARTNER.
3. Heeft iemand een doorlopende VIA-machtiging, klik dan op VIA (tooltip Doorlopende VIA-registratie) en vul het veld jaar in (dat veld werkt alleen als VIA aanstaat). Boven de lijst staat ter herinnering VIA = doorlopende VIA-registratie (machtiging om vooraf ingevulde gegevens bij de Belastingdienst op te halen).
4. Verwijder een persoon met Verwijderen (verschijnt als je over de regel beweegt).
5. Klik op Opslaan. Je ziet de melding Klant opgeslagen. Ontbreekt er iets, bijvoorbeeld Start klant, dan weigert de kaart met Nog niet opgeslagen en de reden; sluit je de kaart met Annuleren, het kruisje, Esc of een klik ernaast terwijl er iets is gewijzigd, dan vraagt Worktracker Niet-opgeslagen wijzigingen weggooien?

Een klant zonder personen verschijnt niet in Aangifte IB, ook niet een eenmanszaak.

2. Vanaf welk boekjaar een huishouden meeloopt (eigenaar)

Op het tabblad Overzicht, onder Fiscaal & ritme, vul je IB start jaar in. Leeg betekent: het jaar van Start klant; maak je het veld later leeg en sla je op, dan geldt dat weer. Bij een klantenimport of -export gaat de kolom IB Start Jaar mee; personen zitten niet in de export, die voer je per klant in.

3. Een huishouden laten uitstromen (eigenaar)

Zet de Status op Exit of vul Einde klant in; dan verschijnt het tabblad Exit met de kop Laatste aangifteperiodes. Vul daar Laatste IB-boekjaar in. Vanaf het jaar erna staat het huishouden niet meer in de lijst; haal je het jaar weer weg, dan loopt het huishouden gewoon door. Status Archief haalt de klant uit alle boekjaren.

Verzorg je voor een klant helemaal geen aangifte IB, bijvoorbeeld omdat die alleen de administratie afneemt, zet dan op de klantkaart onder Fiscaal & ritme het veld Aangifte IB op Niet via ons. Het huishouden staat dan in geen enkel boekjaar in de lijst en telt niet mee in de kop, het analysepaneel, het dashboard en de API. De jaarrekening, de VPB en de BTW van die klant lopen gewoon door. Terug op Via ons loopt het huishouden weer mee, met de statussen die er al stonden.

4. Een boekjaar kiezen

Bij openen staat de lijst op het vorige kalenderjaar; met de pijltjes blader je zonder onder- of bovengrens.

5. Een status zetten

Klik op de statuscel en kies Niet gestart, Start, Bezig, Afgerond, Ja, Nee of N.v.t.. Het venster sluit meteen; de cel toont de status met datum en jouw initialen. Afgerond, Ja en Nee tellen als klaar: ook Nee betekent dat de vraag is beantwoord.

6. Een n.v.t.-cel toch invullen

Een n.v.t.-cel is klikbaar (tooltip N.v.t., klik om handmatig een status te zetten). Een handmatige status wint van de automatische regel.

7. Een log toevoegen of verwijderen

Typ in het celvenster onder Logs & opmerkingen in Voeg log toe... en druk op Enter of klik op de verzendknop. Elke log toont tekst, auteur en datum. Het kruisje Verwijder opmerking (verschijnt bij aanwijzen) verwijdert direct, zonder bevestiging.

8. Een actie koppelen

1. In het celvenster staat Actie naam al ingevuld als "Aangifte IB {boekjaar}: {stapnaam}"; pas aan naar wens en vul eventueel de datum Deadline (optioneel) in. Een deadline is echt optioneel.
2. Klik op Maak actie. Zonder naam zie je Geef de actie een naam. Lukt het, dan verschijnt Actie aangemaakt (met de deadline erbij, of Zonder deadline; te vinden in Acties.); gaat er iets mis, dan Actie niet aangemaakt met de reden. De actie komt in de module Acties met status Starten, toegewezen aan jou, gekoppeld aan het huishouden (de klant, niet de persoon) en met de omschrijving "Actie voor {persoon}. Stap: {stapnaam}".
3. Daarna toont het venster titel, status en deadline (of Geen deadline) plus de knop Afronden, die de actie op Afgerond zet.

9. Meerdere personen tegelijk bijwerken

1. Vink personen aan; het vakje in de kop selecteert alle personen van de zichtbare huishoudens, nog een klik maakt de selectie leeg.
2. Kies in Massale actie bij Welke stap? een kolom (Selecteer kolom..., gegroepeerd per thema) en bij Welke status? een status.
3. Klik op Toepassen (pas actief als stap én status gekozen zijn). De selectie wordt daarna gewist. Selectie wissen (het pijltje) maakt de selectie leeg zonder te wijzigen.

Personen voor wie de stap niet geldt (een partner bij een Contact-stap, of iemand met doorlopende VIA bij een VIA-stap) worden overgeslagen. Je ziet dan {n} personen op '{status}' gezet met eronder {m} overgeslagen: de stap '{stapnaam}' geldt niet voor die personen (partner of doorlopende VIA).; is er niemand overgeslagen, dan alleen {n} personen op '{status}' gezet met de stapnaam. Alleen N.v.t. wordt wél op iedereen toegepast, zodat je een eerder handmatig gezette status in bulk weer op n.v.t. kunt zetten.

10. Zoeken, filteren en sorteren

• Zoek persoon of huishouden... houdt een huishouden vast als de klantnaam óf een persoonsnaam matcht.
• Het filtericoon in een kolomkop opent Filter statussen: zet statussen aan of uit, Wis filter haalt het filter weg; klik ernaast om het menu te sluiten. Een huishouden blijft staan als minstens één persoon voldoet.
• Sorteer via Huishouden / Persoon (naam), Voortgang (percentage) of een stapkolom (klik op de stapnaam of de pijl): de huishoudens worden dan gerangschikt op de verst gevorderde persoon voor die stap, n.v.t. telt niet mee, en oplopend staat Niet gestart bovenaan. Nogmaals klikken draait de volgorde om; bij gelijke stand geldt de naam.
• Lege lijst: Geen huishoudens gevonden met de huidige filters. met de link Wis alle filters (wist kolomfilters en zoekterm, niet Verberg afgerond).

11. Doorklikken naar de jaarrekening

Klik in de kopregel van een huishouden op Jaarr. om naar de module Jaarrekening te springen. De tooltip zegt Jaarrekening klaar of Jaarrekening: {klaar}/{totaal} stappen klaar.

12. Het analysepaneel lezen

Rechtsboven staat {n} van {m} stappen klaar voor het hele boekjaar.

• Activiteit (3 maanden): heatmap van 13 weken. Beweeg over een dag voor de datum, het aantal stappen en wie ze afrondde (of Onbekend wie). Onderaan weinig … veel en het aantal actieve dagen.
• Stappen: een staaf per stap met bij aanwijzen Totaal, Gedaan, Te doen en Voortgang; een volledig afgeronde stap krijgt het label Klaar. Onderaan Hover voor details en het aantal stappen, met erbij hoeveel er helemaal klaar zijn.
• Voortgang totaal: percentage, Klaar, Te doen, Totaal en Gem./dag (afgeronde stappen per dag over de laatste 30 dagen).
• Voortgang finale stap: hetzelfde voor de stap die je als finale markeerde. Zonder finale stap staat hier een hint naar Instellingen → Fiscale workflows.
• Voortgang door de tijd: lijn Totaal (blauw) en, bij een finale stap, Finale (groen) vanaf de eerste vastlegging; onderschrift Sinds de start · n dagen of Laatste 90 dagen, met het begin- en eindpercentage.
• Onderaan het paneel staat de samenvatting Geanalyseerd over 90 dagen, het aantal actieve dagen, het aantal voltooide stappen en, als die er zijn, de stand van de finale stap en het aantal stappen op 100%.

13. Stappen inrichten (eigenaar)

Ga naar Instellingen → Fiscale workflows → sub-tab Aangifte IB (de badge toont het aantal stappen). De toelichting bovenaan zegt dat je stappen toevoegt, hernoemt, met de pijltjes ordent of verwijdert. De lijst heet {n} stappen · Aangifte IB en alles hier verschijnt direct als kolom; is de lijst leeg, dan staat er Geen stappen voor Aangifte IB. Klik op "+ Stap" rechtsboven om er één toe te voegen.

1. Klik op + Stap; er komt een Nieuwe Stap bij met scope Persoon en filter Iedereen.
2. Typ de naam in Label van de stap... en kies een van de drie kleuren (Kleur van deze stap).
3. Kies Iedereen (hoofd én partner) of Contact (alleen de contactpersoon; bij partners wordt de stap automatisch n.v.t.).
4. Klik op het vlaggetje Markeer als finale (afsluitende) stap voor deze module bij de stap die het dossier afsluit, bijvoorbeeld het indienen. Er is één finale stap per module; nog een klik (Finale stap, klik om te ontmarkeren) haalt de markering weg.
5. Verplaats met Omhoog en Omlaag (ook over thema's heen); verwijder met Verwijderen (bevestiging Stap verwijderen?). Een verwijderde stap blijft weg, ook de meegeleverde Voorlopige aanslag.

Lukt het opslaan van een wijziging niet, dan zie je Stap opslaan mislukt met de reden. Zet je een stap op Entiteit in plaats van Persoon, dan verdwijnt hij hier en komt hij onder Jaarrekening terecht (of onder Aangifte VPB als je dat kiest), nog zonder rechtsvormen aangevinkt.

14. De jaarwissel

Je hoeft niets klaar te zetten. In een nieuw kalenderjaar opent de module vanzelf op het net afgesloten boekjaar. In een volgend boekjaar staat iedereen op Niet gestart; de statussen van eerdere jaren blijven bewaard en blader je terug met het pijltje. Huishoudens stromen in via IB start jaar of Start klant en uit via Laatste IB-boekjaar.

Automatisch geregeld#

• Standaardjaar: het huidige kalenderjaar min één.
• Wie meeloopt: klant niet op Archief, Aangifte IB op Via ons, minstens één persoon, boekjaar niet vóór IB start jaar (of het jaar van Start klant) en niet ná Laatste IB-boekjaar.
• Hoofd eerst: de contactpersoon staat bovenaan met HOOFD, anderen krijgen PARTNER.
• N.v.t. voor partners: stappen met filter Contact zijn n.v.t. voor iedereen zonder Contact-markering.
• N.v.t. bij doorlopende VIA: staat VIA aan, dan worden Doorlopende VIA aangevraagd en Doorlopende VIA geregistreerd n.v.t. Is ook het VIA-jaar ingevuld, dan worden VIA aangevraagd en VIA geregistreerd n.v.t. voor boekjaren ná dat jaar. Dit geldt voor de vier meegeleverde VIA-stappen; hernoemen mag, een zelf nieuw aangemaakte VIA-stap krijgt de regel niet.
• Standaardstappen bij het eerste gebruik: thema's Voorbereiding, Afsluiting en Aangifte met de persoonsstappen Doorlopende VIA aangevraagd, Doorlopende VIA geregistreerd, VIA aangevraagd, VIA geregistreerd (iedereen), Urencriterium gehaald, Mail jaarafsluiting gestuurd en Voorlopige aanslag (alleen contact). De standaardlijst wordt één keer per kantoor aangemaakt, door de eigenaar bij het eerste gebruik; verwijder je stappen of maak je de lijst bewust helemaal leeg, dan komt de standaard niet terug.
• Urencriterium: in de meegeleverde kolom Urencriterium gehaald toont Afgerond als JA en Start of Bezig als AFRONDEN; Ja en Nee tonen gewoon.
• Jaarr.-balk: berekend uit de Jaarrekening-stappen van dezelfde klant in hetzelfde boekjaar; particulieren hebben geen balk.
• Verberg afgerond verbergt een huishouden zodra elke persoon 100% klaar is of nul stappen heeft.
• Dashboard: in Waar staan we staat Aangifte IB van het vorige kalenderjaar als regel, met de stand, de trend en de verwachting; klik op de regel om naar deze module te gaan.
• Navigatie: sneltoets g en dan i (in de sneltoetslijst Ga naar Aangifte IB); of ⌘K / Ctrl+K en typ Aangifte IB.

Goed om te weten#

• Abonnement. Aangifte IB zit in elk abonnement. Is het abonnement van je kantoor niet actief, dan zie je de pagina Aangifte IB is tijdelijk vergrendeld met voor de eigenaar de knop Abonnement herstellen en voor medewerkers de tekst Vraag de eigenaar van je kantoor om het abonnement te herstellen.
• Rollen. Medewerkers mogen alles in de lijst: statussen, logs, acties en bulkwijzigingen. Alleen de eigenaar opent de klantkaart (personen, IB start jaar, tabblad Exit) en de instellingen; voor een medewerker staat Instellingen niet in het gebruikersmenu en komt hij er via een knop toch terecht, dan staat er Geen Toegang.
• Meerdere contactpersonen kan: elke persoon met Contact krijgt HOOFD en de Contact-stappen.
• Handmatig wint. Een status die je zelf in een cel zet blijft staan, ook als de stap volgens de regels n.v.t. zou zijn. Via Massale actie worden zulke personen juist overgeslagen; alleen N.v.t. gaat daar naar iedereen. Terug naar automatisch kan alleen door bewust N.v.t. te kiezen.
• Celvenster sluiten doe je met het kruisje (tooltip Sluiten (Esc)), met Esc of door buiten het venster te klikken.
• Laatste IB-jaar onder Fiscaal & ritme heeft geen invloed op deze lijst; gebruik Laatste IB-boekjaar op het tabblad Exit.
• Dezelfde status opnieuw kiezen ververst datum en initialen; in de heatmap verhuist de afronding dan naar vandaag.
• Geen verbinding? Statussen en logs die je intussen zet blijven lokaal bewaard, ook als je het tabblad sluit, en worden na herstel alsnog verstuurd.
• Analyse telt alles: het hele boekjaar, ongeacht zoekterm, filters of Verberg afgerond. De heatmap kijkt 13 weken terug en de tijdlijn maximaal 90 dagen; bij een ouder boekjaar is de heatmap leeg en de tijdlijn een vlakke lijn, terwijl de percentages kloppen.
• Thema's bepalen de groepering in Welke stap? en de standaardkleur; ze zijn in de instellingen niet los aan te maken of te bewerken, en een nieuwe stap komt in het eerste thema (bestaat er geen thema, dan maakt Worktracker er één met de naam Stappen). De volgorde wijzig je alleen met Omhoog en Omlaag.
• Een gekoppelde actie kun je in het celvenster niet loskoppelen; wel afronden.
• Extern uitlezen kan via de MCP-koppeling (Instellingen → API & MCP) met get_ib_status: de voortgang per thema en in totaal voor een boekjaar, voor Aangifte IB, Jaarrekening en VPB. Zonder jaar kijkt hij naar het vorige kalenderjaar en hij telt dezelfde huishoudens en stappen als de module.

Veelgestelde vragen#

Waarom zie ik een klant niet in Aangifte IB? Controleer of er minstens één persoon op het tabblad Personen staat, de status niet Archief is, Aangifte IB onder Fiscaal & ritme niet op Niet via ons staat, IB start jaar (of het jaar van Start klant) niet ná het gekozen boekjaar ligt en Laatste IB-boekjaar niet ervoor. Met Verberg afgerond aan verdwijnt een huishouden ook zodra iedereen klaar is; klik op de knop (hij heet dan Toon afgerond) om ze weer te zien.

Waarom staat een stap bij de partner op n.v.t.? Die stap heeft het filter Contact en geldt alleen voor de persoon met de Contact-markering. Toch invullen? Klik op de n.v.t.-cel en kies een status.

Waarom heeft Massale actie niet iedereen bijgewerkt? Personen voor wie de stap niet geldt worden overgeslagen; de melding {m} overgeslagen vertelt om wie het gaat (partner of doorlopende VIA). Wil je zo iemand toch een status geven, klik dan op de n.v.t.-cel zelf.

Hoe houd ik uitstel bij? Er is geen aparte uitstelfunctie. Maak in Fiscale workflows → Aangifte IB een eigen stap, bijvoorbeeld "Uitstel aangevraagd", en gebruik Ja of Nee per persoon. Zet in het celvenster een log met datum of kenmerk.

Hoe zie ik hoeveel aangiftes echt zijn ingediend? Markeer de stap die het indienen vastlegt als finale stap (het vlaggetje). Het analysepaneel toont dan apart Voortgang finale stap en de groene lijn Finale.

Moet ik iets doen bij de jaarwissel? Nee. Elk boekjaar heeft eigen statussen; blader naar het nieuwe jaar en begin. Vul alleen bij vertrekkende klanten Laatste IB-boekjaar in, zodat ze niet in het nieuwe jaar opduiken.

Wat is het verschil met Jaarrekening en Aangifte VPB? Aangifte IB werkt per persoon (scope Persoon); Jaarrekening en Aangifte VPB werken per onderneming (scope Entiteit). De balk Jaarr. is de brug ertussen.

13. Aangifte VPB#

Hier volg je per boekjaar hoe ver elke bv is met de aangifte vennootschapsbelasting, stap voor stap, en zie je meteen of de jaarrekening van die bv al klaar is.

Voor wie: eigenaar en medewerkers (stappen inrichten en klantkaart bewerken: alleen de eigenaar) · Pakket: alle abonnementen · Menu: Fiscaal → Aangifte VPB

Ook bereikbaar via ⌘K / Ctrl+K → Aangifte VPB, of vanaf het Dashboard via de regel Aangifte VPB in Waar staan we.

Wat je ziet#

Kop. De titel Aangifte VPB met het boekjaar erachter, daaronder Vennootschapsbelasting · BV-aangiften. Rechts staan de knop Verberg afgerond (standaard aan, groen, met een oog-icoon; staat hij uit, dan heet hij Toon afgerond), de knop Analyse (standaard uit), het zoekveld Zoek relatie... en een jaarkiezer met een pijl links en rechts. De tooltip van de eerste knop legt de stand uit: Ondernemingen die helemaal klaar zijn, zijn verborgen. Klik om ze te tonen. of Alle ondernemingen zichtbaar. Klik om afgeronde te verbergen. Bij openen staat het boekjaar op het vorige kalenderjaar.

Wie staat erin. Alleen klanten met rechtsvorm Werk-bv of Holding-bv; alle andere ondernemingsvormen vind je bij Jaarrekening. Een bv loopt mee vanaf het jaar in IB start jaar (of, als dat leeg is, het jaar van Start klant) tot en met Laatste IB-boekjaar op het tabblad Exit van de klantkaart. Klanten met status Archief zie je nooit.

Tabel. Twee vaste kolommen blijven links staan als je opzij scrolt:

• Onderneming en Type: een selectievakje, een gebouw-icoon (groen zodra de bv klaar is), de naam en eventueel de badge +n als er werkmaatschappijen onder deze holding hangen (tooltip n ondernemingen onder …). Bij een holdingstructuur staat de werkmaatschappij ingesprongen onder haar primaire holding, met ↳ en de holdingnaam; hangt ze onder meer holdings, dan staat daar +n achter (tooltip Ook onder: …).
• Open en Voortgang: eerst de rechtsvorm-pill WERK (blauw) of HOLD (paars), dan het aantal open stappen (n open, in oranje zodra de helft of meer nog openstaat) of Klaar in groen, het percentage, een balk en eronder n klaar / n totaal. Staat er geen stappen, dan is er geen enkele VPB-stap aan die rechtsvorm gekoppeld.

Daarna volgt één kolom per VPB-stap. In de kop: de stapnaam in de kleur van de stap, een sorteerpijl, een filtericoon en daaronder klaar / totaal met een balkje over alle bv's van het boekjaar.

Jaarr.-indicator. Onder de naam van elke bv zie je Jaarr. met een minibalkje en een percentage: de voortgang van de Jaarrekening van dezelfde bv in hetzelfde boekjaar. Bij 100% kleuren balkje en percentage groen. De tooltip zegt Jaarrekening klaar, VPB kan ingediend worden of Jaarrekening: n/m stappen klaar. Klikken brengt je naar de module Jaarrekening.

Statuscellen. Elke cel is een knop met een gekleurde stip en de status in hoofdletters: AFGEROND en JA groen, NEE rood, BEZIG oranje, START blauw; bij Niet gestart blijft de knop leeg. Een blauw spraakballonnetje rechtsboven betekent dat er logs zijn, een groen kalender-icoontje linksboven dat er een actie aan hangt. Onder de knop staan de datum (dag-maand-jaar) en de initialen van wie de status zette. Een cel met n.v.t. is gedempt maar wél klikbaar (tooltip N.v.t., klik om handmatig een status te zetten).

Rijkleuren. Een bv die helemaal klaar is krijgt een groene rij, een aangevinkte bv een blauwe tint, een werkmaatschappij onder een holding een paarse linkerrand.

Analyse-paneel. Met Analyse aan verschijnt boven de tabel het blok Analyse met rechtsboven n van m stappen klaar. Het bevat vijf onderdelen:

• Activiteit (3 maanden): een heatmap van 13 weken met een legenda van weinig tot veel. Beweeg over een dag voor de datum, het aantal afgeronde stappen (n stappen) en de uitsplitsing per medewerker. Eronder de teller n actieve dagen.
• Stappen: een staaf per VPB-stap; beweeg eroverheen (Hover voor details) voor Totaal, Gedaan, Te doen en Voortgang. Een stap die bij alle bv's klaar is, krijgt het label Klaar met een groene gloed. Onderaan staat n stappen en, als het van toepassing is, · n klaar.
• Voortgang totaal: het percentage, Klaar, Te doen, Totaal en Gem./dag (gemiddeld aantal afgeronde stappen per dag over de laatste 30 dagen).
• Voortgang finale stap: hetzelfde blok in groen met een vlaggetje, alleen voor de stap die je als finale hebt gemarkeerd. Zonder finale stap staat er Markeer een stap als finale in Instellingen → Fiscale workflows om hier de voortgang van de afsluitende stap te zien.
• Voortgang door de tijd: een lijngrafiek met Totaal (blauw) en, als er een finale stap is, Finale (groen), vanaf de eerste vastlegging tot maximaal 90 dagen terug. Onderaan lees je Sinds de start · n dagen of Laatste 90 dagen en het verloop van begin- naar eindpercentage.

Onderaan het paneel: Geanalyseerd over 90 dagen · n actieve dagen · n stappen voltooid, aangevuld met x/y finale stap en het aantal stappen dat op 100% staat. Zijn er nog geen VPB-stappen ingericht, dan staat er Geen kolommen geconfigureerd voor deze module. Voeg ze toe via Instellingen → Fiscale workflows.

Massale actie. Zodra je één of meer bv's aanvinkt, schuift onderaan een balk in beeld met de teller, het kopje Wijzigen / Massale actie, de keuzelijst Welke stap? (standaard Selecteer kolom..., gegroepeerd per thema), de zeven statusknoppen onder Welke status?, een pijl Selectie wissen en de knop Toepassen. Die laatste wordt pas actief als je zowel een stap als een status hebt gekozen.

Celvenster. Klik op een statuscel en er opent een venster met de stapnaam en de naam van de bv. Bovenin staan de zeven statusknoppen in twee kolommen, daaronder de onderdelen Gekoppelde actie en Logs & opmerkingen. Sluiten kan met het kruisje (Sluiten (Esc)), met Escape of met een klik erbuiten; zolang het venster open is, scrolt de pagina eronder niet mee.

Zo werk je ermee#

VPB-stappen inrichten (alleen eigenaar)

1. Ga naar Instellingen → Fiscale workflows en klik op het tabblad Aangifte VPB. Achter elk tabblad staat een badge met het aantal stappen; het gekozen tabblad wordt onthouden.
2. Klik rechtsboven op + Stap. Er verschijnt een regel Nieuwe Stap met scope Entiteit, module Aang. VPB en alle rechtsvormen aan.
3. Typ een naam in het veld Label van de stap... en kies een kleur uit het palet Kleur van deze stap.
4. Zet de rechtsvormen goed. Voor VPB tellen alleen W-BV en H-BV; de andere chips (EZ, VOF, Maatschap, Stichting, Vereniging, Particulier) doen hier niets. Geldt een stap alleen voor holdings, zet dan W-BV uit.
5. Markeer de afsluitende stap (bijvoorbeeld "Aangifte ingediend") met het vlaggetje Markeer als finale (afsluitende) stap voor deze module. Er kan er maar één per module zijn; markeer je een andere, dan gaat de vlag automatisch van de vorige af. Nog een klik op de vlag (Finale stap, klik om te ontmarkeren) haalt hem weg.
6. Zet de volgorde met Omhoog en Omlaag; de volgorde van boven naar beneden is de kolomvolgorde van links naar rechts. Verwijderen doe je met het prullenbak-icoon Verwijderen dat verschijnt als je over de regel beweegt; de app vraagt Stap verwijderen?.
7. Elke wijziging wordt direct opgeslagen en staat meteen als kolom in de VPB-tabel. Boven de lijst zie je n stappen · Aangifte VPB en verschijnt als kolom in de tabel. Lukt opslaan niet, dan zie je rechtsonder de melding Stap opslaan mislukt met de reden.

Een status zetten

1. Klik op de cel van de bv en de stap.
2. Kies Niet gestart, Start, Bezig, Afgerond, Ja, Nee of N.v.t.. Het venster sluit vanzelf; datum en initialen komen onder de knop te staan.
3. Afgerond, Ja en Nee tellen als klaar.

Een log of opmerking toevoegen

1. Open de cel; de cursor staat al in Voeg log toe....
2. Typ je tekst en druk op Enter of klik op de verzendknop. Je naam en de datum komen erbij.
3. Verwijderen: beweeg over de log en klik op het kruisje Verwijder opmerking.

Een actie koppelen en afronden

1. Open de cel. Onder Gekoppelde actie staat Actie naam al ingevuld met de modulenaam, het boekjaar en de stapnaam, bijvoorbeeld "Aangifte VPB 2025: Aangifte ingediend". Pas de naam aan als je wilt; een lege naam wordt geweigerd met de melding Geef de actie een naam.
2. Vul eventueel Deadline (optioneel) in en klik op Maak actie; een deadline is niet verplicht. Je ziet de melding Actie aangemaakt, met de deadline erbij of met de tekst Zonder deadline; te vinden in Acties. De actie verschijnt in de Acties-module en de cel krijgt het kalender-icoontje. In het venster zie je voortaan de titel, de status en de deadline (of Geen deadline). Lukt het aanmaken niet, dan staat er Actie niet aangemaakt met de reden.
3. Is het werk gedaan? Open de cel opnieuw en klik op Afronden; de actie gaat op Afgerond en de knop verdwijnt.

Meerdere bv's tegelijk bijwerken

1. Vink de bv's aan, of klik op het vakje in de kop om alle zichtbare rijen te selecteren (nog een klik maakt de selectie leeg).
2. Kies in de balk Welke stap? en Welke status?.
3. Klik op Toepassen. Elke geselecteerde bv waarvoor de stap geldt krijgt die status met jouw initialen en de datum van vandaag; bv's waarvan de rechtsvorm niet bij de stap staat (de cel toont n.v.t.) worden overgeslagen. Je ziet de melding n ondernemingen op 'Afgerond' gezet met de stapnaam eronder, of, als er bv's zijn overgeslagen, m overgeslagen: de stap '…' geldt niet voor die rechtsvorm. Alleen de status N.v.t. gaat naar álle geselecteerde bv's. Daarna wordt de selectie gewist.

Filteren op status

1. Klik op het filtericoon in de kop van een stap.
2. Zet in Filter statussen één of meer statussen aan. Je kunt op meerdere stappen tegelijk filteren; het menu sluit als je ernaast klikt.
3. Wis filter haalt het filter van die kolom weg. Zie je Geen ondernemingen gevonden met de huidige filters., klik dan op Wis alle filters (dat leegt ook het zoekveld, maar laat Verberg afgerond staan).

Sorteren Klik op Onderneming, Type, Open, Voortgang of op de naam of het pijltje van een stap. Nog een klik draait de richting om. Bij een stap sorteer je op status: de eerste klik zet n.v.t. en Niet gestart bovenaan en klaar onderaan; de tweede klik draait dat om, met klaar bovenaan, dan Bezig, Start, Niet gestart en n.v.t.

Zoeken Typ in Zoek relatie.... Er wordt gezocht in de naam, de klantcode, de rechtsvorm en de namen van personen op de klantkaart.

Boekjaar wisselen, afgeronde bv's tonen, Analyse openen Gebruik de pijltjes naast het jaartal (geen onder- of bovengrens). Klik op Verberg afgerond om bv's die 100% klaar zijn weer te tonen; de knop heet dan Toon afgerond en de afgeronde rijen zijn groen. Klik op Analyse om het paneel te openen of te sluiten.

Holdingstructuur koppelen (alleen eigenaar) Open de klantkaart van de werkmaatschappij en kies bij Onder welke onderneming(en)? de holding via + Koppel aan onderneming…. De eerste koppeling krijgt het label Primair: daar wordt de bv onder gegroepeerd. Meer holdings voeg je toe met + Voeg nog een parent toe…; een koppeling haal je weg met Koppeling verwijderen. Klik daarna op Opslaan. Sluit je de kaart terwijl je iets hebt gewijzigd, dan vraagt de app eerst Niet-opgeslagen wijzigingen weggooien?.

Een bv laten in- of uitstromen (alleen eigenaar) Vul op de klantkaart IB start jaar in als de bv later start dan Start klant. Stopt de klant, zet dan de status op Exit of vul Einde klant in; dan verschijnt het tabblad Exit, waar je Laatste IB-boekjaar invult. Latere boekjaren tonen de bv niet meer. Maak je IB start jaar of Laatste IB-boekjaar later weer leeg en sla je op, dan is die grens ook echt weg: de bv volgt dan weer Start klant, respectievelijk loopt ze weer in alle latere boekjaren mee.

Automatisch geregeld#

• Kolommen volgen de instellingen. Elke stap met scope Entiteit, module Aang. VPB en rechtsvorm W-BV of H-BV verschijnt hier direct. Jaarrekening-stappen staan er niet tussen.
• n.v.t. per rechtsvorm. Staat de rechtsvorm van een bv niet aan bij een stap, dan toont de cel n.v.t. en telt hij niet mee in de voortgang. Zet je via het celvenster handmatig toch een status, dan wint die.
• Jaarr.-percentage. De app telt de Jaarrekening-stappen die voor deze rechtsvorm gelden in hetzelfde boekjaar en deelt klaar door totaal. Zonder Jaarrekening-stappen verschijnt de indicator niet.
• Verberg afgerond. Met de knop aan verdwijnt een bv zodra alle stappen klaar zijn. Een bv met geen stappen blijft zichtbaar.
• Actie-gegevens. Een actie uit het celvenster krijgt status Starten, wordt aan jou toegewezen, gekoppeld aan de klant en krijgt als omschrijving de naam van de bv en de stap. Zonder ingevulde deadline blijft de actie zonder deadline.
• Wie en wanneer. Bij elke statuswijziging bewaart de app wie en wanneer; de tabel toont datum en initialen, de heatmap telt per medewerker.
• Boomweergave. Werkmaatschappijen staan altijd direct onder hun primaire holding, tot vier niveaus diep ingesprongen.
• Dashboard. In Waar staan we op het Dashboard staat Aangifte VPB van het vorige boekjaar als regel, met de stand, de trend en de verwachting. Heeft je kantoor geen klanten met VPB-stappen, dan staat de regel er niet.
• Analyse telt alles. Het paneel rekent over alle bv's van het boekjaar, ongeacht zoekterm, filters of Verberg afgerond.
• Nieuwe stappen krijgen een thema. Bestaat er nog geen thema, dan maakt + Stap zelf het thema Stappen aan; thema's bepalen alleen de groepering in de keuzelijst Welke stap?.

Goed om te weten#

• Abonnement. Aangifte VPB zit in elk abonnement. Is het abonnement van het kantoor niet actief, dan zie je de pagina Aangifte VPB is tijdelijk vergrendeld met voor de eigenaar de knop Abonnement herstellen en voor medewerkers de tekst Vraag de eigenaar van je kantoor om het abonnement te herstellen.
• Rollen. Medewerkers kunnen alles in de tabel doen: statussen, logs, acties en massale acties. Alleen de eigenaar richt stappen in via Instellingen; medewerkers hebben Instellingen niet in hun menu. Alleen de eigenaar kan een klantkaart openen en opslaan.
• Bij de start is de tabel leeg. Worktracker levert geen standaard VPB-stappen mee; je ziet Nog geen stappen geconfigureerd voor Werk-bv / Holding-bv. Richt eerst je stappen in via Instellingen → Fiscale workflows.
• Uitstel. Er is geen aparte uitstelfunctie. Wil je uitstel bijhouden, maak dan een gewone stap zoals "Uitstel aangevraagd" aan; met de statussen Ja/Nee leg je per bv vast of het is geregeld.
• Jaarr. opent de Jaarrekening op haar eigen boekjaar, niet per se op het jaar dat je in VPB bekeek. Controleer het jaartal.
• Sorteren en boom. De boomweergave gaat vóór je sortering: werkmaatschappijen blijven onder hun holding staan, ook als je op Voortgang sorteert.
• De badge +n telt de onderliggende klanten die niet gearchiveerd zijn en in het gekozen boekjaar meelopen, ongeacht hun rechtsvorm en ongeacht zoekterm, filters of Verberg afgerond. Het getal kan dus hoger zijn dan het aantal rijen dat je eronder ziet.
• Massale actie slaat n.v.t. over. Een bulkstatus gaat alleen naar bv's waarvan de rechtsvorm bij de stap staat; de andere worden overgeslagen en de melding zegt hoeveel. Alleen N.v.t. wordt op alle geselecteerde bv's gezet, zodat je een eerder handmatig gezette status in één keer kunt terugdraaien. Een status op een n.v.t.-cel zet je dus alleen via het celvenster.
• Dezelfde status opnieuw kiezen ververst datum en initialen en telt als nieuwe activiteit in de heatmap.
• Het celvenster sluit met Escape, het kruisje of een klik erbuiten. Een log verwijderen vraagt geen bevestiging.
• Laatste IB-jaar op de klantkaart heeft geen invloed op deze module; alleen Laatste IB-boekjaar op het tabblad Exit telt.
• Boekjaar wordt niet onthouden. Ga je naar een andere module en terug, dan staat het jaar weer op het vorige kalenderjaar.
• Sneltoetsen. Er is geen letter-sneltoets voor Aangifte VPB; gebruik ⌘K / Ctrl+K.
• Scope wisselen. Zet je een VPB-stap in Instellingen op Persoon, dan verhuist hij naar Aangifte IB en verdwijnt de kolom hier.

Veelgestelde vragen#

Mijn bv staat er niet in. Hoe kan dat? Controleer op de klantkaart de rechtsvorm (Werk-bv of Holding-bv), de status (niet Archief), IB start jaar of Start klant en Laatste IB-boekjaar op het tabblad Exit. Staat Verberg afgerond aan, dan is de bv misschien al helemaal klaar; klik op de knop om afgeronde bv's te tonen.

Waarom zie ik geen Jaarr.-percentage bij een bv? Dan zijn er geen Jaarrekening-stappen gekoppeld aan die rechtsvorm. Kijk in Instellingen → Fiscale workflows, tabblad Jaarrekening, of W-BV en H-BV bij de stappen aan staan.

Kan ik een bv pas indienen als de jaarrekening klaar is? Nee, de app blokkeert niets. De indicator is een hulpmiddel: bij 100% zegt de tooltip Jaarrekening klaar, VPB kan ingediend worden.

Waarom staat een cel op n.v.t.? De rechtsvorm van die bv staat bij die stap uit. Klik op de cel om alsnog handmatig een status te zetten, of laat de eigenaar de rechtsvormen van de stap aanpassen in Instellingen.

Waarom zijn er bv's overgeslagen bij een massale actie? Omdat de gekozen stap niet voor hun rechtsvorm geldt; de melding m overgeslagen: de stap '…' geldt niet voor die rechtsvorm. noemt het aantal. Wil je die bv's toch een status geven, zet die dan per cel via het celvenster, of laat de eigenaar de rechtsvorm bij de stap aanzetten in Instellingen → Fiscale workflows.

Wat is het verschil tussen Afgerond, Ja en Nee? Alle drie tellen als klaar. Afgerond is voor werk dat gedaan is, Ja en Nee voor vragen waar het antwoord zelf de uitkomst is (bijvoorbeeld "Uitstel aangevraagd?").

Tellen de cijfers in Analyse alleen de gefilterde bv's? Nee. Het paneel rekent altijd over alle bv's van het gekozen boekjaar, ook als je een zoekterm of filter hebt staan.

14. Financiën, Liquiditeit en Omzet#

Met de groep Financieel houd je als eigenaar (of als teamlid met financieel inzicht) de cijfers van je eigen kantoor in de gaten: winst en verlies, de kaspositie en de omzet per klant, steeds als prognose naast realisatie.

Voor wie: Eigenaar en teamleden met financieel inzicht · Pakket: alle abonnementen (financieel inzicht vereist) · Menu: Financieel → Financiën / Liquiditeit / Omzet

De groep Financieel staat in de zijbalk direct onder de groep Fiscaal en is standaard ingeklapt. Klik op de groepsnaam om hem open te klappen; Worktracker onthoudt die keuze in je browser en klapt de groep vanzelf open zodra je op een van de drie schermen bent. Je kunt de schermen ook openen via het commandopalet (⌘K / Ctrl+K) door Financiën, Liquiditeit of Omzet te typen. Er zijn geen aparte sneltoetsen voor deze drie schermen. Het menu-item Omzet opent het scherm Omzet, met als ondertitel "Omzet-cockpit"; in deze handleiding noemen we dat scherm de Omzet-cockpit.

Vier dingen gelden voor alle drie de schermen:

• Alleen met financieel inzicht. De eigenaar heeft dat altijd; een medewerker alleen als een eigenaar de schakelaar Financieel inzicht op zijn kaart bij Instellingen › Team heeft aangezet. Zonder dat recht zie je de groep Financieel niet, niet in de zijbalk en niet in het commandopalet; kom je toch op een van deze schermen terecht, dan zie je het Dashboard. Ook de prijzen van diensten, de omzetcijfers in Klanten en de geïmporteerde omzet blijven dan verborgen.
• In elk abonnement. Er is geen apart pakket voor de financiële modules. Is het abonnement van je kantoor niet actief (bijvoorbeeld beëindigd of onbetaald), dan staat er een slotje bij de menu-items (in het commandopalet de hint Vergrendeld) en zie je bij het openen de pagina Financiën is tijdelijk vergrendeld (of Liquiditeit, Omzet) met voor de eigenaar de knop Abonnement herstellen; zie het hoofdstuk over Instellingen en abonnement.
• Invoeren blijft eigenaar. Een medewerker met financieel inzicht kijkt mee, maar kan geen bedragen wijzigen: de cellen in Financiën en Liquiditeit zijn dan alleen-lezen (in de kop staat alleen-lezen), uitgaveregels toevoegen, hernoemen of verwijderen kan niet, en in Omzet ontbreekt de knop Import; Export werkt wel.
• Elk scherm heeft een eigen jaarkiezer. Met de pijltjes Vorig jaar en Volgend jaar blader je door boekjaren. De kiezer start altijd op het huidige kalenderjaar en wordt niet gedeeld tussen de drie schermen.

Alles wat je intypt wordt meteen opgeslagen; er is geen knop om op te slaan. De enige uitzondering is de kolom Totaal bij de uitgaveregels en de Cash-override in Liquiditeit: dat jaarbedrag wordt pas verwerkt als je op Enter drukt of het veld verlaat. Twee eigenaren die tegelijk werken zien elkaars invoer direct verschijnen. Bedragen staan in hele euro's (€1.250); in de KPI-kaarten bovenaan compact vanaf tienduizend (€125k, €1,25M). In invoercellen mag je decimalen en negatieve getallen typen.

Financiën (Winst & Verlies)#

Vul per maand je prognose en je realisatie in en zie direct waar je kantoor afwijkt van het plan.

Voor wie: Eigenaar en teamleden met financieel inzicht · Pakket: alle abonnementen · Menu: Financieel → Financiën

Wat je ziet#

Kop. De titel Financiën met daaronder "Winst & verlies · prognose vs realisatie · boekjaar 2026". Rechts staan de jaarkiezer en een schakelaar met drie standen: Prognose, Realisatie (standaard) en Verschil.

KPI-strip. Drie kaarten voor het gekozen jaar:

• Prognose jaarwinst 2026: het netto resultaat van je prognose over twaalf maanden ("Netto resultaat forecast").
• Realisatie jaarwinst 2026: het netto resultaat van je realisatie ("Netto resultaat actuals"); groen bij winst, rood bij verlies.
• Afwijking vs prognose: realisatie min prognose, met daaronder het percentage "t.o.v. forecast". Heb je nog geen prognose ingevuld, dan staat er "Geen forecast gezet".

Is er voor het boekjaar nog geen enkel bedrag ingevuld, dan tonen de drie kaarten een streepje, met de toelichtingen "Nog geen prognose ingevuld", "Nog geen realisatie ingevuld" en "Nog geen cijfers voor 2026".

Balk Nog geen cijfers. Bij zo'n leeg boekjaar staat boven de tabel ook de balk Nog geen cijfers voor 2026. Die legt uit dat je de schakelaar op Prognose of Realisatie zet en je bedragen in de maandcellen typt, dat Financiën geen importfunctie heeft (de cijfers neem je over uit je eigen boekhouding) en dat je de omzet per klant importeert in de module Omzet. Sta je op Verschil, dan staat in de balk de knop Prognose invullen, die de schakelaar op Prognose zet. De balk verdwijnt zodra het eerste bedrag is ingevuld.

De tabel. Links de vaste kolom Omschrijving, dan de maanden Jan tot en met Dec, rechts de vaste kolom Totaal (jaartotaal, niet invulbaar). De tabel scrollt horizontaal; de eerste en de laatste kolom blijven staan. De regels zijn gegroepeerd in drie blokken:

• Omzet: Netto omzet, Kostprijs omzet en het subtotaal Bruto winst.
• Bedrijfskosten: Personeel, Huisvesting, Autokosten, Verkoop, Kantoor, Algemeen en het subtotaal Totale bedrijfskosten.
• Resultaat: EBITDA, Afschrijvingen, EBIT, Financiele baten/lasten, Resultaat voor VPB, Belastingen en de eindregel Netto resultaat.

Subtotalen en Netto resultaat reken je niet zelf uit; die worden per maand en voor het jaar berekend. De eindregel krijgt een groene of rode accentbalk en maanden met verlies kleuren rood.

Zo werk je ermee#

Een prognose invullen

1. Kies het boekjaar met de jaarkiezer.
2. Zet de schakelaar op Prognose.
3. Klik in een maandcel van bijvoorbeeld Netto omzet en typ het bedrag. Een lege cel telt als 0; een cel met 0 wordt leeg getoond met een streepje.
4. Ga zo alle invoerregels langs. Subtotalen, Netto resultaat en de kaart Prognose jaarwinst rekenen live mee.

De realisatie bijwerken

1. Zet de schakelaar op Realisatie.
2. Neem per maand de cijfers over uit je eigen boekhouding, bijvoorbeeld de winst-en-verliesrekening uit e-Boekhouden of SnelStart. Financiën heeft geen importfunctie; je typt de bedragen zelf in.
3. De kaarten Realisatie jaarwinst en Afwijking vs prognose volgen direct.

Het verschil bekijken

1. Zet de schakelaar op Verschil.
2. Elke cel toont nu realisatie min prognose. Bij de omzet- en resultaatregels (Netto omzet, Bruto winst, EBITDA, EBIT, Financiele baten/lasten, Resultaat voor VPB en Netto resultaat) is een positief verschil groen en een negatief verschil rood. Bij de kostenregels (Kostprijs omzet, de zes bedrijfskosten, Totale bedrijfskosten, Afschrijvingen en Belastingen) is het omgekeerd: meer kosten dan begroot kleurt rood, minder kosten dan begroot groen. Een verschil van 0 staat als streepje zonder kleur.
3. In deze stand kun je niets invullen; schakel terug naar Prognose of Realisatie om te wijzigen.

Een nieuw boekjaar starten

1. Klik op Volgend jaar.
2. Je ziet een lege tabel met daarboven de balk Nog geen cijfers voor dat jaar. Zodra je de eerste cel invult, wordt het jaar aangemaakt met twaalf lege maanden en verdwijnt de balk.

Een bedrag corrigeren of wissen

• Overschrijf het bedrag, of maak de cel leeg. Leeg is 0.

Automatisch geregeld#

• Berekeningen. Bruto winst = Netto omzet − Kostprijs omzet. Totale bedrijfskosten = som van de zes kostenregels. EBITDA = Bruto winst − Totale bedrijfskosten. EBIT = EBITDA − Afschrijvingen. Resultaat voor VPB = EBIT + Financiele baten/lasten. Netto resultaat = Resultaat voor VPB − Belastingen.
• Afwijkingspercentage. De kaart Afwijking vs prognose deelt het verschil door de prognose van het netto resultaat (zonder minteken) en rondt af op hele procenten.
• Opslaan. Elke toetsaanslag wordt direct bewaard, per boekjaar.

Goed om te weten#

• Financiele baten/lasten wordt bij EBIT opgeteld. Rentelasten en andere financiële lasten vul je dus in als negatief bedrag (bijvoorbeeld -250); rentebaten als positief bedrag.
• De kolom Totaal toont altijd een bedrag, ook €0; in de maandcellen staat bij 0 een streepje. In de stand Verschil is de kolom Totaal niet gekleurd.
• Er zijn geen kwartaalkolommen en geen export vanuit dit scherm.
• Het jaardoel Jaaromzet (€) dat je bij Instellingen → Organisatie → Jaardoelen invult, wordt in dit scherm niet gebruikt; je vergelijkt hier alleen realisatie met je eigen prognose.
• De jaarkiezer heeft geen grenzen; let op dat je in het juiste jaar werkt.

Veelgestelde vragen#

Kan ik mijn winst-en-verliesrekening importeren? Nee. Financiën is een handmatige maandtabel. De enige CSV-import in de groep Financieel is de omzet-import in de Omzet-cockpit.

Waarom staat er "Geen forecast gezet"? Er staan al cijfers in dit boekjaar, maar het netto resultaat van je prognose is 0. Vul onder Prognose minimaal je omzet en kosten in, dan verschijnt het percentage. Is het hele boekjaar nog leeg, dan staat er "Nog geen cijfers voor 2026" en toont de kaart een streepje.

Ik zie mijn cijfers niet meer nadat ik naar Liquiditeit ging en terugkwam. Elk scherm start op het huidige kalenderjaar. Kies opnieuw het jaar waarin je werkte.

Kunnen medewerkers dit scherm zien? Alleen als een eigenaar bij Instellingen › Team de schakelaar Financieel inzicht op hun kaart heeft aangezet. Zonder dat recht bestaat de groep Financieel voor hen niet.

Liquiditeit#

Combineer de standen van je rekeningen en balansposten met een automatische prognose van inkomsten en uitgaven, zodat je ziet of er de komende maanden genoeg geld is.

Voor wie: Eigenaar en teamleden met financieel inzicht · Pakket: alle abonnementen · Menu: Financieel → Liquiditeit

Wat je ziet#

Kop. Titel Liquiditeit met "Exploitatie · balans · prognose 2026" en rechts de jaarkiezer.

KPI-strip. Vier kaarten:

• Huidige stand: de stand van de balans in de laatste maand waarvoor je balansposities hebt ingevuld, met "Per einde Mrt" als toelichting (of "Per einde -" als er nog niets is ingevuld). Rood bij een negatieve stand.
• Verwacht eindejaar: de doorgerekende stand eind december ("Forecast dec 2026"); groen of rood.
• Δ huidig → eindejaar: het verschil tussen die twee ("Cashflow-opbouw").
• Laagste stand: de laagste verwachte stand in de prognosemaanden, met de maand en "(prognose)". Zijn alle twaalf maanden realisatie, dan is dit de laagste werkelijke stand, zonder die toevoeging. Deze kaart kleurt oranje als de laagste stand onder €10.000 komt.

Grafiek Liquiditeitstrend. "Realisatie + prognose": een doorgetrokken lijn met vlak Realisatie voor de maanden met balansdata en een gestreepte lijn Prognose die aansluit op de laatste realisatiemaand. Beweeg over een maand voor het exacte bedrag.

Kaart Exploitatie. "Inkomsten, uitgaven en maandresultaat". Een tabel met de kolommen Omschrijving, Jan … Dec en Totaal:

• Blok Inkomsten: de berekende regels Omzet (excl. BTW), BTW (21%) en Totaal inkomsten, plus de invoerregel Cash-override (optioneel).
• Blok Uitgaven: je eigen uitgaveregels, de knop Regel toevoegen en de berekende regel Totaal uitgaven. Zonder regels staat er "Nog geen uitgaven toegevoegd. Klik op "Regel toevoegen" hierboven."
• Daaronder Maandresultaat en de eindregel Totaal liquiditeit. Prognosemaanden staan cursief.

Berekende regels tonen bij 0 een streepje; invoercellen van uitgaveregels zijn bij 0 leeg. Bij Cash-override (optioneel) en bij elke uitgaveregel is de cel in de kolom Totaal een invulbaar jaarbedrag (zie hieronder).

Kaart Balansposities. "Bezittingen · personeel · schulden · BTW", met de hint "Lege cellen nemen de stand van de vorige maand over (carry-over). Typ 0 als een post echt nul is. De kolom "Laatste stand" toont de stand in de laatste maand met balansdata." De tabel heeft de kolommen Omschrijving, Jan … Dec en rechts Laatste stand in plaats van een jaartotaal: per regel de stand in de laatste maand met balansdata, inclusief carry-over (beweeg erover voor "Stand in de laatste maand met balansdata"). Zolang er geen balansdata is, staat daar een streepje. Een lege maandcel toont een streepje; een getypte 0 blijft als 0 staan. Vier blokken met invoerregels:

• Bezittingen: Debiteuren, Rekening: inkomsten, Rekening: kosten, Rekening: winst en het Subtotaal bezittingen.
• Personeel: Rekening: personeel, Netto loon, Vakantiegeld, Loonheffing, Pensioen en het Subtotaal personeel.
• Schulden: Crediteuren en het Subtotaal schulden.
• BTW: Rekening: BTW, Voorbelasting, Af te dragen BTW en het Subtotaal BTW.
• Eindregel Stand van de balans.

Ook de subtotalen en Stand van de balans tonen onder Laatste stand de stand van die laatste maand, geen optelsom van twaalf maanden.

Zo werk je ermee#

Balansposities invullen (realisatie)

1. Kies het jaar.
2. Vul in de kaart Balansposities per maand de standen per einde van die maand in: de saldi van je rekeningen, openstaande debiteuren en crediteuren, de nog te betalen loonposten en de BTW-posities.
3. Laat een cel leeg als de stand gelijk is aan die van de vorige maand; de waarde wordt dan automatisch overgenomen. Is een post echt nul (de BTW is afgedragen, de crediteuren zijn betaald), typ dan 0; die maand telt dan als ingevuld. In januari geldt geen carry-over: daar telt leeg als 0.
4. Stand van de balans, de kolom Laatste stand en de kaart Huidige stand volgen direct.

Een uitgaveregel toevoegen

1. Klik in de kaart Exploitatie bij Uitgaven op Regel toevoegen. Er verschijnt een regel Nieuwe uitgave met twaalf lege maanden.
2. Klik op de naam (of op het potloodje dat verschijnt als je over de regel beweegt), typ een naam zoals "Huur" of "Salarissen" en druk op Enter of klik op het vinkje. Escape annuleert; wegklikken bewaart. Een lege naam wordt niet bewaard; de oude naam blijft dan staan.
3. Vul per maand een bedrag in, of gebruik een van de snelle manieren hieronder.

Alle maanden van een uitgave in één keer vullen

• Beweeg over de regel en klik op het bliksem-icoon Vul hele regel. In het venstertje Vul alle maanden typ je bij Bedrag het maandbedrag; Enter of het vinkje zet alle twaalf maanden op dat bedrag, Escape of het kruisje sluit zonder wijziging. Het veld staat vooringevuld met het eerste maandbedrag dat al ingevuld was (of 0).
• Of typ een jaarbedrag in de kolom Totaal van die regel en druk op Enter of verlaat het veld (beweeg over het veld voor de uitleg "Jaarbedrag; wordt bij Enter of verlaten van het veld over twaalf maanden verdeeld"). Het bedrag wordt gelijk over twaalf maanden verdeeld, afgerond op centen; een eventueel restant komt in december, zodat de som precies het jaarbedrag is. Escape zet het veld terug zonder iets te veranderen; maak je het veld leeg, dan gaan alle maanden op 0.

Uitgaveregels ordenen of verwijderen

• Omhoog en Omlaag (pijltjes die verschijnen als je over de regel beweegt) wisselen de regel van plek; bovenaan is Omhoog uitgeschakeld, onderaan Omlaag.
• Verwijder (prullenbak) vraagt "Weet je zeker dat je deze uitgave wilt verwijderen?" en haalt de regel na bevestiging weg.

Inkomsten handmatig overschrijven

1. Standaard rekent de prognose met Totaal inkomsten: de dienstprijzen van je klanten plus 21% BTW.
2. Wil je voor een maand een ander bedrag gebruiken, bijvoorbeeld omdat je een grote betaling verwacht of juist mist, typ dat bedrag dan in Cash-override (optioneel) bij die maand. Dat bedrag vervangt Totaal inkomsten als basis voor het Maandresultaat.
3. Maak de cel leeg of zet hem op 0 om de override weer uit te schakelen. Ook hier verdeelt de kolom Totaal een jaarbedrag over twaalf maanden, zodra je op Enter drukt of het veld verlaat.

De prognose lezen

1. Kijk in de regel Totaal liquiditeit: tot en met de laatste maand met balansdata staat daar de Stand van de balans; de maanden daarna zijn cursief en tonen de vorige stand plus het Maandresultaat.
2. De grafiek en de kaarten Verwacht eindejaar, Δ huidig → eindejaar en Laagste stand vatten dit samen.

Automatisch geregeld#

• Omzet uit Klanten. Omzet (excl. BTW) is per maand de som van de prijzen van diensten die op de 15e van die maand lopen (klantkaart, tab Diensten: Vanaf op of voor de 15e, Tot leeg of op of na de 15e) van alle klanten die niet gearchiveerd zijn en op die dag binnen hun looptijd vallen (Start klant en Einde klant op de klantkaart). Een klant met status Exit telt dus mee zolang de looptijd nog loopt. Dit is dezelfde definitie als in de Omzet-cockpit, de MRR-kaart op het Dashboard en Klanten → Inzichten. BTW (21%) is vast 21% daarover; Totaal inkomsten is de som van beide.
• Maandresultaat = Totaal inkomsten (of de Cash-override) − Totaal uitgaven.
• Realisatie of prognose. De laatste maand waarin minstens één balansveld is ingevuld (een getypte 0 telt ook, een lege cel niet), geldt als laatste realisatiemaand. Alle maanden daarna zijn prognose. Zonder balansdata begint de prognose in januari op €0.
• Carry-over. Lege balanscellen nemen per veld de waarde van de vorige maand over; een getypte 0 niet.
• Balansformules. Subtotaal bezittingen = som van de vier regels. Subtotaal personeel = Rekening: personeel − (Netto loon + Vakantiegeld + Loonheffing + Pensioen). Subtotaal schulden = Crediteuren. Subtotaal BTW = Rekening: BTW + Voorbelasting − Af te dragen BTW. Stand van de balans = bezittingen + personeel − schulden + BTW.
• Dashboard. Onderaan de tegel MRR op het Dashboard staat de liquiditeit nu en verwacht aan het eind van het jaar, met dezelfde berekening als dit scherm. Zonder financieel inzicht zie je die tegel niet.
• Opslaan. Elke wijziging in een maandcel, naam of volgorde wordt direct bewaard, per jaar; een jaarbedrag in de kolom Totaal bij Enter of het verlaten van het veld.

Goed om te weten#

• Bij Cash-override (optioneel) betekent 0 "geen override"; alleen bij balansposten is een getypte 0 een echte stand.
• Balansposten die je in een eerdere versie van Worktracker bewust op 0 had gezet, gelden nu als leeg (carry-over). Typ daar opnieuw 0 als de post echt nul is.
• Een per ongeluk ingevulde waarde in een late maand (bijvoorbeeld december) maakt alle maanden tot en met die maand realisatie en verbergt de prognose. Maak de cel leeg (niet 0) om dit te herstellen.
• De BTW over inkomsten is altijd 21%, ook voor klanten zonder BTW of met een ander tarief.
• Een klant zonder Einde klant telt mee in de inkomsten zolang de status niet Archief is, ook bij status Exit. Wil je een vertrokken klant niet meer meetellen, vul dan Einde klant in of geef de dienst een Tot-datum.
• Alleen dienstprijzen tellen mee. Werk je met uren of vaste fees via de module Uren, dan zit die omzet niet in de liquiditeitsprognose; gebruik daarvoor Cash-override (optioneel).
• De kolom Laatste stand van de kaart Balansposities is niet invulbaar; een jaarbedrag verdelen kan alleen bij Cash-override (optioneel) en de uitgaveregels. Bij Totaal liquiditeit toont Totaal de verwachte decemberstand, altijd cursief.
• De grens van €10.000 voor de oranje kaart Laagste stand is vast en niet instelbaar.
• Uitgaveregels gelden per jaar; ze worden niet automatisch naar een volgend jaar gekopieerd.

Veelgestelde vragen#

Waar komen de inkomsten vandaan? Ik heb niets ingevuld. Uit de dienstverlening van je klanten. Elke klant die niet gearchiveerd is, op de 15e van de maand binnen Start klant en Einde klant valt en op de klantkaart (tab Diensten) een dienst met een prijs heeft die op die dag loopt, telt mee, plus 21% BTW.

Mijn hele jaar is prognose, terwijl ik de balans van januari heb ingevuld. Controleer of er in januari echt een waarde (of een getypte 0) staat in minimaal één balansveld; een leeg veld telt niet. Alleen balansvelden bepalen de realisatiemaand; Cash-override (optioneel) en uitgaveregels niet.

Ik wil een balanspost op 0 zetten, maar de vorige stand blijft staan. Typ een 0 in de cel in plaats van hem leeg te laten. Leeg betekent "zelfde stand als vorige maand"; een getypte 0 is een echte stand.

Kan ik een uitgave voor een deel van het jaar invoeren? Ja. Vul alleen de maanden in die van toepassing zijn; de andere laat je leeg.

Hoe zet ik de uitgaven van vorig jaar door naar dit jaar? Dat gaat niet automatisch. Kies het nieuwe jaar en voeg de uitgaveregels opnieuw toe; met Vul hele regel ben je snel klaar.

Omzet (Omzet-cockpit)#

Vergelijk per klant en per maand de omzet die je verwacht op basis van je dienstverlening met de omzet die je boekhouding laat zien.

Voor wie: Eigenaar en teamleden met financieel inzicht · Pakket: alle abonnementen · Menu: Financieel → Omzet

Wat je ziet#

Kop. Titel Omzet met "Omzet-cockpit · per klant · verwacht vs werkelijk · 2026". Rechts het zoekveld Zoek klant of code..., de knoppen Import en Export en de jaarkiezer.

KPI-strip. Drie kaarten die verwacht en werkelijk over dezelfde maanden vergelijken: tot en met de laatste maand waarvoor je omzet hebt geïmporteerd. Is dat bijvoorbeeld april, dan heten ze Verwacht t/m apr, Werkelijk t/m apr en Netto verschil. Loopt de import tot en met december, dan heten de eerste twee Totaal verwacht en Totaal werkelijk.

• Verwacht t/m apr: "Forecast op basis van dienstverlening".
• Werkelijk t/m apr: "Uit imports t/m apr"; groen als werkelijk minstens gelijk is aan verwacht, anders rood.
• Netto verschil: werkelijk min verwacht, met het percentage "vs forecast t/m apr". Is er geen verwachte omzet, dan ontbreekt het percentage.

Heb je nog niets geïmporteerd, dan telt de vergelijking in het huidige jaar tot en met de huidige maand (bijvoorbeeld Verwacht t/m sep en Werkelijk t/m sep) en in een eerder jaar het hele jaar (Totaal verwacht en Totaal werkelijk); de werkelijk-kaart toont dan €0 zonder kleur met "Nog geen omzet geïmporteerd" en Netto verschil een streepje met "Verschijnt zodra er omzet is geïmporteerd". Voor een toekomstig jaar toont Totaal verwacht de verwachte omzet van het hele jaar, Totaal werkelijk een streepje met "Jaar nog niet begonnen" en Netto verschil een streepje.

Grafieken.

• Maandelijkse vergelijking ("Verwacht vs werkelijk"): per maand twee staven, Verwacht en Werkelijk. Voor toekomstige maanden van het huidige jaar is er geen werkelijk-staaf.
• Cumulatieve omzet ("Groeitrend jaar"): de oplopende lijnen Cum. verwacht (gestreept) en Cum. werkelijk (doorgetrokken, met vlak).

Kaart Ongekoppelde omzet. Verschijnt alleen als er geïmporteerde relaties zijn die bij geen enkele klant horen, met de kop "3 relaties zonder klant-match". Een tabel met Relatienaam, Jan … Dec en Totaal. Bestaat er inmiddels een klant met die naam of Relatienaam, dan staat onder de relatie "Klant bestaat inmiddels: bij de volgende import verhuizen deze bedragen naar de klant." Onderaan staat de tip om deze relaties als klant toe te voegen of dezelfde naam als Relatienaam op de klantkaart te gebruiken: bij de volgende import (van welke maand ook) verhuizen alle bedragen van die relatie naar de klant, en intussen telt deze omzet mee in de KPI's, de grafieken en de regel Ongekoppeld onder de tabel. Een relatie waarvan alle maanden op 0 staan verdwijnt uit de kaart.

Kaart Per klant. Kop met het aantal getoonde klanten, bijvoorbeeld "42 klanten · 2026", en een schakelaar Compact (standaard) / V/W/Δ.

• In Compact zie je de vaste kolommen Code en Klant (bedrijfsnaam, daaronder de relatienaam en de actieve diensten van dat jaar, of "geen dienst"), per maand het werkelijke bedrag (een streepje bij 0) en rechts Totaal. Beweeg over een maandcel voor "Verwacht: €x · Werkelijk: €y · Δ ±z". Een groen of rood stipje rechtsboven in een cel markeert een Significante afwijking; dat stipje verschijnt alleen in maanden met een werkelijk bedrag. Onder het jaartotaal staat het verschil met verwacht, zodra er een verwachting is en het verschil meer dan €1 bedraagt.
• In V/W/Δ krijgt elke maand drie kolommen: V (verwacht), W (werkelijk) en Δ (verschil, groen of rood zodra het meer dan €1 afwijkt), en rechts drie totaalkolommen. Bij 0 staat een streepje.
• De voettekst heeft, zodra er ongekoppelde omzet is, een regel Ongekoppeld met die bedragen per maand en het jaartotaal (in V/W/Δ alleen in de kolommen W). Daaronder telt Totalen de getoonde klanten op, waarbij het werkelijke bedrag ook de ongekoppelde omzet bevat; in Compact met "vs forecast" bij het jaartotaal. Voettekst, KPI-kaarten en grafieken tellen zo dezelfde werkelijke omzet.
• Is er niets te tonen, dan staat er "Geen klanten gevonden." of "Geen klanten gevonden voor "zoekterm"."

De tabel scrollt in een eigen kader; kop, voet en de kolommen Code en Klant blijven staan.

Zo werk je ermee#

Vooraf: zorg dat de verwachting klopt

1. Ga naar Klanten, open de klantkaart en kijk op tab Diensten. Elke regel heeft een Dienst, een Prijs per maand, een datum Vanaf en eventueel Tot. Deze prijzen vormen de verwachte omzet, zolang de klant niet gearchiveerd is en binnen Start klant en Einde klant valt.
2. Vul op de klantkaart het veld Relatienaam in met exact de naam zoals die in je boekhoudpakket staat. Daarop koppelt de import.

Werkelijke omzet importeren

1. Maak in je boekhoudpakket (e-Boekhouden of SnelStart) een overzicht van de omzet per relatie over één maand en sla het op als CSV. Het bestand moet een koprij hebben met:
   • een kolom Relatie (ook herkend: Relatienaam, Bedrijf of Klant) met de naam van de relatie;
   • een kolom Winst (ook herkend: Omzet of Opbrengst) met het bedrag;
   • optioneel een kolom Verlies (of Kosten); dat bedrag wordt alleen van de winst afgetrokken als de hoofdkolom Winst heet. Staat het bedrag in een kolom Omzet of Opbrengst, dan wordt er niets afgetrokken. Het scheidingsteken (puntkomma, tab, komma of verticale streep), aanhalingstekens en Nederlandse of Engelse getalnotatie (1.234,56 of 1,234.56, met of zonder €; een bedrag als 1,500 geldt als 1.500) worden automatisch herkend. Een bedrag met een minteken of tussen haakjes, zoals (500), geldt als negatief. Ook een CSV die Excel op Windows opslaat (met tekens als é of ë in namen) wordt goed gelezen. Titelregels boven de koprij mogen blijven staan; regels zonder relatienaam en regels met de relatie "Saldo", "Totaal" of "Eindtotaal" worden overgeslagen. Komt een relatie meerdere keren voor, dan worden de bedragen opgeteld.
2. Klik in de Omzet-cockpit op Import en kies het CSV-bestand (alleen .csv wordt aangeboden).
3. Lukt het lezen niet, dan verschijnt de melding Fout met de reden, bijvoorbeeld "Kon de kolommen "Relatie" en "Winst" niet vinden. Gevonden: …" (met de kolomnamen die wel zijn aangetroffen) of "De kolommen zijn gevonden op regel 3, maar er staan geen relaties onder." Pas het bestand aan en probeer opnieuw.
4. Anders opent de Import wizard met "25 regels ingelezen" en daarachter welke kolom is gebruikt, bijvoorbeeld "kolom: Omzet" of "kolom: Winst − Verlies". Controleer Betreft maand (staat standaard op de huidige maand) en Betreft jaar (standaard het jaar dat je in de cockpit hebt gekozen). Betreft jaar moet tussen 2000 en volgend jaar liggen; anders krijgt het veld een rode rand met "Vul een jaartal in tussen 2000 en 2027." en is Bevestigen uitgeschakeld.
5. Zet Bestaande gegevens overschrijven aan als je een maand opnieuw importeert: "Zet alle werkelijke cijfers voor deze maand op 0 voordat de nieuwe data wordt toegepast." Staat de schakelaar uit, dan worden alleen de relaties uit het bestand bijgewerkt en blijven andere klanten en ongekoppelde relaties staan zoals ze waren. Staat hij aan, dan gaan ook de ongekoppelde bedragen van die maand op 0.
6. Bekijk Preview (eerste 10 regels) met de kolommen Relatie (CSV), Omzet en Match: Match (groen) betekent dat er een niet-gearchiveerde klant is gevonden, Nieuw (oranje) dat de relatie nog niet bekend is. Bij meer regels staat er "+ 15 overige regels (niet in preview)".
7. Klik op Bevestigen (tijdens het verwerken staat er Bezig... en zijn de knoppen uitgeschakeld). De wizard sluit en rechtsonder verschijnt de melding Omzet apr 2026 geïmporteerd met daaronder hoeveel relaties aan een klant zijn gekoppeld en hoeveel ongekoppeld bleven, bijvoorbeeld "12 relaties gekoppeld aan een klant, 3 ongekoppeld (zie de kaart Ongekoppelde omzet)." Tabel, grafieken en kaarten zijn direct bijgewerkt. Met Annuleren, het kruisje of een klik naast het venster stop je zonder te importeren.

Ongekoppelde relaties koppelen

1. Kijk in de kaart Ongekoppelde omzet welke namen niet gematcht zijn.
2. Maak in Klanten een klant aan met exact die bedrijfsnaam, of vul bij een bestaande klant het veld Relatienaam met exact die naam (hoofdletters maken niet uit).
3. De relatie blijft voorlopig in de kaart staan, nu met de tekst "Klant bestaat inmiddels: bij de volgende import verhuizen deze bedragen naar de klant." De bedragen tellen intussen gewoon mee in de kaarten, de grafieken en de regel Ongekoppeld.
4. Importeer een bestand voor datzelfde jaar (welke maand ook). Alle eerder ongekoppelde bedragen van die relatie verhuizen dan naar de klant, alleen naar maanden die bij de klant nog leeg zijn; voor de importmaand zelf gaat het bedrag uit het bestand voor. Daarna verdwijnt de relatie uit de kaart.

Zoeken, sorteren en schakelen

• Typ in Zoek klant of code... een deel van de bedrijfsnaam, relatienaam of klantcode; de tabel filtert direct.
• Klik op een kolomkop om te sorteren: Code, Klant (standaard, oplopend), een maand (op werkelijk bedrag) of Totaal (op werkelijk jaartotaal). Nogmaals klikken draait de volgorde om; een pijltje markeert de actieve kolom. In V/W/Δ kun je alleen op Code en Klant sorteren.
• Wissel met Compact / V/W/Δ tussen het overzicht en de detailweergave.

Exporteren

1. Filter en sorteer de tabel zoals je hem wilt hebben; de export volgt precies wat er in de tabel staat.
2. Klik op Export. Je downloadt omzet_vergelijking_2026.csv (kommagescheiden) met de kolommen Code, Relatienaam, Bedrijfsnaam, per maand Jan Verwacht, Jan Werkelijk, Jan Verschil (enzovoort tot en met december) en tot slot Totaal Verwacht, Totaal Werkelijk en Totaal Verschil, afgerond op hele euro's. Ongekoppelde relaties zitten niet in de export.

Automatisch geregeld#

• Verwacht. Per klant en per maand de som van de prijzen van diensten die op de 15e van die maand lopen (Vanaf op of voor de 15e, Tot leeg of op of na de 15e), zolang de klant op die dag binnen Start klant en Einde klant valt. Klanten met status Archief tellen niet mee; Actief, Gratis en Exit wel. Dit is dezelfde definitie als in Liquiditeit, de MRR-kaart op het Dashboard en Klanten → Inzichten.
• Werkelijk. Het bedrag dat je voor die klant en maand hebt geïmporteerd. Δ = werkelijk − verwacht.
• Matchen. Bij het importeren wordt per klant die niet gearchiveerd is eerst gekeken of de Relatienaam in het bestand voorkomt, daarna de bedrijfsnaam, zonder onderscheid in hoofdletters en zonder spaties aan het begin of einde. Relaties die alleen in hoofdletters of spaties verschillen worden bij elkaar opgeteld. Relaties zonder match worden apart bewaard onder hun oorspronkelijke naam (bestaat die al in een andere schrijfwijze, dan onder de bestaande naam) en verschijnen in Ongekoppelde omzet; ze tellen mee in de werkelijk-kaart, de grafieken en de voettekst.
• Significante afwijking. In Compact krijgt een cel een stipje als het verschil groter is dan €50 én groter dan 5% van het verwachte bedrag.
• Vergelijkingsvenster. De KPI-kaarten vergelijken tot en met de laatste maand met geïmporteerde omzet (klanten en ongekoppelde relaties samen). Zonder imports lopen ze tot en met de huidige maand (huidig jaar) of december (eerder jaar); in een toekomstig jaar telt verwacht het hele jaar. De grafiek laat werkelijk-staven alleen voor verstreken maanden en de huidige maand zien.
• Dashboard. De tegel MRR op het Dashboard is gebaseerd op dezelfde dienstprijzen en opent deze module.

Goed om te weten#

• Eén CSV is één maand. Importeer elke maand opnieuw met de juiste Betreft maand.
• Betreft maand en Bestaande gegevens overschrijven onthouden hun stand zolang je het scherm open hebt; Betreft jaar springt bij elk nieuw bestand terug naar het jaar dat je in de cockpit hebt gekozen. Controleer ze bij elke import.
• Bestaande gegevens overschrijven zet de cijfers van die maand op 0 bij klanten én bij ongekoppelde relaties die niet opnieuw in het bestand voorkomen; andere maanden blijven staan.
• Een klant met status Archief krijgt bij import geen match: de omzet komt onder de relatienaam in Ongekoppelde omzet. Eerder geïmporteerde omzet van een gearchiveerde klant staat niet in de tabel. Haal de klant uit het archief; bij de volgende import verhuizen de ongekoppelde bedragen naar de klant.
• Hebben twee klanten dezelfde Relatienaam, dan krijgt alleen de eerste het bedrag.
• Filter je de tabel, dan telt Totalen alleen de getoonde klanten, maar altijd de volledige ongekoppelde omzet.
• Voor een toekomstig jaar toont Totaal verwacht het jaarbedrag; Totaal werkelijk en Netto verschil tonen een streepje.
• Werkelijke omzet vul je alleen via de import; er is geen cel om een bedrag met de hand te typen.
• Gaat er iets mis bij het wegschrijven, dan zie je Fout met "Fout tijdens importeren." en blijft de wizard open, zodat je het opnieuw kunt proberen.
• Het jaardoel Jaaromzet (€) uit Instellingen → Organisatie → Jaardoelen wordt hier niet getoond; de vergelijking is altijd tegen de verwachting uit de dienstverlening.

Veelgestelde vragen#

Welke export moet ik uit mijn boekhouding halen? Een omzetoverzicht per relatie over één maand, opgeslagen als CSV, met een kolom voor de relatienaam en een kolom voor het bedrag (Relatie en Winst, of een van de andere herkende namen). Titelregels boven de koprij en totaalregels eronder zijn geen probleem.

Alles staat op Nieuw in de preview. De namen in het bestand wijken af van je klantnamen, of de klanten staan in het archief. Vul bij elke klant het veld Relatienaam in met de naam uit je boekhoudpakket en importeer opnieuw.

Waarom is de verwachte omzet €0 bij een klant? Er is voor die maand geen dienst met een prijs die op de 15e loopt, of de klant valt op de 15e buiten Start klant en Einde klant. Controleer Vanaf, Tot en Prijs op tab Diensten en de looptijd van de klant.

De kaarten zeggen "t/m apr" terwijl het al september is. De kaarten vergelijken verwacht en werkelijk over dezelfde maanden, tot en met de laatste maand waarvoor je omzet hebt geïmporteerd. Importeer de maanden erna om de vergelijking bij te werken; de grafieken en de tabel tonen wel het hele jaar.

Kan ik een verkeerde import ongedaan maken? Importeer de juiste cijfers voor dezelfde maand opnieuw met Bestaande gegevens overschrijven aan. Er is geen aparte terugdraai-knop.

Ik zie de knop Import niet. Dan heb je geen financieel inzicht: de Omzet-cockpit is alleen zichtbaar voor de eigenaar en voor medewerkers die dat recht bij Instellingen › Team hebben gekregen.

15. Verlof#

Hier vraag je vrije dagen aan, keur je als eigenaar aanvragen goed en zie je in één kalender wie wanneer weg is, met het verlofsaldo per persoon.

Voor wie: Eigenaar en medewerkers · Pakket: alle abonnementen · Menu: Personeel → Verlof

Je opent Verlof via de zijbalk, met de sneltoets g gevolgd door v, of via het commandopalet (⌘K / Ctrl+K, zoek op "verlof", "vakantie" of "vrij"). Verlof zit in elk abonnement. Is het abonnement van je kantoor niet actief, dan zie je in plaats van de module het scherm Verlof is tijdelijk vergrendeld met voor de eigenaar de knop Abonnement herstellen en voor medewerkers de tekst Vraag de eigenaar van je kantoor om het abonnement te herstellen.

Wat je ziet#

Kop. Bovenaan staat Verlof met daaronder Team & eigen uren · verlofjaar 2026 (eigenaar) of Mijn uren · verlofjaar 2026 (medewerker). Het verlofjaar volgt de maand in de kalender: blader je naar december 2025, dan tonen kaarten, historie en Team saldo de stand van 2025.

Medewerker-keuze (alleen eigenaar). Rechtsboven staat een keuzelijst met alle teamleden. Kies je iemand anders, dan schakelen saldo, historie en aanvraagpaneel naar die persoon. Medewerkers zien alleen zichzelf.

Vier saldo-kaarten.

• Uren over · 62% met een kleine voortgangsring. Daaronder de opbouw: 160u 2026 plus, als er iets uit vorig jaar is meegekomen, + 24u meegenomen (of − 8u meegenomen bij een tekort). Vanaf oktober, of bij een jaar dat al voorbij is, staat er in oranje 12u vervalt op 1 januari. Het percentage is wat je nog over hebt ten opzichte van wat je dit jaar te besteden had; bij een tekort wordt het negatief.
• Gebruikt in 2026 · 4 opnames: alle goedgekeurde reguliere uren die in dit jaar vallen. Eventueel eronder + 16u buitengewoon en laatst: met de datum van je laatste goedgekeurde opname.
• In aanvraag · 2 wachtend: uren die nog op een besluit wachten. De kaart kleurt oranje zodra er iets openstaat.
• De vierde kaart heet naar de maand in de kalender, bijvoorbeeld september 2026 · 2 opnames: de uren waarvan de startdatum in die maand valt (goedgekeurd én in aanvraag).

Team kalender. Een maandraster van Ma tot en met Zo met de maandnaam als kop en daaronder het label Team kalender. Rechts staan een pijl naar links (Vorige maand), de knop Vandaag en een pijl naar rechts (Volgende maand). Vandaag is gemarkeerd, weekenddagen zijn gedimd. Per dag zie je maximaal vier stipjes, met +2 als er meer is. Beweeg je over een dag, dan klapt een kaartje open met de datum en per verlofregel naam, uren en de status Goedgekeurd, In aanvraag of Afgewezen. Reden (bij buitengewoon) en toelichting staan er alleen bij als het je eigen verlof is of als je eigenaar bent; bij verlof van een collega staat er alleen Afwezig of Buitengewoon verlof. Legenda: Deze medewerker (accentkleur), Collega's (groen), In aanvraag (oranje). Een openstaande aanvraag is altijd oranje, ook als hij van de gekozen medewerker is. Afgewezen verlof staat niet in de kalender.

Aanvraagpaneel. Rechts naast de kalender staat Nieuwe aanvraag. Bekijk je als eigenaar een collega, dan heet het Direct invoeren met daaronder Voor Anna de Vries. Velden: Soort (Regulier / Buitengewoon), Reden (alleen bij buitengewoon, met de keuze Kies een reden...), Van, T/m (optioneel), Uren en Toelichting, met de knop Indienen of Toevoegen. Kies je Buitengewoon, dan verschijnt de herinnering Buitengewoon verlof gaat niet van het jaarlijkse verlofbudget af. Klopt het aantal uren niet, dan kleurt het veld Uren rood met een melding eronder; vraag je meer aan dan er over is, dan staat er een oranje waarschuwing boven de knop.

Goedkeuren (alleen eigenaar). Zodra er ergens in het team een aanvraag openstaat, verschijnt onder het aanvraagpaneel het blok Goedkeuren met bijvoorbeeld 3 aanvragen open. Per aanvraag zie je naam, periode, uren, bij buitengewoon verlof de reden, en de toelichting tussen aanhalingstekens, met een groen vinkje (Goedkeuren) en een rood kruis (Afwijzen). Vraagt iemand meer aan dan er in het saldo zit, dan staat er in oranje Meer dan saldo bij.

Verlofhistorie. Onderaan staat Verlofhistorie met Anna de Vries · 2026 · 6 opnames: alle regels waarvan de startdatum in het verlofjaar valt, nieuwste eerst, met uren, periode, toelichting, een badge Buitengewoon waar nodig, de status en op een breed scherm de volledige startdatum. Afgewezen regels zijn gedimd. Is er niets, dan lees je Geen verlof in 2026 met de tip Blader met de kalender naar een ander jaar om eerdere opnames te zien.

Team saldo (alleen eigenaar). Een inklapbaar blok Team saldo · 5 medewerkers · jaarlijks budget per persoon met in de kop de knop + Medewerker. Opengeklapt zie je eerst de instelling Maximaal meenemen naar volgend jaar (in uren; leeg betekent Onbeperkt) met een korte uitleg, en daaronder een tabel met de kolommen Medewerker (naam en e-mailadres), Rol (Eigenaar / Medewerker), Meegenomen (met uit 2025), Gebruikt (met percentage), Buitengewoon (met het aantal keer, bijvoorbeeld 3x), Over (rood bij een tekort), Vervalt (met 1 jan 2027, of een streepje vóór oktober) en Jaarlijks 2026: het budget van het jaar dat in de kalender staat.

Zo werk je ermee#

Verlof aanvragen (medewerker)

1. Kies bij Soort voor Regulier (gaat van je budget af) of Buitengewoon (gaat er niet van af).
2. Bij Buitengewoon kies je een Reden: Huwelijk, Geboorte of partnerverlof, Overlijden of uitvaart, Verhuizing, Dokter, tandarts of ziekenhuis, Kortdurend zorgverlof, Calamiteit of noodgeval, Jubileum, Studie of examen, of Anders. Zonder reden blijft Indienen grijs.
3. Vul Van in. Voor één dag laat je T/m (optioneel) leeg; voor een langere periode vul je de einddatum in. Een einddatum vóór de startdatum kun je niet kiezen; komt hij er toch in te staan, dan blijft Indienen grijs.
4. Controleer Uren. Standaard staat er 8 en je kunt in halve uren op en af. Zodra Van én T/m allebei zijn ingevuld, rekent de app 8 uur per werkdag (maandag tot en met vrijdag) voor je uit; pas het getal zelf aan bij een halve dag. Het getal moet groter dan 0 zijn en mag hooguit 24 uur per kalenderdag in de periode zijn; anders kleurt het veld rood met Vul een aantal uren groter dan 0 in (maximaal 24 per dag). (of (maximaal 72 voor dit bereik) bij meerdere dagen) en blijft Indienen grijs.
5. Vraag je bij regulier verlof meer aan dan je nog over hebt, dan verschijnt de waarschuwing Dit is meer dan het saldo van 12u in 2026. Het saldo wordt dan negatief en schuift als tekort door naar volgend jaar. Indienen kan gewoon; de eigenaar beslist.
6. Typ een Toelichting, zoals "Vakantie". Laat je het leeg, dan vult de app "Verlof" in, of bij buitengewoon verlof de gekozen reden.
7. Klik Indienen (of druk op Enter in het toelichtingsveld). De aanvraag krijgt de status In aanvraag, verschijnt oranje in de kalender en het formulier is weer leeg voor een volgende aanvraag.

Verlof direct invoeren voor een medewerker (eigenaar)

1. Kies rechtsboven de medewerker. Het paneel heet nu Direct invoeren · Voor [naam].
2. Vul soort, datums, uren en toelichting in en klik Toevoegen. Dezelfde controles op de uren en dezelfde waarschuwing bij meer dan het saldo gelden hier ook. Het verlof staat meteen op Goedgekeurd; er wordt geen mail verstuurd.

Aanvragen goedkeuren of afwijzen in de app (eigenaar)

1. Open het blok Goedkeuren onder het aanvraagpaneel. Staat er Meer dan saldo bij een aanvraag, dan gaat het saldo van die medewerker bij goedkeuren onder nul.
2. Klik per aanvraag op het groene vinkje (Goedkeuren) of het rode kruis (Afwijzen). Er komt geen bevestigingsvraag; saldo en kalender rekenen direct mee.

Aanvragen afhandelen vanuit je mail (eigenaar)

1. Open de mail met het onderwerp Verlofaanvraag: Anna de Vries — 16u verlof op ma 5 oktober 2026.
2. Klik op Goedkeuren of Afwijzen. Je komt op een pagina Verlof goedkeuren? of Verlof afwijzen? met periode, uren, bij buitengewoon verlof de reden, en de toelichting.
3. Bevestig met Ja, goedkeuren of Ja, afwijzen. Je ziet Verlof goedgekeurd (met de tekst dat de aanvraag nu in de teamkalender staat) of Verlof afgewezen (met de herinnering Laat de medewerker even weten waarom.) en kunt met Open Verlof in Worktracker naar de app. Inloggen is voor de knoppen niet nodig.

Een aanvraag intrekken (medewerker)

1. Beweeg in Verlofhistorie over de regel; rechts verschijnt het prullenbak-icoon Verwijderen.
2. Klik erop. Dit kan alleen zolang de aanvraag op In aanvraag staat. Is hij al beoordeeld, vraag dan de eigenaar om hem weg te halen.

Verlof verwijderen (eigenaar)

1. Kies rechtsboven de medewerker en zoek de regel in Verlofhistorie.
2. Klik op Verwijderen. Als eigenaar mag je elke regel weghalen, ook goedgekeurd of afgewezen verlof. Er is geen bevestigingsvraag; het saldo past zich meteen aan.

Door de kalender bladeren

1. Gebruik de pijlen Vorige maand en Volgende maand; Vandaag brengt je terug naar de huidige maand.
2. Blader je naar een ander jaar, dan schakelen ook de saldo-kaarten, de historie en het Team saldo naar dat jaar.

Jaarbudget en maximum instellen (eigenaar)

1. Klap Team saldo open.
2. Pas in de kolom Jaarlijks 2026 het budget per medewerker aan voor het jaar dat in de kalender staat. Het wordt opgeslagen zodra je het veld verlaat of op Enter drukt; met Escape zet je de oude waarde terug. Leeg, 0 of een negatief getal wordt niet opgeslagen. De wijziging geldt vanaf het bekeken jaar: eerdere jaren houden het budget dat ze hadden. Pas je het budget aan in het lopende of een toekomstig jaar, dan geldt het nieuwe getal ook voor de jaren daarna; pas je het aan in een afgesloten jaar, dan verandert alleen dat jaar. Hetzelfde veld heet in Instellingen → Team Verlofbudget (u); een wijziging daar wordt opgeslagen zodra je het veld verlaat en geldt vanaf het lopende kalenderjaar.
3. Vul bij Maximaal meenemen naar volgend jaar een aantal uren in, of laat het leeg voor Onbeperkt. Verlaat het veld of druk op Enter om op te slaan. De instelling geldt voor het hele kantoor, wordt afgerond op hele uren en kan niet negatief zijn; een ongeldige invoer springt terug naar de vorige waarde.

Een medewerker toevoegen (eigenaar)

1. Klik in de kop van Team saldo op + Medewerker.
2. Vul in het venster Nieuwe medewerker de velden Naam, Email (het adres waarmee de persoon inlogt), Rol (Medewerker / Eigenaar) en Startbudget (uren per jaar) in; standaard 160.
3. Klik Opslaan (grijs zolang naam of e-mail leeg is) of Annuleren. Bestaat er al een teamlid met dat e-mailadres, dan wordt het niet overschreven; je ziet rechtsonder de rode melding Er ging iets mis met de reden Er bestaat al een teamlid met dit id. In Instellingen → Team kan hetzelfde via Teamlid toevoegen en het venster Nieuw teamlid met de velden Volledige naam, E-mailadres, Systeemrol en Jaarlijks verlofbudget (uren) en de knop Teamlid toevoegen, met de uitleg Dit maakt het profiel in Worktracker aan, niet het inlogaccount. Gebruik precies het e-mailadres waarmee je collega inlogt. Logt je collega in met een ander adres, dan ziet hij het scherm Geen gebruikersprofiel gevonden met een knop Uitloggen.
4. Een teamlid verwijderen kan alleen in Instellingen → Team, via het prullenbak-icoon (Teamlid verwijderen) op de kaart van de medewerker. De bevestigingsvraag Weet je zeker dat je [naam] wilt verwijderen uit het team? meldt dat het inlogaccount wordt uitgeschakeld en dat het profiel (rol, rooster, verlofbudget) verdwijnt. Daarna zie je Teamlid verwijderd met [naam] kan niet meer inloggen. Jezelf kun je niet verwijderen, en de laatste eigenaar ook niet: dan zie je Laatste eigenaar met de tip om eerst iemand anders eigenaar te maken.

Beschikbaarheid per dag instellen (eigenaar, Instellingen → Team)

1. Open de kaart van de medewerker en zet onder Beschikbaarheid per dag per werkdag (Ma t/m Vr) het vinkje Dag aan/uit aan. Er verschijnt een blok 09:00–17:00 dat je kunt aanpassen.
2. Met + Blok voeg je een volgend tijdblok toe dat aansluit op het vorige; met Blok verwijderen haal je er een weg. Een dag zonder blokken staat op Vrij. Dit rooster gebruikt het Dashboard voor de bezetting onder Deze week in Mijn vandaag.

Automatisch geregeld#

Saldo per kalenderjaar. De app rekent zo:

• Beschikbaar = jaarbudget van dat jaar + de uren die zijn meegenomen uit het vorige jaar.
• Gebruikt = alle goedgekeurde reguliere uren die in dit jaar vallen.
• Over = beschikbaar − gebruikt.
• Bij de jaarwisseling gaat wat over is mee naar het nieuwe jaar, tot het maximum bij Maximaal meenemen naar volgend jaar. Alles daarboven staat in Vervalt en verdwijnt op 1 januari. Bij Onbeperkt vervalt er niets.
• Een tekort wordt niet kwijtgescholden: het schuift als negatief getal door naar het volgende jaar. Je herkent het aan een rood getal bij Over en aan − 8u meegenomen op de kaart.
• De doorrekening begint bij het eerste jaar waarin de medewerker verlof heeft en loopt jaar voor jaar door tot het jaar dat je bekijkt.
• Buitengewoon verlof staat buiten dit sommetje: het gaat niet van het budget af, wordt niet meegenomen en vervalt niet. Het wordt apart geteld.
• Openstaande aanvragen tellen niet als gebruikt; afgewezen verlof telt nergens mee.

Verlof over de jaarwisseling. Een periode die over 1 januari heen loopt, wordt naar rato van werkdagen (maandag tot en met vrijdag) over beide jaren verdeeld. Een vakantie van 48 uur van 29 december tot en met 5 januari telt als 24 uur in het oude en 24 uur in het nieuwe jaar. In de Verlofhistorie en op de maandkaart staat zo'n regel wel in zijn geheel bij de startdatum.

Jaarbudget per jaar. Worktracker bewaart het budget per verlofjaar. Verhoog of verlaag je het budget, dan verandert er niets aan de jaren vóór het jaar waarin je dat doet; die blijven rekenen met het budget dat toen gold. Het maximum bij Maximaal meenemen naar volgend jaar is wél één instelling voor alle jaren.

Vervalt-prognose. De kolom Vervalt en de regel vervalt op 1 januari verschijnen pas vanaf oktober, of bij een jaar dat al voorbij is. Eerder in het jaar zegt zo'n voorspelling nog weinig; tot die tijd staat er een streepje.

Mail naar de eigenaar. Zodra een aanvraag op In aanvraag binnenkomt, mailt Worktracker automatisch iedere gebruiker met de rol Eigenaar, behalve de aanvrager zelf. Onderwerp: Verlofaanvraag: [naam] — [uren]u verlof op [startdatum] (bij buitengewoon verlof: "buitengewoon verlof"). De mail heeft de kop Nieuwe verlofaanvraag, een aanhef met je voornaam, de zin "[naam] heeft zojuist verlof aangevraagd." gevolgd door "Deze uren gaan van het jaarlijkse verlofbudget af zodra je goedkeurt." (of bij buitengewoon verlof "Dit is buitengewoon verlof en gaat niet van het jaarlijkse verlofbudget af."), en een blok Even op een rijtje met Medewerker, Soort (Regulier verlof / Buitengewoon verlof), Reden (alleen bij buitengewoon), Periode, Uren en Toelichting (alleen als die is ingevuld). Daaronder de knoppen Goedkeuren en Afwijzen en de link Open Verlof in Worktracker, die je direct in deze module laat landen, ook als je eerst moet inloggen of de pagina tussendoor ververst. Iedere eigenaar krijgt zijn eigen mail met eigen knoppen. Een antwoord op de mail gaat rechtstreeks naar de medewerker. Wat je via de mail beslist, ziet de medewerker meteen in de app.

Geldigheid van de knoppen. De mailknoppen werken 7 dagen en horen bij precies deze ene aanvraag, deze ene actie én de eigenaar aan wie de mail is gestuurd. Daarna zie je Deze link werkt niet meer en handel je de aanvraag in de app af. Ben je intussen geen eigenaar meer, dan lees je Deze link is niet meer voor jou; is er al beslist, dan Hier is al over beslist; is de aanvraag ingetrokken, dan Deze aanvraag bestaat niet meer; is de link beschadigd, dan Deze link klopt niet. In al die gevallen verandert er niets, en elke pagina heeft de link Open Verlof in Worktracker.

Bevestigingsstap. De mailknop wijzigt nooit direct de status: er zit altijd een pagina tussen met Ja, goedkeuren of Ja, afwijzen. Zo kan een mailscanner die links automatisch opent nooit per ongeluk verlof goedkeuren.

Wie besliste. Bij elke goedkeuring of afwijzing legt Worktracker vast wie besliste, wanneer, en of dat in de app of via de mail gebeurde.

Bezetting op het Dashboard. Onder Deze week in de kaart Mijn vandaag staan de beschikbare uren van het team per werkdag van de lopende week. Ze komen uit het rooster in Instellingen → Team, min goedgekeurd verlof: op een dag met goedgekeurd verlof telt de medewerker voor 0 uur, en onder de staafjes staat wie er verlof heeft, bijvoorbeeld verlof: Sanne (wo). Verlof dat nog In aanvraag staat verandert de bezetting nog niet.

Goed om te weten#

• Wat medewerkers zien. Medewerkers zien de volledige teamkalender, inclusief nog niet beoordeelde aanvragen van collega's, met naam, uren en status. De reden en toelichting van een collega zien ze niet: daar staat Afwezig of Buitengewoon verlof. Die details zijn alleen zichtbaar voor de eigenaar en de aanvrager zelf. Medewerkers zien niet het Team saldo, de budgetten van anderen of het blok Goedkeuren, en ook Instellingen → Team is alleen voor de eigenaar. Een medewerker kan alleen voor zichzelf aanvragen en krijgt altijd In aanvraag.
• De eigenaar vraagt ook aan. Verlof dat een eigenaar voor zichzelf invult gaat ook via Indienen en In aanvraag; je keurt het zelf goed in Goedkeuren. Bij een kantoor met één eigenaar krijgt niemand een mail over die aanvraag. Direct goedgekeurd verlof bestaat alleen voor collega's, via Direct invoeren.
• Geen bericht naar de medewerker. Bij goedkeuren, afwijzen of verwijderen stuurt de app geen mail naar de medewerker; die ziet de nieuwe status in de app. Bij afwijzen via de mail herinnert de resultaatpagina je eraan om even te laten weten waarom.
• Geen bevestigingsvragen. Goedkeuren, afwijzen en verwijderen zijn één klik en niet ongedaan te maken. Een afgewezen aanvraag blijft wel in de historie staan.
• Verlof over de jaarwisseling wordt verdeeld. Een periode die over 1 januari loopt gaat naar rato van werkdagen van beide jaren af; alleen de historie en de maandkaart tonen hem bij de startdatum. Een periode binnen één jaar telt volledig in dat jaar.
• Uren zijn vrij invulbaar, met een bovengrens. De 8 uur per werkdag is een voorstel op basis van maandag tot en met vrijdag; het kijkt niet naar feestdagen of het persoonlijke rooster. Pas het getal aan bij halve dagen. De app weigert alleen 0 en meer dan 24 uur per kalenderdag; meer dan je saldo mag, met een waarschuwing.
• Het jaarbudget werkt niet terug, het maximum wel. Een gewijzigd jaarbudget geldt vanaf het jaar waarin je het wijzigt; eerdere jaren houden hun oude budget. Het maximum bij Maximaal meenemen naar volgend jaar is "de stand van nu": verander je dat, dan rekenen ook eerdere jaren met de nieuwe waarde.
• De mailknoppen zijn persoonlijk. Iedere eigenaar krijgt eigen knoppen die 7 dagen werken, alleen zolang die persoon eigenaar is, en de beslissing wordt op zijn naam vastgelegd. Inloggen is niet nodig: wie de mail in handen krijgt, kan er binnen die week mee beslissen uit naam van de ontvanger. Stuur de mail dus niet zomaar door.
• Mail nog niet ingesteld? Is de mailkoppeling van je kantoor nog niet geconfigureerd, dan slaat Worktracker de mail stilletjes over; de aanvraag komt gewoon in het blok Goedkeuren terecht.
• Via de API alleen lezen. Met een API-sleutel (Instellingen → API & MCP) kun je verlofregels wel opvragen, maar niet aanmaken, goedkeuren of afwijzen; dat blijft in de app. De reden en toelichting van een aanvraag geeft de koppeling nooit terug.
• Abonnement. Verlof en de bezetting op het Dashboard zitten in elk abonnement; bij een inactief abonnement is Verlof vergrendeld en staat de bezetting niet op het Dashboard.

Veelgestelde vragen#

Ik zie de knop Goedkeuren niet. Waar zit hij? Het blok Goedkeuren verschijnt alleen voor eigenaren en alleen als er in het team minstens één aanvraag op In aanvraag staat. Staat er niets open, dan is het blok er niet.

Waarom gaat mijn buitengewoon verlof niet van mijn saldo af? Dat is de bedoeling. Buitengewoon verlof (huwelijk, uitvaart, doktersbezoek, zorgverlof) staat los van je vakantie-uren. Je ziet het apart terug als + 16u buitengewoon op de kaart en in de kolom Buitengewoon van het Team saldo.

Kan ik een aanvraag nog aanpassen na het indienen? Nee. Trek hem in via Verwijderen in de Verlofhistorie (zolang hij op In aanvraag staat) en dien een nieuwe in. Is hij al goedgekeurd, vraag dan de eigenaar om hem te verwijderen.

Waarom blijft de knop Indienen grijs? Er ontbreekt iets: een startdatum bij Van, een getal groter dan 0 en hooguit 24 per dag bij Uren (het veld kleurt dan rood), een Reden bij buitengewoon verlof, of de einddatum ligt vóór de startdatum.

Ik vraag meer uren aan dan ik over heb. Kan dat? Ja. Je ziet een oranje waarschuwing dat het saldo negatief wordt, maar indienen kan gewoon. De eigenaar ziet in Goedkeuren het label Meer dan saldo en beslist. Keurt hij goed, dan staat er een rood getal bij Over en schuift het tekort door naar volgend jaar.

Mijn vakantie loopt van eind december tot begin januari. Van welk jaar gaat dat af? Van allebei, naar rato van het aantal werkdagen in elk jaar. In de Verlofhistorie staat de regel bij het jaar van de startdatum, maar het saldo van beide jaren rekent alleen met het eigen deel.

Hoeveel uur mag er mee naar volgend jaar? Dat bepaalt de eigenaar bij Maximaal meenemen naar volgend jaar in het Team saldo. Wat op 31 december over is gaat mee tot dat maximum; de rest zie je vanaf oktober in de kolom Vervalt. Leeg betekent dat alles meegaat.

Ik heb het jaarbudget verhoogd, maar vorig jaar is niet veranderd. Klopt dat? Ja. Het budget wordt per jaar bewaard; een wijziging geldt vanaf het jaar dat je in de kalender bekijkt. Wil je een eerder jaar corrigeren, blader dan naar dat jaar en pas daar de kolom Jaarlijks aan; dan verandert alleen dat jaar.

De mail met Goedkeuren en Afwijzen is niet aangekomen. Wat nu? Handel de aanvraag af in de app, in het blok Goedkeuren. Dat werkt altijd, ook zonder mail. De mail gaat alleen uit bij aanvragen die op In aanvraag binnenkomen en alleen naar eigenaren die niet zelf de aanvrager zijn.

16. Instellingen en abonnement#

Hier richt je Worktracker in voor jouw kantoor: je eigen weergave, de bedrijfsgegevens, het abonnement, je team, de diensten en tarieven, de banken en de werkstromen die overal in de app terugkomen.

Voor wie: Eigenaar (medewerkers zien Instellingen niet) · Pakket: alle abonnementen (Instellingen is altijd bereikbaar) · Menu: gebruikersmenu onderaan de zijbalk → Instellingen

Wat je ziet#

Je opent Instellingen via het gebruikersmenu (klik op je naam onderaan de zijbalk, kies Instellingen), met de sneltoets g gevolgd door s, of via de snelnavigatie ⌘K / Ctrl+K (zoek op "Instellingen"). Kom je terug uit de kassa of de console van UpScailed, na een betaling of na het verlaten van de kassa, dan land je automatisch in Instellingen op de sectie Abonnement.

Voor medewerkers bestaat Instellingen niet: het staat niet in hun gebruikersmenu of snelnavigatie en g dan s doet bij hen niets. Komt een medewerker via een knop in een module toch op deze pagina, dan staat er Geen Toegang met de tekst "Alleen eigenaren kunnen instellingen aanpassen."

Links staan de secties Mijn account, Beveiliging, Organisatie, Abonnement, Team, Diensten & tarieven, Banken, Fiscale workflows, BTW-workflows, Projecten, API & MCP en Over Worktracker. Op een telefoon of tablet (schermen smaller dan ongeveer 1024 pixels) vervangt een keuzelijst bovenaan die linkernavigatie; op een telefoon staat die onder de vaste balk met Menu openen en de naam van je kantoor. Worktracker onthoudt welke sectie je het laatst open had en opent die de volgende keer weer; een knop elders in de app, zoals Abonnement herstellen of Naar projectinstellingen, opent direct de bijbehorende sectie. Rechts staat de gekozen sectie met een korte omschrijving.

Veel velden slaan direct op terwijl je typt (prijzen, beginstanden, stapnamen, roosters); rechtsboven verschijnt dan kort een blauwe melding zoals Opgeslagen. Velden die als sleutel dienen, de naam van een dienst of boekhoudpakket, de naam en het e-mailadres van een teamlid, het verlofbudget en de jaardoelen, slaan pas op zodra je het veld verlaat of op Enter drukt; met Esc zet je de oude waarde terug. Alleen de bedrijfsnaam heeft een eigen knop Opslaan. De sectie API & MCP heeft een eigen hoofdstuk.

Mijn account#

Wat je ziet. De kaart Profiel met je initialen, naam, het e-mailadres waarmee je bent ingelogd en je rol (Eigenaar of Medewerker). Naam en rol pas je aan in de sectie Team; de link Team in deze kaart brengt je er direct heen. De kaart Weergave heeft de knoppen Licht en Donker.

Zo werk je ermee.

1. Van thema wisselen: klik op Licht of Donker. De hele app schakelt direct om; dezelfde keuze zit in het gebruikersmenu als Donkere modus / Lichte modus. De keuze wordt in je browser bewaard, dus op een andere computer kies je opnieuw.

Beveiliging#

Wat je ziet. Drie blokken. Jouw authenticator-app: nog niets gekoppeld, dan een korte uitleg en de knop Authenticator-app koppelen; wel gekoppeld, dan Authenticator-app met het label Gekoppeld, de datum en de knop Loskoppelen. Tweestapsverificatie verplicht: de schakelaar voor het hele kantoor, met uitleg. Telefoon kwijt?: wat je doet als je niet meer bij je app kunt. Medewerkers hebben geen Instellingen; zij koppelen en loskoppelen via het menu onder hun naam › Tweestapsverificatie, in een venster met hetzelfde blok Jouw authenticator-app.

Zo werk je ermee.

1. Een authenticator-app koppelen: installeer op je telefoon een authenticator-app (bijvoorbeeld Google Authenticator of Microsoft Authenticator) en klik op Authenticator-app koppelen. Je ziet drie stappen, een QR-code en de Sleutel in blokjes van vier. Kies in de app Account toevoegen en scan de QR-code. Werk je op je telefoon, tik dan op de QR-code; lukt scannen niet, typ de sleutel dan over of kopieer hem met Kopieer. Vul bij Code uit de app de code van 6 cijfers in die de app bij Worktracker laat zien en klik op Koppelen. Je ziet Authenticator-app gekoppeld; vanaf dan vraagt het inlogvenster na je wachtwoord om de code. Bewaar de sleutel op een veilige plek, los van je wachtwoord: daarmee zet je de app zelf terug op een nieuwe telefoon.
2. Je wachtwoord nog een keer: ben je al een tijd ingelogd, dan vraagt Worktracker bij koppelen of loskoppelen eerst Voor je veiligheid moet je hiervoor net zijn ingelogd. Vul je wachtwoord nog een keer in. (en als je al een app hebt ook de code). Klik op Doorgaan; daarna gaat het vanzelf verder.
3. Loskoppelen: klik op Loskoppelen en bevestig Authenticator-app loskoppelen?. Daarna is bij het inloggen je wachtwoord weer genoeg. Vaak word je daarbij meteen uitgelogd; log dan opnieuw in. Staat Tweestapsverificatie verplicht aan en geldt die voor jou, dan vraagt Worktracker je daarna direct een nieuwe app te koppelen. Zo wissel je ook van telefoon: loskoppelen en de nieuwe telefoon koppelen.
4. Tweestapsverificatie verplicht maken: zet de schakelaar aan en bevestig Tweestapsverificatie verplicht maken? met Verplicht maken. Dat kan pas als je zelf een app hebt gekoppeld en met de code bent ingelogd; anders is de schakelaar grijs en staat eronder wat je eerst moet doen, zodat je jezelf niet buitensluit. Vanaf dan vullen eigenaren en medewerkers met financieel inzicht bij het inloggen een code in; wie nog geen app heeft, koppelt die direct na het inloggen. Een sessie die zonder code begon, laat de gegevens van je kantoor pas weer zien na opnieuw inloggen met de code. Ook de database geeft zo'n sessie geen financiën en laat haar geen prijzen, instellingen of teamleden wijzigen. Medewerkers zonder financieel inzicht merken er niets van.
5. Niet meer verplichten: zet de schakelaar uit en bevestig met Niet meer verplichten. Wie een app heeft gekoppeld, blijft een code invullen; wie geen app heeft, logt weer in met alleen een wachtwoord.

Telefoon kwijt? Zonder je authenticator-app kom je niet meer binnen. Heb je de sleutel bewaard, zet de app dan zelf terug op je nieuwe telefoon. Anders moet de koppeling gereset worden. Dat kan niemand in Worktracker zelf, ook een eigenaar niet: vraag Fit in Finance via hallo@fitinfinance.nl om de koppeling van jou of van een teamlid te resetten. Fit in Finance controleert eerst of het verzoek echt van die persoon komt. Daarna log je in met alleen je wachtwoord en koppel je direct een nieuwe app.

Tweestapsverificatie instellen (beheer)#

Alleen voor de beheerder van Worktracker (Fit in Finance): wat er buiten de app moet gebeuren voordat de schakelaar Tweestapsverificatie verplicht aan kan. Doe het in deze volgorde. Zolang de schakelaar uit staat, verandert er voor niemand iets.

1. De nieuwe versie live. Zet de release met tweestapsverificatie live: de app (merge naar main), de functions (firebase deploy --only functions) en de regels (eerst npm run test:rules, dan WT_DEPLOY_RULES=1 firebase deploy --only firestore:rules).
2. Identity Platform. Firebase Console › Authentication: upgrade naar Firebase Authentication with Identity Platform. Dat is dezelfde upgrade als voor het uitzetten van zelf registreren; is die al gedaan, sla deze stap over. Op het Blaze-abonnement zijn de eerste 50.000 actieve gebruikers per maand gratis, dus voor een kantoor kost het niets. De upgrade is niet terug te draaien. Een authenticator-app als tweede factor kost niets extra; alleen sms-codes kosten geld, en die gebruikt Worktracker niet.
3. Authenticator-apps en het wachtwoordbeleid aanzetten. Dat doe je met een script: de Firebase-documentatie beschrijft voor de authenticator-app alleen de Admin SDK en de REST-API. Ga in een terminal naar de map functions, log in met gcloud auth application-default login en draai node scripts/tweestaps-instellen.mjs: dat laat zien wat er nu staat en verandert niets. Draai daarna node scripts/tweestaps-instellen.mjs --uitvoeren. Dat zet de authenticator-app (TOTP) aan als tweede factor en een wachtwoordbeleid van minimaal 12 tekens dat wordt afgedwongen, ook voor bestaande wachtwoorden: wie nu een korter wachtwoord heeft, krijgt bij het volgende inloggen de melding dat het niet meer voldoet en kiest via Wachtwoord vergeten? een nieuw. Laat je team dat vooraf weten. Het wachtwoordbeleid zie je daarna terug in de Firebase Console onder Authentication › Settings › Password policy.
4. Zelf koppelen. Koppel in Instellingen › Beveiliging je eigen authenticator-app en bewaar de sleutel op een veilige plek.
5. Testen. Log uit en weer in: na je wachtwoord moet het venster Nog één stap om de code vragen. Probeer één keer een verkeerde code (Deze code klopt niet. …) en daarna de goede. Controleer in Instellingen › Beveiliging dat de schakelaar Tweestapsverificatie verplicht niet meer grijs is.
6. Pas dan de schakelaar aan. Zet Tweestapsverificatie verplicht aan. Eigenaren en medewerkers met financieel inzicht koppelen bij hun volgende login hun app. Laat dat snel gebeuren: zolang iemand nog niets gekoppeld heeft, kan wie zijn wachtwoord kent zelf een app aan dat account koppelen.

Een koppeling resetten. Is iemand zijn telefoon kwijt zonder bewaarde sleutel, controleer dan eerst dat het verzoek echt van die persoon komt (bel even). Draai in de map functions node scripts/tweestaps-resetten.mjs <e-mailadres>: dat laat zien wat er gekoppeld is. Met node scripts/tweestaps-resetten.mjs <e-mailadres> --uitvoeren verwijder je de koppeling en beëindig je de lopende sessies van dat account. Daarna logt de persoon in met alleen het wachtwoord en koppelt direct een nieuwe app.

Organisatie#

Wat je ziet. Drie kaarten: Bedrijfsgegevens (naam en logo), Facturatie (facturatiemodel en uurtarief) en Jaardoelen.

Zo werk je ermee.

1. Bedrijfsnaam instellen: typ de naam in Bedrijfsnaam op sidebar en klik op Opslaan. Rechtsboven zie je kort Naam opslaan.... Een lege naam wordt niet opgeslagen. Let op: ondanks de veldnaam verschijnt de naam op een groot scherm niet als tekst in de zijbalk. Worktracker gebruikt hem wel in de vaste balk bovenaan op je telefoon, als alternatieve tekst bij je logo, als naam van je kantoor bij UpScailed zodra je de proefperiode start, en als label voor interne acties in Acties ("… (intern)").
2. Logo uploaden: klik bij Logo op sidebar op Uploaden en kies een PNG, JPG, SVG of WebP van maximaal 500 KB; tijdens het verwerken staat op de knop Bezig... en Worktracker verkleint de afbeelding tot maximaal 256×256 pixels. Het logo vervangt het woordmerk "Worktracker" bovenaan de zijbalk, voor iedereen in je kantoor. Is er al een logo, dan heet de knop Vervangen en verschijnt ernaast Verwijderen (met de vraag "Logo verwijderen?"). Bij een verkeerd bestand zie je "Bestand moet een afbeelding zijn." of "Afbeelding is te groot (max 500 KB). Probeer een kleinere versie." Alleen een JPG blijft JPG; PNG, SVG en WebP worden als PNG bewaard, dus een transparante achtergrond blijft transparant.
3. Facturatiemodel kiezen: onder Facturatiemodel kies je Abonnement (gemarkeerd als standaard), Uren, Vaste prijs of Combinatie; de keuze wordt direct opgeslagen. Bij Abonnement verandert er niets. Bij de andere drie verschijnt de module Uren in het menu onder Werk en komt het veld Standaard uurtarief (€) tevoorschijn.
4. Standaard uurtarief invullen: typ het bedrag en klik buiten het veld. Dit is de terugvalwaarde voor nieuwe urenregels van klanten zonder eigen tarief. Leeg veld betekent geen standaardtarief.
5. Jaardoelen invullen: met de pijltjes kies je een jaar en vul je Nieuwe klanten en Jaaromzet (€) in; opslaan gebeurt zodra je het veld verlaat en je ziet Opgeslagen. De kaart Groeidoelstelling onder Klanten › Inzichten rekent met het doel Nieuwe klanten van het gekozen jaar; zonder ingevuld doel geldt 52. Jaaromzet (€) wordt bewaard, maar nog nergens in de app gebruikt.

Abonnement#

Wat je ziet. Bovenaan staat de kaart met je huidige situatie:

• Nog geen abonnement gekoppeld zolang je kantoor nog niet bij de console van UpScailed bekend is: "Je start met 30 dagen gratis proefperiode, zonder betaalgegevens, met alle functionaliteit en onbeperkt medewerkers. Bevalt het, dan reken je daarna af in de kassa van UpScailed, per medewerker die dan in je team staat." Alleen Dashboard, Klanten en Instellingen zijn dan bereikbaar; de andere modules tonen de melding dat er nog geen actief abonnement is, tot je de proef start. Uitzondering: een kantoor dat Worktracker al gebruikte vóór de abonnementen bestonden (Fit in Finance heeft dat kantoor dan als zodanig gemarkeerd) houdt alle modules open zolang het nog geen abonnement heeft gestart.
• Worktracker · N medewerkers zodra er een proef of abonnement is, met een statusbadge: Actief, Proefperiode · nog N dagen, Opgezegd · loopt af, een oranje Betaling open zolang de coulance na een mislukte incasso loopt, een oranje … · alleen-lezen (proefperiode voorbij zonder afrekenen, of betaling open na de coulance) en anders een rode badge met de status in het Nederlands (Betaling open, Opgezegd, Wacht op factuur). Bij een lopend abonnement staat er ook de badge Maandelijks of Jaarlijks. Daaronder Tarief: (tijdens de proef Na de proef:) per maand volgens de staffel voor het gefactureerde aantal medewerkers, bij jaarbetaling ook het jaarbedrag, altijd excl. btw, met de opbouw tussen haakjes (bijvoorbeeld "1 × € 78 + 6 × € 36") en de toelichting "Volgens de staffel (Solo/Team/Kantoor). De factuur van UpScailed is leidend."; rekent de console een ander bedrag (een afspraak op maat), dan staat daaronder Afgesproken tarief:. Verder Toegang:, Proefperiode eindigt: tijdens de proefperiode, Volgende incasso rond: (bij betaling per factuur Volgende factuur rond:) of, na opzegging, Toegang tot:, en bij een open betaling Betaling open, alleen-lezen vanaf …, gesloten vanaf …. Telt je team meer of minder medewerkers dan waar de console mee rekent, dan staat er een oranje waarschuwing ("Je team telt nu N medewerkers, de console rekent met M.") met de knop Synchroniseer naar N. Is je jaarbedrag te hoog voor automatische incasso, dan staat er dat de verlenging en een uitbreiding als factuur van UpScailed komen. Onderaan de knoppen Abonnement starten (tijdens de proef, met de keuze Maandelijks / Jaarlijks en de prijs eronder) of Abonnement opnieuw starten (na een opzegging), Betaal via de UpScailed-console (bij een open betaling), altijd Beheer je abonnement in de UpScailed-console en Vernieuw status, en onderin wanneer de stand voor het laatst is vernieuwd.
• De groene kaart Dit kantoor is vrijgesteld van betaling. met de badge Vrijgesteld als Fit in Finance jouw kantoor heeft vrijgesteld: alles open zonder betaling, medewerkers liften mee (ter referentie staat erbij wat het volgens de staffel zou kosten). De kaart voor een ontbrekend abonnement verschijnt dan niet; alleen Vernieuw status blijft staan. Zonder abonnement zie je de kaart Nog geen abonnement gekoppeld met de schakelaar Maandelijks / Jaarlijks (badge 2 MND GRATIS; standaard Jaarlijks) en de prijsopbouw: het totaal per maand, daaronder "N medewerkers · band Solo/Team/Kantoor · gemiddeld € … per medewerker per maand", bij Jaarlijks het jaarbedrag met "bespaar € … (2 maanden gratis)" en bij Maandelijks "maandelijks opzegbaar · jaarlijks betalen scheelt € … per jaar". Alle bedragen zijn exclusief btw. Boven de 25 medewerkers staat er in plaats van Proefperiode starten de knop Neem contact op (mail naar hallo@fitinfinance.nl, vanaf € 20 per medewerker per maand bij een jaarcontract). Onder de kaart klap je Zo werkt de prijs per medewerker open: de zin "€ 78 per maand voor je kantoor inclusief de eerste medewerker, € 36 per extra medewerker, € 27 vanaf de elfde", de tabel Solo / Team / Kantoor / Op aanvraag met de jaarbedragen (€ 780 / € 360 / € 270) en de opbouw voor jouw eigen aantal medewerkers; geen setup-kosten, geen minimum, 30 dagen gratis proberen zonder betaalgegevens. Helemaal onderaan staat dat Worktracker een product is van UpScailed × Fit in Finance, dat je betaalt via Mollie in de kassa van UpScailed en dat je facturen van UpScailed krijgt. Zonder abonnement zie je de kaart Nog geen abonnement gekoppeld (of Het abonnement is beëindigd) met de schakelaar Maandelijks / Jaarlijks (badge 2 MND GRATIS; standaard Jaarlijks) en de prijsopbouw: het totaal per maand, daaronder "N medewerkers · band Solo/Team/Kantoor · gemiddeld € … per medewerker per maand", bij Jaarlijks het jaarbedrag met "bespaar € … (2 maanden gratis)" en bij Maandelijks "maandelijks opzegbaar · jaarlijks betalen scheelt € … per jaar". Alle bedragen zijn exclusief btw. Boven de 25 medewerkers staat er in plaats van Abonnement starten de knop Neem contact op (mail naar hallo@fitinfinance.nl, vanaf € 20 per medewerker per maand bij een jaarcontract). Onder de kaart klap je Zo werkt de prijs per medewerker open: de zin "€ 78 per maand voor je kantoor inclusief de eerste medewerker, € 36 per extra medewerker, € 27 vanaf de elfde", de tabel Solo / Team / Kantoor / Op aanvraag met de jaarbedragen (€ 780 / € 360 / € 270) en de opbouw voor jouw eigen aantal medewerkers; geen setup-kosten, geen minimum, 30 dagen gratis.

Zo werk je ermee.

1. De proefperiode starten (eerste keer): klik op Proefperiode starten (30 dagen gratis). De knop toont Bezig...; Worktracker meldt je kantoor aan bij de console van UpScailed met het aantal medewerkers van dat moment. Er zijn geen betaalgegevens nodig en je blijft in Worktracker. Je ziet Proefperiode gestart ("Je hebt 30 dagen om alles te proberen. Er is niets afgeschreven.") en de kaart Worktracker · N medewerkers met Proefperiode · nog 30 dagen. Je krijgt van UpScailed een e-mail met de bevestiging.
2. Afrekenen (tijdens of na de proef): kies onder Kies hoe je wilt betalen voor Maandelijks of Jaarlijks en klik op Abonnement starten. Je gaat naar de kassa van UpScailed met je gegevens en het aantal medewerkers al ingevuld; daar kies je iDEAL, SEPA-incasso of creditcard en ga je akkoord met de voorwaarden. Een maandabonnement (en een klein jaarbedrag) wordt daarna automatisch per periode afgeschreven; een jaarbedrag boven de incassogrens betaal je per factuur van UpScailed, ook bij de verlenging. Na de kassa kom je terug in Instellingen op Abonnement met de melding Terug uit de UpScailed-console ("Bedankt voor je betaling. De stand van je abonnement wordt nu vernieuwd."); de badge springt naar Actief. Verlaat je de kassa zonder te betalen, dan zie je Kassa verlaten: "Er is niets afgeschreven. Je kunt het abonnement hier opnieuw starten."
3. Betaalmethode, facturen, maand of jaar en opzeggen: klik op Beheer je abonnement in de UpScailed-console. Je gaat naar je abonnementspagina in de console van UpScailed (log daar in met het e-mailadres van de eigenaar); daar zie je je facturen, wissel je van maandelijks naar jaarlijks of andersom, werk je je betaalmethode bij, zeg je op of trek je een opzegging in. De console geeft elke wijziging direct aan Worktracker door: zeg je op, dan verandert de badge in Opgezegd · loopt af en zie je bij Toegang tot: tot wanneer je nog kunt werken. Zie je een wijziging niet terug, klik dan op Vernieuw status ("Stand vernieuwd").
4. Medewerkers erbij of eraf: dat doe je niet hier maar in Team. Elk teamlid dat je toevoegt of verwijdert geeft Worktracker direct door aan de console. Erbij: telt meteen mee, UpScailed verrekent de rest van de periode naar rato (op je machtiging, of via een betaalverzoek als je per factuur betaalt). Eraf: gaat in bij de volgende periode, zonder restitutie; kom je in dezelfde periode weer terug op een aantal dat je al betaald had, dan wordt dat niet opnieuw berekend. Lukt het doorgeven een keer niet (bijvoorbeeld zonder verbinding), dan meldt de app dat en probeert het bij de volgende wijziging opnieuw; het aantal bij Medewerkers: laat zien of de console al gelijk loopt.
5. Een open betaling oplossen: is een incasso mislukt, dan staat er de badge Betaling open en de knop Betaal via de UpScailed-console. In de console betaal je het openstaande bedrag (of werk je je betaalmethode bij); Worktracker zet de badge daarna weer op Actief. Zeven dagen na de mislukte incasso wordt Worktracker alleen-lezen, na drie weken gaat het abonnement dicht.
6. Een opzegging intrekken: zolang de badge Opgezegd · loopt af toont, klik je op Beheer je abonnement in de UpScailed-console (de banner Heractiveer bovenin de app brengt je naar deze sectie) en trek je de opzegging daar in.
7. Opnieuw starten na een opzegging: is je abonnement afgelopen, dan staan de modules op slot en toont de banner bovenin Abonnement inactief (opgezegd). Kies Maandelijks of Jaarlijks en klik op Abonnement opnieuw starten; je gaat naar de kassa van UpScailed, ditmaal zonder proefperiode.

Effect elders: zolang het abonnement (of de proefperiode) loopt, staan alle modules in de zijbalk en de snelnavigatie open. Boven de app staat tijdens de proefperiode een banner met de resterende dagen, het aantal medewerkers en de prijs na de proef, met Beheer abonnement (de laatste drie dagen oranje, met Reken af en de melding dat de app anders alleen-lezen wordt); na opzegging een banner "Abonnement opgezegd. Je houdt nog toegang tot …" met Heractiveer; bij een mislukte incasso een rode banner "Incasso mislukt. Betaal via de UpScailed-console vóór …, anders gaat de app op alleen-lezen." met Los op; is de app alleen-lezen (proef voorbij, coulance voorbij), dan een oranje banner "Alleen-lezen." met uitleg en Reken af of Beheer abonnement. Is het abonnement inactief, dan staat er een rode banner "Abonnement inactief (…)." met uitleg en Heractiveer; een module heet dan "… is tijdelijk vergrendeld" met de knop Abonnement herstellen, en vervaagde dashboardkaarten tonen Abonnement inactief. Die knoppen zien alleen eigenaren; ze brengen je naar deze sectie.

Team#

Wat je ziet. Bovenaan de regel N medewerkers = N seats · M met financieel inzicht (en, als er gedeactiveerde teamleden zijn, · K gedeactiveerd); loopt de console nog met een ander aantal, dan staat daar een waarschuwing bij ("De console rekent nog met N; synchroniseer onder Abonnement"). Bij een vrijgesteld kantoor staat er in plaats daarvan "Je kantoor is vrijgesteld van betaling, ongeacht het aantal" en verschijnt die waarschuwing nooit. Daarnaast de knop Teamlid toevoegen. Daaronder het uitlegblok Financieel inzicht per teamlid. Daaronder per teamlid een kaart met initialen, naam, e-mailadres, Rol, de schakelaar Financieel inzicht, Verlofbudget (u) en Beschikbaarheid per dag; je eigen kaart draagt het label jij. Onderaan de uitklapkaart Rollen & zichtbaarheid ("Wat zien jouw medewerkers, wat alleen met financieel inzicht, wat alleen jij?") met wat alleen eigenaren kunnen (de klantkaart openen en klanten aanmaken, bewerken, importeren of exporteren; bedragen invoeren in Financiën en Liquiditeit en omzet importeren; verlof goedkeuren, teamsaldo en verlofbudgetten; alle instellingen), wat financieel inzicht vraagt (Financiën, Liquiditeit en Omzet bekijken; dienstverlening en prijzen per klant en de tab Inzichten; prijzen en omzet in de klantenlijst; de MRR-trend en liquiditeitsblik op het Dashboard; Marge & declarabiliteit in Uren) en wat het hele team ziet (het Dashboard zonder financiële kaarten, de klantenlijst bekijken en doorzoeken zonder prijzen, Acties, Open Posten en de BTW-stappen, de statussen in Jaarrekening, Aangifte IB en Aangifte VPB, Werkvoorraad, Kalender en Projecten, de eigen weekstaat in Uren, eigen verlof en de teamkalender).

Zo werk je ermee.

1. Een teamlid toevoegen: klik op Teamlid toevoegen. In het venster Nieuw teamlid vul je Volledige naam en E-mailadres in, kies je bij Systeemrol voor Medewerker of Eigenaar en vul je Jaarlijks verlofbudget (uren) in (standaard 160). Klik op Teamlid toevoegen; rechtsboven verschijnt Teamlid toegevoegd. Onder de knop staat de uitleg: "Dit maakt het profiel in Worktracker aan, niet het inlogaccount. Gebruik precies het e-mailadres waarmee je collega inlogt." Daaronder rekent het venster voor wat de extra medewerker kost: "Dit wordt seat N: vanaf nu +€ … per maand excl. btw" bij een lopend abonnement, "gratis tijdens de proefperiode, daarna +€ …" tijdens de proefperiode, en "zodra je een abonnement start: +€ …" zolang er nog geen abonnement is; bij een vrijgesteld kantoor ontbreekt die regel. Het nieuwe teamlid telt vanaf nu mee als medewerker in je abonnement (Worktracker geeft het aantal direct door aan de console van UpScailed; tijdens de proefperiode kost dat niets) en heeft standaard geen financieel inzicht. Zonder naam of adres zie je Vul naam en e-mailadres in; bij een ongeldig adres Ongeldig e-mailadres; bij een adres dat al in het team zit Dit teamlid bestaat al ("… staat al in het team. Pas het bestaande profiel aan."); bij een negatief verlofbudget Verlofbudget ongeldig. Het venster sluit je met het kruisje, Esc of een klik ernaast. Het e-mailadres is de sleutel waarmee Worktracker de persoon na het inloggen herkent (hoofdletters maken daarbij niet uit). Logt iemand in met een adres dat niet in het team staat, dan ziet die persoon het scherm Geen gebruikersprofiel gevonden met het verzoek om via Instellingen › Team toegevoegd te worden en een knop Uitloggen; een gedeactiveerd teamlid ziet op dezelfde plek Dit account is gedeactiveerd en komt de app niet in.
2. Naam wijzigen: klik in de kaart op de naam, pas aan en verlaat het veld (of druk op Enter). Je ziet Opgeslagen; een lege naam wordt niet opgeslagen.
3. E-mailadres wijzigen: kan alleen bij collega's, niet op je eigen kaart (daar is het veld uitgeschakeld: "Dit is je eigen inlogadres; dat kun je hier niet wijzigen."). Pas het adres aan en verlaat het veld; Worktracker vraagt "E-mailadres van … wijzigen naar …?" en waarschuwt dat het inlogaccount hierdoor niet mee verandert: alleen wie met precies dit adres inlogt, wordt aan het profiel gekoppeld. Een ongeldig adres of een adres van een ander teamlid wordt geweigerd (Ongeldig e-mailadres, Adres al in gebruik).
4. Rol wijzigen: kies bij Rol voor Medewerker of Eigenaar. Een eigenaar ziet alles, inclusief financiën, prijzen en deze instellingen; een medewerker werkt in de operationele modules zonder abonnement of instellingen, en ziet financiële cijfers en prijzen alleen als je Financieel inzicht aanzet. De enige eigenaar van het kantoor kan niet gedegradeerd worden: de keuzelijst is dan uitgeschakeld met de tekst "Enige eigenaar van het kantoor." Maak je jezelf medewerker, dan vraagt Worktracker eerst bevestiging: je verliest direct de toegang tot Instellingen, financiën en het abonnement, en alleen een andere eigenaar kan dat terugdraaien.
5. Financieel inzicht aan- of uitzetten: zet op de kaart van een medewerker de schakelaar Financieel inzicht aan of uit; de wijziging wordt direct opgeslagen en de collega ziet het bij de eerstvolgende schermwissel. Aan betekent: de groep Financieel, de MRR- en liquiditeitskaart op het Dashboard, de tabbladen Dienstverlening en Inzichten, alle prijzen en omzetcijfers bij klanten en het tabblad Marge & declarabiliteit in Uren. Het kost niets extra en verandert de rol niet. Bij een eigenaar staat de schakelaar altijd aan en kun je hem niet uitzetten.
6. Verlofbudget aanpassen: wijzig het getal bij Verlofbudget (u) en verlaat het veld. Dit is het jaarlijkse verlofsaldo waarmee de module Verlof rekent; de wijziging geldt vanaf het lopende jaar, eerdere jaren houden hun budget. Leeg of negatief wordt geweigerd (Verlofbudget ongeldig). In Verlof kun je het onder Team saldo per jaar ook aanpassen en via Medewerker iemand toevoegen.
7. Beschikbaarheid instellen: vink per werkdag (Ma tot en met Vr) het vakje aan; de dag krijgt meteen een blok 09:00–17:00. Pas de tijden aan, voeg met Blok een tweede blok toe (aansluitend op het vorige, een uur lang) of verwijder een blok met het kruisje. Uitgevinkt staat er Vrij. Deze uren voeden de kaart Team capaciteit op het Dashboard; op dagen met goedgekeurd verlof telt de capaciteit daar als nul.
8. Een teamlid verwijderen: beweeg over de kaart, klik op het prullenbakje en bevestig "Weet je zeker dat je … wilt verwijderen uit het team?" De bevestiging meldt dat het inlogaccount wordt uitgeschakeld, dat het profiel (rol, rooster, verlofbudget) verdwijnt en dat dit niet terug te draaien is. Daarna zie je Teamlid verwijderd ("… kan niet meer inloggen."): de collega verliest direct de toegang tot de kantoordata en kan niet meer inloggen. De medewerker telt vanaf de volgende factuurdatum niet meer mee in je abonnement; tot die datum kun je een opvolger op dezelfde plek toevoegen zonder extra kosten. Kon het inlogaccount niet worden uitgeschakeld (bijvoorbeeld omdat de collega nog nooit heeft ingelogd), dan zie je Profiel verwijderd met het verzoek Fit in Finance het account te laten sluiten. Jezelf verwijderen kan niet (het prullenbakje is uitgeschakeld: "Je kunt jezelf niet verwijderen."), en de laatste eigenaar evenmin: Laatste eigenaar, "Maak eerst iemand anders eigenaar voordat je deze eigenaar verwijdert."

Diensten & tarieven#

Wat je ziet. Het aantal pakketten, de knop Pakket toevoegen en een tabel met de kolommen Naam, Type en Prijs, gesorteerd op naam. Zonder pakketten staat er "Nog geen pakketten toegevoegd. Klik op "Pakket toevoegen" om te beginnen."

Zo werk je ermee.

1. Een dienst toevoegen: klik op Pakket toevoegen. Er verschijnt "Nieuw Pakket" met prijs 0; klik op de naam en de prijs om ze te wijzigen. De naam wordt opgeslagen zodra je het veld verlaat of op Enter drukt (de rij springt dan naar zijn plek in de alfabetische volgorde), de prijs direct; bij het verlaten van een veld zie je Opgeslagen. Een lege naam (Naam ontbreekt) of een naam die al bestaat (Naam bestaat al) wordt geweigerd.
2. Type kiezen: Abonnement voor een maandelijks terugkerend bedrag, Vast voor een vaste prijs. Vaste diensten komen terug in het overzicht van te factureren werk in de module Uren.
3. Een dienst hernoemen: klanten verwijzen op naam naar hun dienst. Gebruiken klanten de dienst, dan vraagt Worktracker "N klanten gebruiken de dienst "…". Hernoemen naar "…" en die klantregels mee-aanpassen?" Na bevestigen zie je Dienst hernoemd met het aantal bijgewerkte klanten.
4. Een dienst verwijderen: prullenbakje bij zweven, bevestig "Dienst "…" verwijderen?". Staat de dienst nog bij klanten op de klantkaart, dan weigert Worktracker met Dienst is nog in gebruik ("… staat bij N klanten op de klantkaart. Kies daar eerst een andere dienst.").

Effect elders: dit is de keuzelijst onder Dienstverlening op de klantkaart. Kies je daar een dienst, dan wordt de prijs van hier overgenomen als voorstel; per klant pas je die aan. Op basis van die klantprijzen berekent Worktracker de omzet per klant. Bij het importeren van klanten kun je in de voorbeeldweergave onder Standaarddienst voor deze klanten één dienst uit deze lijst kiezen (standaard Geen dienst (later per klant instellen)).

Banken#

Wat je ziet. Het aantal banken, de groene knop Bank toevoegen en een tabel met de kolom Banknaam. Zonder banken staat er "Nog geen banken toegevoegd. Klik op "Bank toevoegen" om te beginnen."

Zo werk je ermee.

1. Een bank toevoegen: klik op Bank toevoegen, klik op "Nieuwe Bank" en typ de naam. Bij het verlaten van het veld zie je Opgeslagen.
2. Een bank verwijderen: prullenbakje bij zweven, bevestig "Deze bank verwijderen?".

Effect elders: op de klantkaart kies je bij Bankkoppelingen uit deze lijst welke bank aan een klant gekoppeld is. In de klantenlijst kun je ook zoeken op banknaam.

Fiscale workflows#

Wat je ziet. Een toelichting "Pas dit aan op de werkwijze van je kantoor" (voeg eigen stappen toe, hernoem ze, zet ze met de pijltjes in de juiste volgorde of verwijder wat je niet gebruikt), drie tabbladen Jaarrekening, Aangifte IB en Aangifte VPB (met het aantal stappen als badge; het gekozen tabblad wordt onthouden), de knop Stap (met plusje) en de lijst "N stappen · …" met de hint "verschijnt als kolom in de tabel". Elke stap wordt een kolom in de tabel van die module; de volgorde van boven naar beneden is de kolomvolgorde van links naar rechts. Per stap: volgnummer, naam, kleurkiezer, vlag, de keuze Entiteit / Persoon en daarna de module (Jaarrek. / Aang. VPB) met rechtsvormen, of het filter Iedereen / Contact. Rechts Omhoog, Omlaag en (bij zweven) een prullenbakje. Zonder stappen staat er "Geen stappen voor …. Klik op "+ Stap" rechtsboven om er één toe te voegen."

Zo werk je ermee.

1. Een stap toevoegen: kies het tabblad en klik op Stap. Er verschijnt "Nieuwe Stap"; klik op de naam en typ je eigen benaming, bijvoorbeeld "Concept besproken". De nieuwe stap kan midden in de lijst landen; zet hem met Omhoog / Omlaag op zijn plek.
2. Kleur kiezen: klik op blauw (lopend), groen (klaar) of oranje (aandacht). De kolom in de module krijgt deze kleur.
3. Finale stap markeren: klik op de vlag. Per module kan één stap de afsluitende stap zijn; die telt in de voortgangscijfers van de module als echt afgerond. Nogmaals klikken haalt de markering weg.
4. Bepalen voor wie de stap geldt: bij Entiteit kies je de module (Jaarrek. of Aang. VPB) en de rechtsvormen (EZ, VOF, Maatschap, W-BV, H-BV, Stichting, Vereniging, Particulier). Klanten met een andere rechtsvorm krijgen in die kolom "N.v.t.". Bij Persoon (Aangifte IB) kies je Iedereen of Contact (alleen contactpersonen). Zet je een bestaande stap om naar Persoon, dan verhuist hij naar het tabblad Aangifte IB.
5. Volgorde aanpassen: gebruik Omhoog en Omlaag.
6. Een stap verwijderen: prullenbakje, bevestig "Stap verwijderen?". De statussen die klanten in die kolom hadden, zijn daarna niet meer zichtbaar.

Elke wijziging wordt direct opgeslagen. Mislukt het opslaan van een stap, dan zie je Stap opslaan mislukt met de reden.

BTW-workflows#

Wat je ziet. De kaart Boekhoudsoftware en BTW-stappen ("Elk pakket hieronder is een keuze op de klantkaart. De stappen die je hier instelt bepalen welke knoppen je in de BTW-lijst ziet.") met de knop Pakket (met plusje), en per boekhoudpakket een kaart: de naam, het aantal actieve klanten met dit pakket, Pakket verwijderen, het veld Beginstand en de stappen. Per stap: de naam van de stand, Knop (de knoptekst in de BTW-lijst), de keuze "Hoe deze stand wordt vastgelegd" (Bij de klant, Klaar om in te dienen, Afgerond), een kleur, de schakelaar Direct slaat over, Omhoog / Omlaag en Stap verwijderen. Onder de lijst Stap toevoegen en de toelichting dat de laatste stap als afgerond geldt en dat een pakket maximaal 3 stappen heeft, omdat elke stap een eigen vastlegging heeft. Standaard staan hier de pakketten "E-Boekhouden" en "SnelStart" klaar.

Zo werk je ermee.

1. Een boekhoudpakket toevoegen: klik op Pakket. Je krijgt "Nieuw pakket" met beginstand "Nog te doen" en twee stappen: "Ter accordering" (knop Naar klant, vastgelegd als Bij de klant, Direct slaat over aan) en "Afgerond" (knop Geaccordeerd, vastgelegd als Afgerond). Typ de naam van het pakket, bijvoorbeeld "Exact Online", en verlaat het veld; die naam is meteen een keuze in de lijst boekhoudsoftware op de klantkaart. Een lege naam (Naam ontbreekt) of een naam die al bestaat (Naam bestaat al) wordt geweigerd.
2. Een pakket hernoemen: pas de naam aan en verlaat het veld. Gebruiken klanten het pakket, dan vraagt Worktracker "N klanten gebruiken het pakket "…". Hernoemen naar "…" en de klantkaarten mee-aanpassen?" Na bevestigen zie je Pakket hernoemd met het aantal bijgewerkte klanten; de koppeling van die klanten blijft dus in stand.
3. De beginstand benoemen: de tekst die in de BTW-lijst staat zolang er voor een kwartaal nog niets gedaan is.
4. Stappen inrichten: geef elke stand een naam, vul bij Knop de knoptekst in en kies wat de stand betekent: Bij de klant (je wacht op akkoord), Klaar om in te dienen of Afgerond. Elke vastlegging komt één keer per pakket voor; kies je een vastlegging die een andere stap al heeft, dan ruilen de twee en zie je Vastlegging geruild. Zet Direct slaat over aan bij stappen die klanten met BTW-voorkeur Direct overslaan; zij willen de aangifte niet vooraf zien. Alleen een overgeslagen stap die is vastgelegd als Klaar om in te dienen wordt voor die klanten de beginstand; een overgeslagen stap Bij de klant niet.
5. Een stap toevoegen: klik op Stap toevoegen. Je krijgt "Nieuwe stap" (knop Volgende) met de vastlegging die nog vrij is, ingevoegd vóór de laatste stap, want de laatste blijft de afsluitende. Bij drie stappen is de knop uitgeschakeld ("Maximaal 3 stappen: elke stap legt een eigen status vast.").
6. Volgorde en verwijderen: Omhoog / Omlaag, en Stap verwijderen bij zweven.
7. Een pakket verwijderen: klik op Pakket verwijderen. Gebruiken klanten dit pakket nog, dan waarschuwt Worktracker hoeveel en dat zij terugvallen op de eerste workflow in de lijst. Bevestig met "… verwijderen?".

Elke wijziging wordt direct opgeslagen; je ziet telkens Opgeslagen. Zie je bij een ouder pakket toch "Twee stappen leggen hetzelfde vast, daardoor kan de voortgang blijven hangen.", kies dan per stap een andere vastlegging.

Effect elders: de boekhoudsoftware van een klant bepaalt welke stappen en knoppen je in de BTW-lijst ziet. In Klanten › Inzichten toont de kaart Boekhoudsoftware hoeveel actieve klanten per pakket werken; klik op een pakket voor de klantenlijst ("In …") en op Toon in de lijst om de klantenlijst met dat filter te openen.

Projecten#

Wat je ziet. Een toelichting "Projecten, werkstromen over klanten heen". Links de projectenlijst met de knop Nieuw (met plusje) en per project het aantal kolommen; rechts de editor van het gekozen project (of "Selecteer een project"): naam, Project verwijderen, omschrijving, het blok Klanten met de schakelaar Alle klanten / Specifieke selectie, en het blok Kolommen met de knop Kolom (met plusje).

Zo werk je ermee.

1. Een project aanmaken: klik op Nieuw, wijzig de naam "Nieuw project" en typ eventueel een omschrijving.
2. Klanten kiezen: standaard doen alle actieve klanten mee. Kies Specifieke selectie om zelf te kiezen: zoek op naam of code, vink klanten aan, of gebruik Alles en Niets. Onder de lijst zie je hoeveel klanten geselecteerd zijn.
3. Kolommen (stappen) toevoegen: klik op Kolom, geef de stap "Nieuwe stap" een naam, kies een kleur en markeer eventueel één kolom als finale stap met de vlag. Verplaats met Omhoog / Omlaag.
4. Een kolom verwijderen: prullenbakje. Hebben klanten in die kolom al een status, dan meldt de bevestiging bij hoeveel klanten die informatie verdwijnt en dat dit niet terug te halen is.
5. Een project verwijderen: klik op Project verwijderen en bevestig "Project … en alle voortgangsdata verwijderen?". Alle voortgang van dat project wordt ook gewist.

Effect elders: elk project verschijnt in het menu onder Werk → Projecten als tabel met dezelfde opzet als de Jaarrekening: per klant een rij, per kolom een status. De finale stap telt mee in de voortgang. Open je een project dat niet meer bestaat, dan brengt Naar projectinstellingen je terug naar deze sectie.

Over Worktracker#

Wat je ziet. Een kaart over de makers (Worktracker is een product van Fit in Finance, ontwikkeld door UpScailed) met daaronder het versienummer ("Versie …"), de kaart Handleiding ("Alle modules uitgelegd, met veelgestelde vragen en sneltoetsen. Opent in een nieuw tabblad."), de kaart Juridisch met de links Algemene voorwaarden, Privacyverklaring en Cookies, en de kaart Wat is er nieuw.

Zo werk je ermee.

1. De handleiding openen: klik op Handleiding. Deze handleiding opent in een nieuw tabblad; de app blijft open. Dezelfde link zit in het gebruikersmenu als Handleiding & hulp.
2. De voorwaarden lezen: klik op een van de drie links; ze openen in een nieuw tabblad en zijn ook zonder inloggen bereikbaar.
3. Bekijken wat er nieuw is: klik op Wat is er nieuw. Een venster toont per versie de titel, het versienummer, de datum en de wijzigingen onder kopjes als Nieuw, Opgelost en Verbeterd. Sluiten met het kruisje, Esc of een klik ernaast. Na een update toont Worktracker rechtsonder ook eenmalig een korte melding met de belangrijkste punten.

Automatisch geregeld#

• Bijna alle velden slaan zelf op; alleen bij de bedrijfsnaam klik je op Opslaan. Sleutelvelden (namen van diensten en pakketten, teamnaam, e-mailadres, verlofbudget, jaardoelen) slaan op zodra je het veld verlaat.
• Zodra de console van UpScailed een proef, betaling, wijziging of opzegging verwerkt, geeft hij dat direct aan Worktracker door en past Worktracker vanzelf status, datums en het gefactureerde aantal medewerkers aan, en daarmee of de modules open staan. Daarnaast haalt Worktracker elke ochtend om 06:00 de stand op, en kun je hem zelf ophalen met Vernieuw status. Elke wijziging in Team geeft het aantal medewerkers direct aan de console door.
• Knoppen elders in de app (Beheer abonnement en Reken af in de proefbanner, Heractiveer, Los op, Abonnement herstellen, Naar projectinstellingen) openen Instellingen direct op de juiste sectie; na een bezoek aan de kassa of de console van UpScailed land je op Abonnement.
• Het logo staat direct in de zijbalk van iedereen in je kantoor en wordt bij upload verkleind.
• Een ander facturatiemodel dan Abonnement zet de module Uren vanzelf in het menu.
• Nieuwe klanten krijgen als boekhoudsoftware het eerste pakket in de lijst bij BTW-workflows; heeft een klant een pakket dat niet (meer) bestaat, dan valt hij terug op de workflow "E-Boekhouden" of anders op de eerste in de lijst.
• Hernoem je een dienst of boekhoudpakket, dan werkt Worktracker na je bevestiging de klantkaarten mee bij.
• De standaardlijsten ("E-Boekhouden" en "SnelStart" bij BTW-workflows, de standaardstappen bij Fiscale workflows) worden één keer per kantoor aangemaakt. Maak je zo'n lijst bewust helemaal leeg, dan komt de standaard niet meer terug.
• Markeer je een stap of kolom als finale stap, dan verdwijnt de markering bij de vorige finale stap van dezelfde module of hetzelfde project.
• Instellingen en het gekozen tabblad bij Fiscale workflows worden onthouden, zodat je verdergaat waar je was.

Goed om te weten#

• Alleen eigenaren komen in Instellingen; medewerkers zien de module niet in hun menu. Ze zien wel de gevolgen: het logo, de open modules, de stappen in de fiscale tabellen en de knoppen in de BTW-lijst.
• Instellingen is altijd bereikbaar, ook als een betaling open staat. Na een mislukte incasso blijft alles zeven dagen bruikbaar; daarna wordt Worktracker alleen-lezen (kijken kan, wijzigen niet) en na drie weken gaat het abonnement dicht. Bij een opgezegd en afgelopen abonnement blijven alleen Dashboard, Klanten en Instellingen open tot je het abonnement via de console of Abonnement opnieuw starten herstelt.
• Bij een kantoor van vóór de abonnementen (door Fit in Finance zo gemarkeerd, zolang het geen abonnement heeft gestart), en bij een vrijgesteld kantoor (Dit kantoor is vrijgesteld van betaling.) zijn alle modules open. Een nieuw kantoor zonder abonnement ziet alleen Dashboard, Klanten en Instellingen tot het abonnement is gestart.
• Het bijwerken van het aantal medewerkers gaat op je bestaande abonnement met verrekening naar rato (een verlaging pas bij de volgende periode): geen kassa, geen tweede abonnement en geen tweede proefperiode. Wisselen van maand naar jaar (of andersom) kan niet met één knop: je zegt op in de UpScailed-console (je houdt toegang tot het einde van de betaalde periode) en rekent daarna in de kassa opnieuw af met het andere interval. Alleen het afrekenen na de proef, of een nieuw abonnement na een opzegging, loopt via de kassa van UpScailed. Had je kantoor al eerder een abonnement, dan krijg je geen nieuwe proefperiode.
• Alle prijzen zijn exclusief btw; wat er aan btw bijkomt zie je in de kassa en op de factuur van UpScailed.
• Het getoonde Tarief: volgt de staffel voor het aantal medewerkers dat de console factureert. Rekent de console een ander bedrag (een afspraak op maat), dan staat dat erbij als Afgesproken tarief:; de facturen van UpScailed zijn altijd leidend.
• Dit scherm maakt voor een nieuw teamlid geen wachtwoord of inlogaccount aan. Kan je collega niet inloggen, neem dan contact op via Contact support in het gebruikersmenu.
• Een teamlid dat je verwijdert kan niet meer inloggen. Wil je die collega later weer toegang geven, dan moet het inlogaccount opnieuw worden ingeschakeld; neem daarvoor contact op via Contact support.
• Verwijderen is definitief: een verwijderd teamlid, dienst, bank, stap, pakket of project komt niet terug, net als de statussen die klanten in een verwijderde kolom hadden.
• Een BTW-workflow heeft maximaal drie stappen, één per vastlegging (Bij de klant, Klaar om in te dienen, Afgerond). Wil je meer standen, hernoem dan een bestaande stap.
• Het aantal medewerkers telt elk actief teamlid met een eigen login, inclusief jezelf; minimaal één. Boven de 25 medewerkers kun je niet zelf verder opschalen: neem dan contact op via Contact support.

Veelgestelde vragen#

Mijn medewerker ziet Instellingen niet. Klopt dat? Ja. Instellingen is alleen voor eigenaren en staat voor medewerkers niet in het menu. Wil je dat een collega ook instellingen beheert, zet dan in Team de Rol op Eigenaar. Let op: die persoon ziet dan ook alle financiële cijfers en het abonnement.

Wat gebeurt er als mijn proefperiode afloopt? Er wordt niets afgeschreven, want er zijn geen betaalgegevens. Reken je niet af, dan wordt Worktracker alleen-lezen: je ziet alles nog, maar kunt niets meer toevoegen of wijzigen. Je werk blijft 90 dagen bewaard; reken je in die tijd alsnog af via Abonnement starten, dan werk je gewoon door. De laatste drie dagen krijg je bovenin een extra waarschuwing.

Kan ik van maandelijks naar jaarlijks overstappen? Ja. Klik op Beheer je abonnement in de UpScailed-console en kies daar Jaarlijks; de console verrekent het verschil naar rato en geeft de nieuwe stand direct aan Worktracker door. Bij jaarbetaling betaal je tien maanden voor twaalf.

Ik heb opgezegd, maar wil toch doorgaan. Zolang de badge Opgezegd · loopt af toont, trek je de opzegging in via Beheer je abonnement in de UpScailed-console. Het abonnement loopt daarna gewoon door, zonder nieuwe kassa.

Waar vind ik mijn facturen? Bij UpScailed, via Beheer je abonnement in de UpScailed-console in Instellingen → Abonnement. Worktracker bewaart zelf geen facturen.

Waarom staat er bij Medewerkers een ander aantal dan de console factureert? Een verlaging gaat pas in bij de volgende periode, dus na het verwijderen van een teamlid loopt de console tot dan achter. Loopt het aantal na een toevoeging niet mee, dan is het doorgeven mislukt; de app meldt dat en probeert het bij de volgende wijziging in Team opnieuw, of je klikt op Synchroniseer naar N.

Ik heb een stap toegevoegd, maar zie hem niet in de Jaarrekening. Controleer bij de stap of Entiteit en Jaarrek. gekozen zijn en of de rechtsvorm van de klant is aangevinkt. Voor Aangifte VPB kies je Aang. VPB, voor Aangifte IB kies je Persoon.

Ik wil een boekhoudpakket hernoemen. Verliezen mijn klanten dan hun koppeling? Nee. Pas de naam aan en verlaat het veld; Worktracker vraagt om bevestiging en past de klantkaarten van alle klanten met dat pakket in dezelfde beweging aan. Verwijder je een pakket, dan vallen die klanten wel terug op de eerste workflow in de lijst.

Kan ik een vierde stap toevoegen aan een BTW-workflow? Nee. Elke stap legt een eigen vastlegging vast en er zijn er drie, dus Stap toevoegen is bij drie stappen uitgeschakeld. Hernoem liever een bestaande stap of pas de knoptekst aan.

17. Koppelingen: API, MCP en CLI#

Hiermee geef je een AI-assistent (zoals Claude) of een eigen script toegang tot Worktracker, met precies de rechten die jij kiest, en zie je achteraf wat ermee is gedaan.

Voor wie: Eigenaar · Pakket: alle abonnementen · Menu: je naam onderaan de zijbalk → Instellingen → API & MCP (of g en dan s, of ⌘K / Ctrl+K → Instellingen)

Even de begrippen, zonder techniek:

• API is een deur in Worktracker waardoor andere programma's naar binnen kunnen. Niet met een wachtwoord, maar met een sleutel die jij aanmaakt.
• MCP is de taal waarin AI-assistenten zoals Claude met die deur praten. Koppel je Claude via MCP, dan kan Claude zelf in Worktracker kijken en, als je dat toestaat, dingen aanpassen.
• REST is dezelfde deur voor scripts en gewone koppelingen zonder AI.
• CLI is een los hulpmiddel voor de technische gebruiker die vanaf de terminal werkt. Daar kom je onderaan dit hoofdstuk op terug.

Eén sleutel werkt voor MCP én REST.

Wat je ziet#

In de linkerkolom van Instellingen staat de sectie API & MCP met de omschrijving "Koppelingen met andere systemen". Op een telefoon of een smal scherm (smaller dan 1024 pixels) kies je de sectie uit de keuzelijst bovenaan. De sectie gebruikt de volle breedte van het scherm en bestaat uit drie kaarten.

Kopkaart API & MCP. De titel API & MCP met daaronder "Worktracker · koppeling met andere systemen" en een korte uitleg: je geeft een AI-assistent of script toegang tot Worktracker, ook vanaf een ander account; je maakt hier een sleutel, kiest wat die sleutel mag en kunt hem op elk moment weer intrekken; elk verzoek wordt vastgelegd. Daaronder twee adresvakken: MCP-adres (voor Claude en andere AI-assistenten) en REST-adres (voor scripts), elk met een kopieerknopje (alleen een icoon) dat na het klikken twee seconden Gekopieerd toont. Lukt kopiëren niet, dan zie je de melding Kopiëren mislukt met de tip "Selecteer de tekst en kopieer handmatig."

De groene kaart met je nieuwe sleutel. Verschijnt alleen direct na het aanmaken, met de kop Je nieuwe sleutel, kopieer hem nu en de tekst "Dit is het enige moment waarop je de sleutel ziet. Worktracker bewaart hem niet, alleen een versleutelde afdruk. Kwijt is kwijt; dan maak je een nieuwe aan." Je ziet de volledige sleutel (begint met wt_live_) en een knop Kopieer. Onder de uitklapper Zo koppel je hem aan Claude staan twee kant-en-klare instructies met je sleutel er al in: Claude Code, in één commando en Of in .mcp.json, elk met een kopieerknopje. Onderaan de knop Ik heb hem opgeslagen, verberg de sleutel.

Kaart Sleutels. Rechtsboven de knop Nieuwe sleutel, daaronder de lijst met je sleutels, nieuwste bovenaan. Per sleutel zie je de naam, een badge verlopen of ingetrokken als hij niet meer werkt (de kaart is dan gedimd), het begin van de sleutel zoals wt_live_a1b2c3d4e5f60718…, badges met de rechten (Lezen, Schrijven, Financieel, Verwijderen), Gemaakt met de datum, het gebruik (Laatst gebruikt 4 sep 09:15 · 12 actieve minuten, of Nog niet gebruikt; houd je muis op dat getal, dan legt een tooltip de telling uit en verwijst naar het logboek onder Recent gebruik), Vervalt met de datum als je een einddatum koos, en bij actieve sleutels een prullenbak-knop met de tooltip Sleutel intrekken.

Tijdens het laden staat er Sleutels ophalen… dit kan de eerste keer een paar seconden duren. met twee grijze plaatshouderrijen eronder. Zonder sleutels lees je "Nog geen sleutels. Maak er een aan om Worktracker aan een ander systeem te koppelen." Gaat het ophalen mis, dan krijg je een gele melding met de knop Opnieuw proberen.

Kaart Recent gebruik. Een uitklapbare kaart met het bijschrift "laatste 25 verzoeken". Per verzoek zie je een groene stip (gelukt) of rode stip (geweigerd of mislukt), het moment, het kanaal (MCP of REST), wat er is gedaan, de naam van de sleutel en de statuscode (rood als het misging). Tijdens het laden staat er Ophalen…; is er nog niets gebeurd, dan lees je Nog geen verzoeken binnengekomen. Lukt het ophalen niet, dan verschijnt de melding Ophalen mislukt.

Zo werk je ermee#

Een sleutel aanmaken

1. Ga naar Instellingen → API & MCP en klik op Nieuwe sleutel.
2. Vul bij Waarvoor is deze sleutel? een herkenbare naam in (maximaal 80 tekens), bijvoorbeeld "Claude op mijn laptop". Deze naam zie je terug in de lijst en in Recent gebruik.
3. Kies bij Wat mag deze sleutel? de rechten:
   • Lezen staat altijd aan en kun je niet uitzetten: klanten, acties, BTW, IB, werkvoorraad en uren bekijken.
   • Schrijven: acties aanmaken en bijwerken, uren boeken, projecten bijhouden.
   • Financieel: omzet, tarieven en prijsafspraken lezen en bijwerken. Zonder dit recht ziet de koppeling geen geldbedragen. Het is een aanvulling op Lezen en Schrijven: met alleen Lezen en Financieel kan de koppeling omzet lezen, maar niets schrijven.
   • Verwijderen: documenten definitief weghalen. Onomkeerbaar; zodra je het aanvinkt verschijnt een rood waarschuwingsicoon. Alleen aanzetten als het echt nodig is.
4. Kies bij Geldigheid: Geen einddatum, Na 90 dagen, Na een half jaar of Na een jaar. Een einddatum is verstandig voor een test of een tijdelijke koppeling.
5. Klik op Sleutel aanmaken. Vergeet je de naam, dan zie je Naam ontbreekt ("Geef de sleutel een naam, zodat je later weet waar hij voor is."). Gaat er iets mis op de server, dan zie je Aanmaken mislukt met de reden. Bij succes verschijnt Sleutel aangemaakt met de waarschuwing "Kopieer hem nu, hierna is hij niet meer op te vragen."
6. Klik op Kopieer en zet de sleutel direct op een veilige plek: een wachtwoordmanager, of meteen in de koppeling die hem gaat gebruiken.
7. Klik op Ik heb hem opgeslagen, verberg de sleutel.

Met Annuleren sluit je het formulier zonder een sleutel te maken. De naam en de rechten worden dan gewist; de gekozen geldigheid blijft staan voor de volgende keer.

Claude Code koppelen (in één commando)

1. Maak een sleutel aan en klap Zo koppel je hem aan Claude open.
2. Klik op het kopieerknopje bij Claude Code, in één commando. Je hebt nu een regel op het klembord die begint met claude mcp add --transport http worktracker …, met het MCP-adres en je sleutel er al in.
3. Open een terminal, plak de regel en druk op Enter.
4. Start Claude Code (opnieuw) en vraag: "Hoe staan we ervoor?" Bij het verbinden krijgt Claude zelf de tip om met ping te beginnen. Werkt iets niet, vraag Claude dan om die tool: het antwoord vertelt of de verbinding in orde is en welke rechten de sleutel heeft.

Claude Desktop of een andere AI-assistent koppelen

1. Maak een sleutel aan en klik op het kopieerknopje bij Of in .mcp.json. Je krijgt een klein tekstblok met het MCP-adres en je sleutel.
2. Plak het in het configuratiebestand van je assistent: voor Claude Code een bestand .mcp.json in je projectmap, voor Claude Desktop volgens de projectdocumentatie het bestand claude_desktop_config.json.
3. Herstart de assistent. Worktracker verschijnt als beschikbare koppeling.
4. Werkt je assistent alleen met lokale koppelingen en niet rechtstreeks via internet, dan zet je het hulpprogramma mcp-remote ertussen met hetzelfde adres en dezelfde sleutel. Dit is een stap voor de technische gebruiker.

Een script of ander systeem koppelen via REST

1. Kopieer het REST-adres uit de kopkaart.
2. Stuur bij elk verzoek de sleutel mee in de header Authorization: Bearer wt_live_… (of in de header X-API-Key). Een sleutel in het webadres zelf wordt bewust geweigerd, omdat adressen in logboeken belanden.
3. Test met het pad /ping: dat geeft terug hoe de sleutel heet, welke rechten hij heeft en welke onderdelen open staan om te lezen en te schrijven.

Een sleutel intrekken

1. Klik in de lijst onder Sleutels op de prullenbak Sleutel intrekken.
2. Bevestig de vraag "Sleutel "…" intrekken? Alles wat met deze sleutel werkt, werkt daarna direct niet meer. Dit is niet terug te draaien; je maakt dan een nieuwe sleutel aan."
3. Je ziet Ingetrokken ("… werkt niet meer."). Lukt het niet, dan zie je Intrekken mislukt. De sleutel blijft in de lijst met de badge ingetrokken, zodat je in Recent gebruik nog kunt zien wat er ooit mee is gedaan.

Denk je dat een sleutel is uitgelekt? Trek hem in en maak een nieuwe. Alleen die ene koppeling hoef je bij te werken.

Controleren wat er met een sleutel is gedaan

1. Klik op Recent gebruik om de kaart open te klappen.
2. Rode stippen zijn geweigerde of mislukte verzoeken. Zie je verzoeken van een sleutel die je niet herkent, of op momenten dat niemand werkte, trek de sleutel dan in.
3. De lijst wordt één keer opgehaald bij het openklappen en heeft geen ververs-knop. Nieuwe verzoeken zie je door naar een andere sectie te gaan en terug te komen.

Wat Claude via de koppeling kan#

Na het koppelen ziet Claude een lijst met tools en kiest zelf welke bij je vraag past; jij stelt je vraag in gewone taal. Tools waar de sleutel geen recht op heeft, ziet Claude niet eens.

Met alleen Lezen:

• ping – verbinding en rechten controleren.
• get_dashboard_summary – een totaalbeeld in één keer: klanten, BTW, IB, werkvoorraad, acties, wat er de afgelopen week is afgerond en (alleen met Financieel) de omzet. Goed voor "hoe staan we ervoor?".
• get_client_summary – klanten per status (Actief, Gratis, Exit, Archief) en per rechtsvorm.
• get_btw_status – BTW-voortgang per kwartaal: niet gestart, naar klant, wachtend op akkoord, klaar om in te dienen, ingediend, plus het aantal klanten per boekhoudpakket. Zonder kwartaal en jaar: het laatst afgesloten kwartaal, de aangifte waar het kantoor nu aan werkt (in september dus het tweede kwartaal), precies zoals de BTW-module. Geef je alleen een kwartaal op, dan geldt de meest recente keer dat dat kwartaal begon. Er tellen dezelfde klanten mee als in de BTW-module: op BTW-type, eerste en laatste BTW-kwartaal en vertrekdatum.
• get_ib_status – voortgang van Aangifte IB, jaarrekening en VPB per thema, met percentages. Zonder jaar: het vorige kalenderjaar, het boekjaar waar het kantoor aan werkt (in 2026 dus 2025), geteld zoals in de app.
• get_workload_summary – werkvoorraad van vandaag (openstaande boekingen en banktransacties) plus de trend over 30 dagen.
• get_action_summary – de actielijst samengevat: open, bezig, afgerond, te laat, deadline vandaag, per prioriteit en per medewerker.
• get_completed_in_period – alles wat in de laatste zoveel dagen (standaard 7, hoogstens 365) is afgerond: acties, open posten en BTW-aangiftes. De periode bestaat uit hele Nederlandse kalenderdagen, vandaag meegerekend.
• list_documents en get_document – ruwe gegevens opvragen als de samenvattingen niet genoeg zijn, bijvoorbeeld "alle acties met status Starten". Standaard 100 documenten per verzoek, hoogstens 500, met hoogstens 10 filters per verzoek. Klantcodes zijn daarbij tekst, jaartallen en kwartalen zijn getallen.

Met Lezen en Financieel:

• get_revenue_trend – omzet per maand, begroot tegenover werkelijk, jaartotaal en groei ten opzichte van vorig jaar.

Met Schrijven:

• create_action – een nieuwe actie met titel (verplicht), omschrijving, status (standaard Starten), prioriteit (standaard Midden), inspanning, klanten, medewerkers en deadline. Zonder klant wordt het automatisch een kantooractie.
• update_action – een actie bijwerken; alleen wat je noemt verandert. Status op Afgerond vult de afrondingsdatum vanzelf in. Noem je niets, dan krijgt Claude "Geen bij te werken velden meegegeven."
• complete_action – een actie afronden.
• log_time – uren boeken op een medewerker, klant en werksoort (1 tot 1440 minuten per keer, met optionele notitie). Dezelfde medewerker, klant, werksoort en dag is één regel: de minuten worden standaard opgeteld bij wat er al staat; wil Claude de tijd vervangen in plaats van optellen, dan geeft hij dat expliciet mee. Een nieuwe regel krijgt het uurtarief van de klant (of anders het standaardtarief uit Instellingen → Organisatie) en de declarabel-instelling van de werksoort. Een gefactureerde regel is niet meer te wijzigen.
• write_document – een document aanmaken of bijwerken in een toegestaan onderdeel, bijvoorbeeld een BTW-aangifte of projectstap. Velden die je niet noemt blijven staan. Een BTW- of IB-aangifte is uniek per klant en periode: bestaat hij al, dan wordt die bijgewerkt in plaats van gedupliceerd. Een projectstap krijgt vanzelf de juiste id uit project en klant.

Met Verwijderen:

• delete_document – een document definitief weghalen.

Via REST zijn dezelfde dingen bereikbaar als webadressen onder het REST-adres: /ping, /dashboard, /clients, /workload, /btw, /ib, /completed, /revenue (alleen met Financieel), /actions (samenvatting, één actie bekijken, aanmaken, bijwerken of afronden), /time (uren boeken) en /collections/… (ruwe gegevens lezen, schrijven en verwijderen; zonder naam erachter krijg je de lijst van onderdelen die je mag lezen en schrijven). Filters geef je mee als veld, vergelijking en waarde, met daarachter optioneel een type (getal, waar/onwaar of leeg). Zonder type blijft de waarde tekst, zodat een klantcode als 202502 gewoon als code wordt gevonden; een jaartal of kwartaal geef je dus mee als getal. Meerdere waarden in één filter scheid je met een verticale streep.

Automatisch geregeld#

• Lezen wordt altijd toegevoegd, ook als een koppeling alleen om schrijfrechten vraagt.
• De sleutel zelf wordt nergens bewaard; Worktracker slaat alleen een versleutelde afdruk op. Daarom is er geen knop om hem later opnieuw te tonen.
• De rechten van een sleutel zijn verzegeld. Worden ze buiten Worktracker om aangepast, bijvoorbeeld rechtstreeks in de database, dan werkt de sleutel niet meer en krijgt de koppeling "Deze API-sleutel is ongeldig: de rechten zijn buiten Worktracker om gewijzigd. Maak een nieuwe sleutel aan." Een sleutel wordt zo nooit machtiger dan jij hem hebt gemaakt.
• Elk verzoek met een sleutel wordt vastgelegd: welke sleutel, welk kanaal, welke actie, gelukt of niet, en hoe lang het duurde. Het spoor wordt geschreven vóórdat het antwoord de deur uitgaat. Ook geweigerde verzoeken met een ingetrokken, verlopen of onbekende sleutel worden vastgelegd; verzoeken zonder sleutel niet. De sleutel zelf staat nooit in dat logboek en het IP-adres alleen als onherkenbare afdruk. Elke logregel krijgt een houdbaarheid van 90 dagen en mag daarna worden opgeruimd.
• Een sleutel mag hoogstens 120 verzoeken per minuut doen. Daarboven krijgt de koppeling het antwoord "Te veel verzoeken. Maximaal 120 per minuut per sleutel." en kan ze een minuut later verder.
• Een sleutel met einddatum krijgt op die datum vanzelf de badge verlopen en werkt dan niet meer; de koppeling krijgt "Deze API-sleutel is verlopen." Een ingetrokken sleutel krijgt "Deze API-sleutel is ingetrokken."
• Laatst gebruikt bij een sleutel wordt bij elk verzoek bijgewerkt. Het getal erachter is een indicatie van het gebruik; het precieze logboek staat onder Recent gebruik.
• Zonder Financieel worden geldvelden uit de antwoorden geknipt: bij klanten de prijsafspraken, omzet en het uurtarief; bij uren het bevroren uurtarief van de regel. Op die velden filteren of sorteren mag dan ook niet ("Filteren of sorteren op … vraagt het finance-recht."), anders was het bedrag met een paar vergelijkingen alsnog te achterhalen. Het totaalbeeld laat het omzetblok weg met de opmerking "Vraagt het finance-recht." Probeert een koppeling zo'n veld te schrijven, dan wordt dat geweigerd met "De velden … vragen het finance-recht."
• Een klantkaart bijwerken via de koppeling vraagt Schrijven én Financieel, omdat de prijsafspraken in de klantkaart zitten. Diensten, vaste tarieven, winst en verlies, liquiditeit, ongekoppelde omzet en jaardoelen vragen Financieel zelfs om te lezen, en Schrijven én Financieel om bij te werken.
• Wordt via de koppeling een actie op Afgerond gezet, dan vult Worktracker de afrondingsdatum in; terug naar Starten of Bezig wist die datum weer. De eerste genoemde medewerker wordt de hoofdverantwoordelijke.
• Uren boeken op dezelfde medewerker, klant, werksoort en dag telt op bij de bestaande regel in plaats van een tweede te maken; de koppeling kan ook bewust vervangen. Een bestaande regel houdt zijn tarief, notitie en facturatiestatus; alleen de minuten veranderen. Meer dan een etmaal op één regel wordt geweigerd. Een gefactureerde regel is via de koppeling niet meer te wijzigen ("Deze urenregel is al gefactureerd en kan via de API niet meer worden gewijzigd."). Of een regel gefactureerd is en welk tarief erop staat, verandert via de koppeling nooit: die twee velden zijn via het algemene schrijven geblokkeerd ("De velden … zijn via de API niet te schrijven; boek uren met log_time.").
• Een nieuw document via de koppeling krijgt automatisch een aanmaak- en wijzigingsmoment; een bestaand document wordt aangevuld, niet overschreven. Een nieuwe klant via de koppeling moet minstens een naam, klantcode en startdatum hebben.
• Datums moeten bestaande datums zijn in de vorm jaar-maand-dag. Een datum die niet bestaat (30 februari) wordt geweigerd met "… moet een bestaande datum zijn in de vorm JJJJ-MM-DD."
• "Vandaag" en periodes zoals "de laatste 7 dagen" rekenen in Nederlandse tijd, ook al draait de server elders.

Goed om te weten#

• Alleen de eigenaar ziet deze sectie. Voor een medewerker staat Instellingen niet in het menu onder zijn naam en niet in de snelnavigatie, en g gevolgd door s doet niets. Komt hij via een directe link of een knop uit een module toch op Instellingen, dan ziet hij Geen Toegang ("Alleen eigenaren kunnen instellingen aanpassen."); komt hij toch bij deze sectie, dan staat er Alleen voor de eigenaar ("Koppelingen met andere systemen worden beheerd door de eigenaar van het kantoor."). Ook de server weigert sleutels aanmaken, tonen, intrekken en het gebruik opvragen voor iedereen die geen eigenaar is.
• De koppeling kijkt bij het ophalen van gegevens niet naar het financieel inzicht van individuele teamleden: een sleutel met het recht Financieel kan omzetcijfers lezen, ongeacht welke medewerkers dat in de app mogen zien. Alleen eigenaren maken sleutels aan.
• Nooit bereikbaar via de koppeling, met welk recht dan ook: de sleutels zelf, het gebruikslogboek en je abonnements- en betaalgegevens. Medewerkers en verlofrecords zijn wel te lezen, nooit te wijzigen: rollen toekennen en verlof goedkeuren horen in de app. Van een verlofaanvraag geeft de koppeling de reden en de toelichting nooit terug; die zijn voor de eigenaar en de aanvrager.
• Wat via de koppeling wordt geschreven, verschijnt gewoon in de app: een actie die Claude aanmaakt staat direct in je actielijst, uren die een script boekt in het urenoverzicht. Heeft een klant geen uurtarief en staat er ook geen standaardtarief in Instellingen → Organisatie, dan krijgt zo'n urenregel geen tarief; in Uren → Te factureren staat hij dan als "zonder tarief" tot je daar met Tarief toekennen een tarief zet.
• Bij uren boeken zonder datum geldt "vandaag" in Nederlandse tijd. Laat een koppeling de datum toch liefst expliciet meegeven, in de vorm jaar-maand-dag.
• Vraagt een koppeling iets wat de sleutel niet mag, dan krijgt ze een nette weigering zoals "Geweigerd: deze sleutel mist het recht finance." (via MCP) of "Deze sleutel mist het recht: finance." (via REST). Er gaat niets kapot. Een verzoek zonder sleutel krijgt "Geen API-sleutel meegestuurd." en een verkeerde sleutel "Ongeldige API-sleutel."
• Ook onzin krijgt een duidelijke melding in plaats van een leeg antwoord: een filter zonder waarde, een kwartaal 7, een status die niet bestaat of een datum die niet bestaat. Een lege status of prioriteit bij een actie wordt geweigerd; de inspanning mag wel worden gewist.
• De lijst toont maximaal 100 sleutels; ingetrokken en verlopen sleutels blijven staan. In het scherm kun je een geldigheid tot een jaar kiezen.
• De badge verlopen wordt berekend op het moment dat de lijst wordt opgehaald. Verloopt een sleutel terwijl het scherm openstaat, dan zie je dat pas na herladen.
• Recent gebruik toont de laatste 25 verzoeken over alle sleutels samen en ververst niet vanzelf. Het moment staat zonder jaartal.
• De koppeling werkt van server naar server. Een gewone webpagina kan er niet bij, ook niet met een gestolen sleutel.

CLI, voor de technische gebruiker

Naast de sleutels bestaat er een terminalhulpmiddel worktracker en een lokale MCP-variant (met alleen de acht leestools, van get_dashboard_summary tot get_revenue_trend) die op de eigen computer draaien. Die werken niet met een sleutel uit dit scherm maar met een Google-inlog met beheerrechten op de Worktracker-omgeving, en zijn bedoeld voor wie zelf scripts schrijft. Ze rekenen op dezelfde manier als de koppeling: BTW standaard op het laatst afgesloten kwartaal, IB op het vorige kalenderjaar, omzet uit dezelfde bron als de module Financiën.

In het kort: worktracker doctor controleert de verbinding, worktracker dashboard geeft een totaalbeeld, worktracker today en worktracker overdue tonen acties voor vandaag en te late acties, worktracker get <id> toont één actie met subtaken, worktracker actions add "Titel" -c KLANT -u NAAM -d 2026-07-10 maakt een actie, worktracker edit <id> past hem aan, worktracker done <id> (of worktracker actions done <id>) rondt hem af en worktracker reopen <id> heropent hem, worktracker time add -u NAAM -c KLANT --work Advies --hours 1.5 boekt uren (time week toont de week), worktracker projects set <project> <klant> <stap> --status afgerond zet een projectstap, en btw, ib, revenue, completed, workload, clients en users geven samenvattingen. Met --json krijg je machineleesbare uitvoer; id's mag je afkorten zoals #a1b2c3d4, klanten mag je op code of naam noemen en medewerkers op naam. worktracker help toont het overzicht (niet elke optie staat daarin).

Een paar dingen die de CLI net als de koppeling bewaakt: time add telt op bij een bestaande regel van dezelfde dag, klant en werksoort (met --replace vervang je de tijd) en weigert een gefactureerde regel; edit --status afgerond vult de afrondingsdatum in en een andere status wist hem weer; een onbekende status, prioriteit of datum wordt geweigerd met de toegestane waarden erbij, en een datum als 10-07-2026 wordt automatisch omgezet naar jaar-maand-dag.

Let op: de CLI kent geen rechtenmodel en geen gebruikslogboek. Wie hem draait, heeft volledige toegang, inclusief verwijderen en het facturatievinkje. Voor een AI-assistent of een koppeling op een andere computer gebruik je daarom altijd een sleutel uit dit scherm.

Veelgestelde vragen#

Ik ben mijn sleutel kwijt. Kan ik hem opnieuw bekijken? Nee. De sleutel is precies één keer zichtbaar, direct na het aanmaken. Trek de oude in via Sleutel intrekken en maak een nieuwe aan.

Kan een medewerker ook een sleutel aanmaken? Nee. Sleutels maken, intrekken en het gebruik bekijken is voorbehouden aan de eigenaar. Een medewerker ziet Instellingen niet eens in zijn menu; via een directe link krijgt hij Geen Toegang.

Wat ziet Claude als ik alleen Lezen aanvink? Klanten (zonder prijsafspraken, omzet en uurtarief), acties, BTW- en IB-voortgang, werkvoorraad, uren (zonder het bevroren tarief), projecten, medewerkers en verlof (zonder reden en toelichting). Geen omzet, tarieven of prijsafspraken; daarvoor is Financieel nodig. Aanpassen kan dan niets.

Claude zegt dat hij geen actie kan aanmaken, of meldt "Geweigerd: deze sleutel mist het recht write." Wat nu? De sleutel heeft alleen leesrechten, dus de schrijftools staan niet eens in Claudes lijst. Maak een nieuwe sleutel met Schrijven aangevinkt, vervang hem in je koppeling en trek de oude in.

Ik vroeg Claude twee keer om anderhalf uur te boeken en nu staat er drie uur. Dat klopt: uren op dezelfde medewerker, klant, werksoort en dag tellen op bij de bestaande regel. Vraag Claude de tijd te vervangen in plaats van op te tellen, of pas de regel aan in Uren. Is de regel al gefactureerd, dan weigert de koppeling en pas je hem als eigenaar in Uren aan.

Claude noemt bij "hoe staat de BTW ervoor?" een ander kwartaal dan ik verwacht. Zonder kwartaal kijkt de koppeling naar het laatst afgesloten kwartaal, de aangifte waar het kantoor nu aan werkt, net als de BTW-module. Wil je een ander kwartaal, noem het dan in je vraag.

Is dit veilig? Er staan klantgegevens in Worktracker. De koppeling werkt alleen met een sleutel die jij bewust aanmaakt, met precies de rechten die jij kiest. Elke sleutel is apart in te trekken, de rechten zijn verzegeld, elk verzoek wordt vastgelegd, en betaalgegevens zijn nooit bereikbaar. Geef een sleutel niet meer rechten dan nodig en zet Verwijderen alleen aan als het echt moet.

Wat is het verschil tussen het MCP-adres en het REST-adres? Zelfde deur, andere taal. Het MCP-adres is voor AI-assistenten zoals Claude, het REST-adres voor scripts en gewone software. Eén sleutel werkt op beide.

18. Veelgestelde vragen, problemen oplossen en begrippen#

Dit hoofdstuk is je naslagwerk: de vragen die bijna elk nieuw kantoor stelt, tabellen met meldingen die je in de app kunt tegenkomen en wat je dan doet, een begrippenlijst met alle Worktracker-termen, en alle sneltoetsen op een rij.

Voor wie: Eigenaar en medewerker · Pakket: alle abonnementen · Menu: geen, dit is een naslaghoofdstuk

Veelgestelde vragen#

Data en veiligheid#

Waar staan onze gegevens? Alle gegevens die je in Worktracker invoert (klanten, acties, aangiftevoortgang, financiële cijfers) staan in een Google Cloud-database in de regio europe-west1 (België). Data wordt versleuteld verzonden en versleuteld opgeslagen. Fit in Finance treedt op als verwerker in de zin van de AVG; de gegevens blijven van jouw kantoor. Daarnaast bewaart je browser een lokale kopie van de kantoordata, zodat de app sneller opent en wijzigingen bij een haperende verbinding niet verloren gaan; die kopie verdwijnt zodra je de sitegegevens van je browser wist. De volledige uitleg staat in de privacyverklaring, die je vindt via Instellingen → Over Worktracker → Privacyverklaring (opent in een nieuw tabblad). Die pagina is ook zonder inloggen te lezen, net als de Algemene voorwaarden en de pagina Cookies.

Wordt er een back-up gemaakt? Ja. Volgens de privacyverklaring worden er regelmatig back-ups gemaakt via Firebase, met de mogelijkheid om naar een eerder tijdstip terug te gaan (point-in-time recovery). Dat regelt Fit in Finance voor je; je hoeft er zelf niets voor te doen. Wil je toch iets herstellen, mail dan naar hallo@fitinfinance.nl via het menu-item Contact support.

Kan ik onze gegevens zelf exporteren? Voor de belangrijkste lijsten wel, als CSV met puntkomma als scheidingsteken (Nederlandse Excel opent het bestand direct in kolommen):

• Klanten: Klanten → knop Meer acties (drie puntjes) → Exporteren. Je krijgt de lijst zoals je hem op dat moment gefilterd hebt, met de kolommen Klantcode, Bedrijf, Relatienaam, Status, Rechtsvorm, Boekhouding, Facturatie, BTW Type, Start Datum, Eind Datum, Open Posten Day en IB Start Jaar. Precies die kolommen leest de klantenimport ook weer in, dus een export kun je later opnieuw importeren; personen, diensten, prijzen en banken zitten niet in de export.
• Omzet per klant: Omzet → Export (financieel inzicht vereist): per klant de verwachte, werkelijke en verschil-omzet per maand en per jaar.
• Onderhanden werk: Uren → tab Te factureren → Export CSV. Die tab ziet alleen de eigenaar. Bij urenregels zonder tarief blijft het bedrag leeg.

Daarnaast kan de eigenaar via Instellingen → API & MCP een sleutel maken waarmee een ander systeem de gegevens kan uitlezen. Er is geen knop "alles in één keer exporteren"; heb je een complete export nodig (bijvoorbeeld bij vertrek), vraag die dan aan via Contact support. Volgens de algemene voorwaarden levert Fit in Finance zo'n volledige export binnen 30 dagen na je verzoek, ook na opzegging.

Wie kan onze gegevens zien? Alleen mensen die de eigenaar heeft toegevoegd bij Instellingen → Team en die inloggen met dat e-mailadres. Log je in met een adres dat niet in het team staat, dan zie je het scherm Geen gebruikersprofiel gevonden en kom je niet bij de gegevens. Verwijdert de eigenaar een teamlid, dan wordt ook het inlogaccount van die persoon uitgeschakeld. Er is geen openbare toegang en geen zelf-registratie: op de landingspagina staat bij het inlogvenster "Nog geen account? Plan een demo", waarna Fit in Finance je kantoor voor je klaarzet.

Is er tweestapsverificatie? Ja, met een authenticator-app: na je wachtwoord vul je een code van 6 cijfers in die de app op je telefoon elke 30 seconden vernieuwt. Je koppelt de app zelf, als eigenaar in Instellingen → Beveiliging en als medewerker via het menu onder je naam → Tweestapsverificatie. De eigenaar kan het verplichten voor eigenaren en medewerkers met financieel inzicht. Kies daarnaast een sterk, uniek wachtwoord van minstens 12 tekens en deel accounts niet: elke collega krijgt een eigen account, ook omdat Worktracker per persoon bijhoudt wie wat heeft afgevinkt.

Ik ben mijn telefoon met de authenticator-app kwijt. Wat nu? Heb je bij het koppelen de sleutel bewaard, zet de app daarmee dan terug op je nieuwe telefoon. Anders vraag je Fit in Finance via hallo@fitinfinance.nl de koppeling te resetten; een eigenaar kan dat ook voor een teamlid vragen. In Worktracker zelf kan niemand een koppeling resetten. Daarna log je in met alleen je wachtwoord en koppel je direct een nieuwe app.

Ik ben mijn wachtwoord vergeten. Wat nu? Klik op de landingspagina op Inloggen, vul je E-mailadres in en klik op Wachtwoord vergeten?. Je krijgt de melding "Reset-link verstuurd naar …" en een e-mail met een link om een nieuw wachtwoord te kiezen. Laat je het e-mailveld leeg, dan zegt de app "Vul eerst je e-mailadres in.".

Gebruikt Worktracker cookies of tracking? Er zijn geen analytics- of marketingcookies. Worktracker laadt ook geen scripts of lettertypen van derden; alles komt van de eigen site. De app bewaart alleen wat nodig is om ingelogd te blijven, een paar persoonlijke voorkeuren in je browser (licht/donker thema, welke menugroepen open staan, welke versie van "Wat is er nieuw" je al gezien hebt, de laatst geopende sectie in Instellingen) en een lokale kopie van de kantoordata. Betaal je in de kassa van UpScailed, dan plaatsen UpScailed en Mollie op hun eigen domein cookies voor sessiebeheer en fraudepreventie. Details staan op de pagina Cookies onder Instellingen → Over Worktracker.

Hoe dien ik een AVG-verzoek in (inzage, verwijdering, overdracht)? Stuur een gemotiveerd verzoek naar hallo@fitinfinance.nl. Volgens de privacyverklaring krijg je binnen 30 kalenderdagen antwoord, na een redelijke identiteitscontrole.

Rollen en team#

Wat is het verschil tussen Eigenaar en Medewerker? Iedereen kan het dagelijkse werk doen: acties, open posten afvinken, BTW- en jaarwerkstappen zetten, werkvoorraad importeren, uren boeken, verlof aanvragen, kalenderactiviteiten aanmaken. De eigenaar kan daarbovenop:

• Instellingen openen (organisatie, abonnement, team, diensten, banken, fiscale en BTW-workflows, projecten, API-sleutels);
• klanten aanmaken, bewerken, importeren en verwijderen (een medewerker kan de klantkaart niet eens openen);
• de menugroep Financieel (Financiën, Liquiditeit, Omzet) gebruiken en in Klanten de tabs Dienstverlening en Inzichten zien (een medewerker ook, zodra de eigenaar hem Financieel inzicht geeft);
• verlof goedkeuren of afwijzen, verlof direct voor een collega invoeren en het Team saldo beheren;
• in Uren de tab Te factureren gebruiken, onderhanden werk als gefactureerd markeren en al gefactureerde urenregels nog aanpassen (een medewerker ziet dan "Al gefactureerd");
• het signaal in de kolom LET OP van de BTW-lijst invullen (voor een medewerker is dat veld alleen-lezen);
• in Projecten opmerkingen van collega's verwijderen (een medewerker alleen zijn eigen).

Een medewerker zonder financieel inzicht ziet bovendien nergens bedragen: dienstprijzen worden als € 0 getoond, MRR, omzet en uurtarieven zijn verborgen. Geeft de eigenaar een medewerker Financieel inzicht (schakelaar op de teamkaart), dan ziet die de cijfers wel, maar blijft alles wat hierboven bij de eigenaar staat (klanten beheren, factureren, verlof goedkeuren, Instellingen) voorbehouden aan de eigenaar. Instellingen staat voor een medewerker niet in het gebruikersmenu en niet in de snelnavigatie. Welke rol je hebt, zie je onderin de zijbalk onder je naam: Eigenaar of Medewerker. Hetzelfde staat op de kaart Profiel onder Instellingen → Mijn account.

Hoe voeg ik een collega toe? Als eigenaar ga je naar Instellingen → Team → Teamlid toevoegen. In het venster Nieuw teamlid vul je Volledige naam, E-mailadres, Systeemrol (Medewerker of Eigenaar) en Jaarlijks verlofbudget (uren) in en klik je op Teamlid toevoegen; je ziet kort "Teamlid toegevoegd". Onder de knop staat de uitleg "Dit maakt het profiel in Worktracker aan, niet het inlogaccount." Hetzelfde kan vanuit Verlof → Team saldo → knop Medewerker (met plusje): daar heet het venster Nieuwe medewerker, met de velden Naam, Email, Rol en Startbudget (uren per jaar) en de knop Opslaan.

Gebruik precies het e-mailadres waarmee je collega gaat inloggen: Worktracker koppelt het profiel aan dat adres (hoofdletters maken niet uit). Het teamprofiel is niet hetzelfde als het inlogaccount; bestaat er voor dat adres nog geen inlogaccount, dan regelt Fit in Finance dat. Neem daarvoor contact op via Contact support. Voer je een adres in dat al in het team staat, dan weigert Worktracker met "Dit teamlid bestaat al"; het bestaande profiel wordt nooit overschreven. Het e-mailadres van een collega kun je later op de teamkaart wijzigen (opslaan bij Enter of bij het verlaten van het veld, na een bevestiging dat het inlogaccount niet meeverandert); je eigen adres, gemarkeerd met jij, is niet te wijzigen. Verwijder je een teamlid, dan vraagt Worktracker om bevestiging en schakelt daarna ook het inlogaccount uit.

Kunnen meerdere mensen tegelijk werken? Ja. Alles is realtime: zet een collega een BTW-aangifte een stap verder, dan zie jij dat direct, zonder te verversen. Dat geldt ook voor twee eigenaren die tegelijk in Financiën werken. In Open Posten raakt afvinken alleen die ene controle, dus twee collega's kunnen elkaars afvinking niet meer overschrijven; dezelfde controle twee keer afvinken doet niets. Open je een actie die een collega intussen heeft gewijzigd, dan vraagt Opslaan eerst of je zijn wijzigingen wilt overschrijven.

Kan ik meerdere eigenaren hebben? Ja. Bij elk teamlid kies je de rol Eigenaar of Medewerker; je kunt zoveel eigenaren aanwijzen als je wilt. Alle eigenaren krijgen bijvoorbeeld de e-mail bij een nieuwe verlofaanvraag. Er moet altijd minstens één eigenaar overblijven: bij de enige eigenaar is de rolkeuze uitgeschakeld met de tekst "Enige eigenaar van het kantoor", en die persoon kan ook niet verwijderd worden. Maak je jezelf medewerker, dan vraagt Worktracker eerst om bevestiging, want je verliest dan direct de toegang tot Instellingen.

Abonnement en medewerkers#

Wat kost Worktracker en wat zit erin? Alles. Er is één abonnement met alle 16 modules, betaald per medewerker: € 78 per maand voor je kantoor inclusief de eerste medewerker, € 36 per extra medewerker (nummer 2 t/m 10) en € 27 per medewerker vanaf de elfde. Een solist betaalt dus € 78, een team van drie € 150, een kantoor van tien € 402 per maand. Bij jaarlijks betalen betaal je tien maanden voor twaalf (€ 780 / € 360 / € 270 per medewerker per jaar). Alle prijzen zijn exclusief btw, klanten zijn onbeperkt. Boven de 25 medewerkers maakt Fit in Finance een voorstel op maat, vanaf € 20 per medewerker per maand bij een jaarcontract. Uren verschijnt pas in het menu als je bij Instellingen → Organisatie een ander facturatiemodel dan Abonnement kiest.

Wat telt als medewerker? Elk actief teamlid met een eigen login bij Instellingen → Team, inclusief jezelf als eigenaar; minimaal één. Parttimers tellen als volledige medewerker. Verwijderde teamleden tellen niet meer mee; hun uren, acties, verlof en dossiers blijven bewaard. Vertrekt een collega en komt er een opvolger, dan neemt die dezelfde plek in: geen extra medewerker. Logins delen mag niet: elke collega heeft een eigen account.

Hoe zie ik wat wij betalen? Instellingen → Abonnement toont de kaart Worktracker met status (Actief, Proefperiode · nog N dagen, Opgezegd · loopt af of, bij problemen, een rode badge zoals Betaling mislukt, Onbetaald of Beëindigd), het aantal medewerkers, het tarief (excl. btw, met de opbouw per medewerker) en de volgende afschrijving.

Wat gebeurt er als ik een collega toevoeg of verwijder? Worktracker telt de actieve teamleden en geeft dat aantal na elke wijziging in Team door aan de console van UpScailed. Erbij: de nieuwe medewerker telt direct mee en UpScailed verrekent de rest van de periode naar rato (op je machtiging, of via een betaalverzoek als je per factuur betaalt). Eraf: de verlaging gaat in bij de volgende periode, zonder restitutie; tot die datum kun je de plek aan een opvolger geven. Voeg je in dezelfde periode weer iemand toe tot het aantal dat je al betaald had (bijvoorbeeld na een vergissing), dan rekent UpScailed daar niets extra voor. Bij jaarbetaling daalt het aantal bij de verlenging. Tijdens de proefperiode kost een extra teamlid niets.

Kan ik het financiële gedeelte afschermen voor medewerkers? Ja, en dat is de standaard. Financiën, Liquiditeit, Omzet, de tegel MRR op het Dashboard, de tabs Dienstverlening en Inzichten, alle prijzen en omzetcijfers bij klanten en het tabblad Marge in Uren zijn alleen zichtbaar voor de eigenaar en voor medewerkers bij wie de eigenaar op de teamkaart de schakelaar Financieel inzicht aanzet. Het is een rechtenvlag, geen duurder abonnement.

Hoe wissel ik van maandelijks naar jaarlijks? Alleen de eigenaar kan dat: Instellingen → Abonnement → Beheer je abonnement in de UpScailed-console en kies daar Jaarlijks (of andersom). De wissel gaat op je bestaande abonnement met het actuele aantal medewerkers; de console verrekent het verschil naar rato en Worktracker toont de nieuwe stand direct. Alleen het afrekenen na de proef, of een nieuw abonnement na een opzegging, gaat via de kassa van UpScailed; daarna kom je automatisch terug in Instellingen op de sectie Abonnement.

Is er een proefperiode? Ja. Klik als eigenaar in Instellingen → Abonnement op Proefperiode starten (30 dagen gratis): je krijgt 30 dagen alles, met onbeperkt medewerkers en zonder betaalgegevens. De kaart Nog geen abonnement gekoppeld vermeldt dat al vóór je klikt. Bovenaan de app zie je dan als eigenaar de balk "Nog N dagen gratis proefperiode · N medewerkers · daarna € … per maand (excl. btw)" (medewerkers zien alleen "Nog N dagen gratis proefperiode") en in Abonnement de badge Proefperiode · nog N dagen. In de laatste drie dagen wordt de balk oranje: "Reken af voor N medewerkers (€ …, excl. btw) om door te werken; anders wordt de app alleen-lezen." De knop Reken af in die balk ziet alleen de eigenaar; hij brengt je naar Instellingen → Abonnement. Reken je niet af, dan wordt er niets afgeschreven en wordt Worktracker na de proef alleen-lezen; je werk blijft 90 dagen bewaard. Reken je wel af, dan betaal je voor het aantal medewerkers dat je op dat moment hebt. Een tweede proefperiode is er niet: start je na een opzegging opnieuw, dan gaat het meteen betaald verder.

Hoe zeg ik op, en wat gebeurt er dan met onze data? Instellingen → Abonnement → Beheer je abonnement in de UpScailed-console opent je abonnementspagina bij UpScailed; daar zeg je op of download je facturen. Je houdt toegang tot het einde van de lopende periode (de balk "Abonnement opgezegd. Je houdt nog toegang tot …" herinnert je daaraan). Bedenk je je, dan trek je de opzegging in de console weer in. Na afloop blijven Dashboard, Klanten en Instellingen bereikbaar en gaan de overige modules op slot; je gegevens blijven bewaard totdat je om verwijdering vraagt, zodat je later kunt hervatten of een export kunt laten maken. Volgens de algemene voorwaarden verwijdert Fit in Finance alle gegevens binnen 30 dagen na zo'n verzoek via hallo@fitinfinance.nl en bevestigt dat per e-mail, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders voorschrijft.

Wij hebben nog een Core-, Pro- of Prime-abonnement. Verandert er iets? Nee. Een abonnement van vóór de prijs per medewerker loopt gewoon door tegen het tarief dat je betaalt; Worktracker herkent het als bestaand pakket en zet alle modules open, ook de modules die vroeger niet in je pakket zaten. Wil je overstappen op de prijs per medewerker, neem dan contact op via Contact support.

Er staat "Dit kantoor is vrijgesteld van betaling." met de badge Vrijgesteld in Instellingen. Wat betekent dat? Je kantoor is vrijgesteld: je hebt toegang tot alle modules zonder betaling, en je medewerkers liften mee. Je hoeft niets te doen en ziet geen trial- of betaalbalk.

Importeren en exporteren#

Welke bestanden kan ik importeren? Drie soorten, alle als CSV (uit e-Boekhouden, SnelStart of Excel):

1. Klantenlijst (eigenaar): minimaal de kolommen Klantcode en Bedrijf; de overige kolommen uit de eigen export (Relatienaam, Status, Rechtsvorm, Boekhouding, BTW Type, Start Datum, Eind Datum, Open Posten Day, IB Start Jaar) worden ook gelezen als ze er staan. Via Klanten → Meer acties → Importeren. Je ziet eerst een preview N nieuwe klanten gevonden met de regels die aangemaakt worden, een keuzelijst Standaarddienst voor deze klanten (standaard Geen dienst (later per klant instellen)) en de knop N klanten importeren; tot die klik wordt er niets opgeslagen.
2. Werkvoorraad (iedereen): kolommen Klantcode, Bedrijf en Onverwerkt in inbox en/of Onverwerkte afschriftregels. Via Werkvoorraad → Import; daarna kies je in de Import Wizard de datum en het moment (Begin of Eind) en klik je op Opslaan & Voltooien. Staat er op die datum al een meting van dat moment, dan waarschuwt de wizard "Er staat al een begin-/eindmeting op ." en wordt die meting bij opslaan vervangen.
3. Werkelijke omzet (financieel inzicht): kolommen Relatie en Winst (of Omzet), optioneel Verlies. Via Omzet → Import; je kiest daarna de maand en het jaar (Betreft jaar, tussen 2000 en volgend jaar) waar de cijfers bij horen. De kolom Verlies (of Kosten) wordt alleen afgetrokken als de hoofdkolom Winst heet; bij Omzet of Opbrengst blijft de omzet staan. De wizard laat zien welke kolom is gebruikt.

Worktracker herkent zelf het scheidingsteken (puntkomma, tab, komma of verticale streep), leest ook bestanden die Excel in Windows-tekenset opslaat (é, ë en ü blijven heel), begrijpt Nederlandse en Engelse getallen ("1.234,56", "€ 1.234", "1,500" als vijftienhonderd, "(500)" als negatief), slaat titelregels boven de kolomkoppen over en accepteert ook varianten van kolomnamen (bijvoorbeeld "Klantnummer" of "Bedrijfsnaam").

Waarom worden niet alle klanten uit mijn bestand geïmporteerd? Regels waarvan de naam óf de klantcode al in je lijst staat, worden overgeslagen (hoofdletters tellen niet mee); de preview meldt hoeveel: "N overgeslagen omdat naam of klantcode al in de lijst staat." Dubbele namen binnen het bestand tellen één keer, en van een dubbele klantcode in het bestand wordt alleen de eerste regel meegenomen, met de melding "Let op". Staan ze er allemaal al, dan zie je "Niets te importeren — N klanten gelezen, maar die staan allemaal al in de lijst.". Nieuwe klanten krijgen alleen wat in het bestand staat; ontbrekende velden krijgen een standaard: status Actief (of Exit als "exit" in de code of naam staat), rechtsvorm Werk-bv als "b.v." in de naam staat, Particulier als er alleen een relatienaam is en anders Eenmanszaak, als boekhouding het eerste pakket uit Instellingen → BTW-workflows, BTW-voorkeur Direct, startdatum vandaag en controledag 1. Diensten krijgen ze niet, tenzij je in de preview een Standaarddienst kiest. Loop daarna de klantkaarten na.

Apparaten, browser en werken#

Werkt Worktracker op mijn telefoon of tablet? Ja, in de browser. Op een klein scherm verdwijnt de zijbalk achter een vaste balk bovenaan met de knop Menu openen (drie streepjes) en de naam van je kantoor; paginatitels beginnen daaronder. Sluiten kan met de donkere achtergrond, Esc of door een module te kiezen. Er is geen aparte app in de App Store of Play Store. Je kunt Worktracker wel via je browser aan je beginscherm toevoegen; hij opent dan als een eigen venster.

Kan ik op meerdere apparaten tegelijk ingelogd zijn? Ja. Je gegevens zijn overal hetzelfde en synchroniseren direct. Alleen persoonlijke voorkeuren zijn per browser: het thema (Donkere modus / Lichte modus in het gebruikersmenu, of Licht / Donker onder Instellingen → Mijn account), welke menugroepen je open hebt staan en de laatst geopende sectie in Instellingen. Het gekozen thema staat al goed vóór de app laadt, dus je ziet geen lichte flits meer bij donkere modus.

Werkt Worktracker offline? Niet echt: je hebt een internetverbinding nodig om in te loggen en om de gegevens van je collega's binnen te krijgen. Valt je verbinding tijdens het werken weg, dan blijven wijzigingen die je intussen doet lokaal bewaard, ook als je het tabblad sluit, en worden ze na herstel alsnog verstuurd. Twee uitzonderingen: afvinken en terugdraaien in Open Posten vereisen een verbinding en melden anders "Afvinken mislukt" of "Terugdraaien mislukt", en bij een onbereikbare server kan de rode melding "Geen verbinding met de server. Controleer je internetverbinding en probeer het opnieuw." verschijnen.

Waarom kom ik na verversen altijd op het Dashboard uit? Worktracker heeft geen aparte webadressen per module; de app start altijd op het Dashboard, ook na uitloggen en opnieuw inloggen. Gebruik de zijbalk, ⌘K / Ctrl+K of de g-sneltoetsen om snel weer op je plek te komen. De knoppen vorige/volgende van je browser werken niet voor modulenavigatie. Alleen de link uit de verlofmail en de terugkeer uit de kassa van UpScailed brengen je rechtstreeks naar Verlof respectievelijk Instellingen → Abonnement, ook als je eerst moet inloggen.

Kan ik Worktracker koppelen aan andere systemen of aan een AI-assistent? Ja. De eigenaar maakt in Instellingen → API & MCP een sleutel aan met de rechten Lezen (altijd aan), Schrijven, Financieel en/of Verwijderen en een geldigheid (Geen einddatum, Na 90 dagen, Na een half jaar of Na een jaar). Daarmee kan een ander systeem of Claude via het MCP-adres of het REST-adres bij je gegevens. De sleutel wordt één keer getoond; kopieer hem meteen. Bij elke sleutel staat "Laatst gebruikt · N actieve minuten" en onder Recent gebruik zie je de laatste 25 verzoeken. Het ophalen van de sleutels kan de eerste keer een paar seconden duren. De rechten van een sleutel liggen vast: pas je ze buiten Worktracker om aan, dan wordt de sleutel ongeldig.

Waar vind ik hulp of meld ik een fout? Klik onderin de zijbalk op je naam. Handleiding & hulp opent deze handleiding in een nieuw tabblad; Contact support opent een e-mail aan hallo@fitinfinance.nl met onderwerp "Worktracker support". De handleiding staat ook als kaart Handleiding onder Instellingen → Over Worktracker, waar je bovendien het versienummer van Worktracker ziet. Zet er bij een foutmelding de tekst uit Technische details en dat versienummer bij.

Problemen oplossen#

Zoek de melding of het symptoom op in de tabellen hieronder. Meldingen verschijnen meestal rechtsonder als een kaartje (toast) dat na vier seconden verdwijnt; foutmeldingen blijven zes seconden staan en je kunt elk kaartje eerder sluiten met de X. Onverwachte fouten bij opslaan (bijvoorbeeld geen rechten of geen verbinding) verschijnen daar ook, als rode melding "Er ging iets mis". Vragen om bevestiging ("Weet je zeker dat…", "Niet-opgeslagen wijzigingen weggooien?") verschijnen als dialoog van je browser. In Instellingen verschijnt bij het verlaten van een veld kort "Opgeslagen".

Inloggen en toegang#

Pakket en abonnement#

Importeren#

Modules en dagelijks werk#